 |
Создание и печать отчетов
|
|
|
|
Отчёт – это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. Отчеты позволяют выбрать из базы данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Как правило, для формирования отчёта создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора, и далее на базе такого запроса проектируют отчёт, который позволяет:
· представить данные в удобной для чтения и анализа форме,
· сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений,
· включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).
Ниже приведены виды отчетов.
· Одноколонный отчет (в столбец) – длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.
· Многоколонный отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.
· Табличный отчет – отчет, имеющий табличную форму.
· Отчет с группировкой данных и подведением итогов – создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.
· Перекрестный отчет – строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.
· Составной отчет – отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.
· Отчет, полученный слиянием документов с Word (составной документ).
· Почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.
· Отчет по связанным таблицам – отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один-ко-многим.
|
|
|
Отчёты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчётах больше, а элементов управления, наоборот, меньше.
Структура отчета
Отчет может состоять из следующих разделов (рис 3.14).
· Заголовок отчета – отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.
· Верхний колонтитул – выводится на верху каждой страницы; как правило содержит заголовки столбцов.
Рис. 3.14. Структура отчета в окне Конструктора
· Заголовок группы – печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
· Область данных – предназначена для отображения записей источника данных отчета.
· Область примечания группы – отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
· Нижний колонтитул – выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т. д.
· Раздел примечаний – отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет.
Отчет может быть создан при помощи: Автоотчета (автоотчет в столбец – позволяет создавать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов, автоотчет ленточный – позволяет создавать отчет, названия полей которого расположены сверху, как и в таблице), Мастера отчетов – позволяет создавать отчет на основе выбранных полей и позволяет создавать итоговые поля, Конструктора отчетов – самостоятельно разрабатываются собственные отчеты с заданными свойствами.
Как и в случае форм Access, элементы управления в отчетах могут быть трех типов: связанными с полем в таблице или запросе, вычисляемыми с использованием выражений, составленных из некоторых комбинаций функций Access и ссылок на поля, или несвязанными, как в случае с линиями, окнами и текстовыми надписями. Для добавления новых связанных элементов управления к отчету используются диалоговое окно Список полей и Панель элементов. Для элементов управления есть собственный свойства, и вы можете изменять с их помощью внешний вид и содержимое самого отчета.
|
|
|
Этапы создания отчетов:
· Выбрать вкладку Создани е;
· Группа Отчеты;
· Выбрать необходимый вид отчета;
В сложных представлениях данных Access группы – это составные единицы отчета. Группы определяют, как данные организованы в отчете и как информацию подытожить, проведя статистические расчеты, например, суммирование и определение средних значений. В режиме конструктора отчетов группы представлены иерархией областей Заголовок, Данные, Примечание.
Используя мастер отчетов, вы можете выбрать поля, которые вам нужны для группировки отчета, и указать, как сводить группы, проведя конкретные вычисления. Чтобы правильно определить опции группировки и сортировки, вам, однако, нужно перейти в режим конструктора и щелкнуть по кнопке Сортировка и группировка. Эта кнопка отражает диалоговое окно представленное на рис., которое дает вам возможность контролировать практически все параметры группировки.
В режиме конструктора доступны такие свойства отчета, как сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию. Access позволяет группировать данные двумя способами – по категориям и по диапазону значений, которое может быть как числовым, так и алфавитным. Чтобы выбрать параметр группировки для этого в списке области Свойства группы в строках Заголовок группы и Примечание группы надо выбрать Да. После определения группировки в окне Конструктора отчетов появляются дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы. В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки уровней записи. Для включения в отчет расчетного реквизита поместите элемент Поле с Э лементов управления в раздел Примечание группы. Далее в свойствах элемента свободный определите выражение для расчета (сумма, ср. знач. и т. д.). Затем поместите элемент подпись к вычисляемому полю и введите название для вычисляемого поля.
|
|
|
Прежде чем вывести готовый отчет на печать, его необходимо предварительно просмотреть. Для этого нужно в контекстном меню выбрать Предварительный просмотр.. Отчет при просмотре отобразится таким, каким он будет напечатан. В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов. Для просмотра нужных страниц отчета можно использовать стандартное поле номера страниц в нижнем левом углу окна отчета.
Вывод отчета на печать осуществляется с помощью кнопки Печать панели инструментов. С помощью Главного меню команды Печать выбирают принтер, задают формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию. Команда Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета или выделенные записи, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечататься в другое время.
|
|
|
