 |
Начало работы в Microsoft Access
|
|
|
|
Информационные технологии создания и обработки баз данных с помощью MS Access XP
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
по курсу «Информатика»
В методических указаниях излагается материал для освоения и приобретения навыков работы с СУБД MS ACCESS XP. Рассматриваются основные понятия, способы создания таблиц базы и схемы взаимосвязей между ними. Дается методика разработки и использования форм для ввода, корректировки и просмотра данных, применения диалоговых средств выборки и обработки данных, конструирования отчетов.
Рассматриваемая технология разнообразных средств СУБД MS ACCESS XP позволит успешно применять данный пакет для решения практических задач.
Предназначены для студентов очной формы обучения дипломированных специалистов по направлению 521500 Менеджмент, специальностям 061100 Менеджмент организации, 061500 Маркетинг, 060400 Финансы и кредит.
Ил. 52. Табл. 3. Библиогр.: 2 назв.
Содержание
Введение
1. Цель работы
2. Краткие сведения и основные понятия
3. Интерфейс Access
4. Начало работы в Microsoft Access
5. Создание таблиц данных
5.1. Создание таблицы в режиме конструктора
5.2. Создание таблицы в режиме таблицы
5.3. Создание таблицы с помощью мастера таблиц
6. Поиск, сортировка и фильтрация данных
6.1. Поиск и замена значений в полях
6.2. Сортировка записей
6.3. Использование фильтра
7. Построение реляционной базы данных и разработка инфологической модели
8. Разработка форм
8.1. Разработка формы с помощью мастера форм
8.2. Разработка многотабличных форм
9. Запросы
9.1. Разработка запроса в режиме конструктора
9.2. Разработка запросов на редактирование данных
9.2.1. Запросы на обновление данных
9.2.2. Запросы на удаление данных
|
|
|
9.2.2. Запросы на добавление данных
10. Разработка отчетов
10.1. Создание однотабличного отчета в режиме конструктора
10.2. Создание отчета на основе запроса
11. Задание к лабораторной работе
12. Используемая литература
Введение
Microsoft Access – это одно из приложений, входящих в состав пакета Microsoft Office. Приложение является мощной программой обработки баз данных, которую можно использовать для хранения, сортировки и управления практически любыми типами данных. В качестве примеров можно привести имена и адреса, информацию о продавцах и складах и даже любимые рецепты.
Microsoft Access является системой управления реляционными базами данных. Реляционная база данных (relational database) – это такая база данных (БД), записи которой можно сравнивать друг с другом и другими источниками данных и анализировать в целях создания динамического источника данных. Содержание такой БД может изменяться на основе результатов сортировки, запросов или других операций с данными. Хотя Microsoft Access является довольно мощной программой, ее легко использовать. БД определяется простым указанием полей данных, которые должны содержаться в базе (например, имя, адрес и индекс). Можно легко создавать формы, которые помогут вводить данные в базу, не задумываясь о работе программы управления этой БД, просматривать введенные данные в удобном виде, создавать запросы для отбора информации, удовлетворяющей определенным условиям и формировать отчеты.
Цель работы
Изучение программы обработки баз данных Microsoft Access. Получение навыков создания баз данных, форм для работы с ними, межтабличных связей, умения выбрать определенные данные по запросам, а также конструирования различных видов отчетов.
2. Краткие сведения и основные понятия
Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД). СУБД является универсальным программным инструментом создания и обслуживания БД, позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность автоматизировать часто выполняемые операции, разрабатывать удобные формы для ввода, корректировки и просмотра данных, составлять сложные отчеты. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с данными, в том числе и те, которые предназначены для автоматизации работы с ними, такие, как таблицы, формы, запросы, отчеты, программный код.
|
|
|
СУБД Access включает в себя разнообразные и многочисленные относительно автономные программные средства, ориентированные на создание объектов базы данных и приложений пользователя.
Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию. Диалоговые средства представлены разнообразными мастерами, которые в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию БД. Среди многочисленных средств следует выделить средства для создания:
· таблиц и схем баз данных;
· запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные нескольких таблиц в виртуальную таблицу, которая может использоваться во многих задачах приложения;
· запросов на изменение баз данных;
· экранных форм, предназначенных для ввода, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме;
· отчетов, предназначенных для просмотра и вывода на печать данных из базы и результатов их обработки в удобном для пользователя виде.
В СУБД поддерживаются различные модели данных.
Модель данных – это метод (принцип) логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели. В СУБД для ПЭВМ поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами.
Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы – запись. Структура записи определяется составом входящих в нее полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области. Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются: выборка, добавление, удаление, изменение данных.
|
|
|
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя, такими объектами являются таблицы, запросы, формы, макросы и модули. Рассмотрим список объектов Microsoft Access.
Таблица – объект, который используется для хранения информации. Таблица содержит поля (поле – столбец таблицы; поле содержит определенное свойство объекта; каждое поля имеет имя; внутри имени поля нельзя использовать пробелы; для связки между словами можно ставить знак подчеркивания;тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях; в реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический; логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" – "нет" или "истина" – "ложь"), в которых хранятся различного рода данные, например, фамилия и адрес, и записи (запись – строка таблицы; одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД).
Запрос – объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, удаление или добавление данных, можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.
Форма – объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.
Отчет – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
Макрос – объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по мнению разработчика, должен выполнить Access в ответ на определенное событие.
|
|
|
Модуль – объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить ошибки, которые невозможно обнаружить с помощью макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые вызываются из любого места приложения, также модули могут быть «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения.
Интерфейс Access
Access имеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя. Для работы с таблицами БД и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню и контекстно-зависимые панели инструментов. В Access, как и в других приложениях Microsoft Office XP, часто выполняемые задачи вынесены в области, которые отображаются вместе с базой данных. В Access область задач Создание файла (New File) позволяет, не прерывая работы, быстро создавать новые документы или открывать файлы, область задач Поиск (Search) – выполнять поиск файлов, область задач Буфер обмена (ClipBoard) - выбирать объекты для вставки.
Пользователь имеет возможность переносить объекты БД и их элементы с помощью мыши. Например, любую таблицу или запрос можно перенести из окна БД в окно схемы данных. Для установления связи между объектами можно в схеме данных переместить поле из одной таблицы в другую. Для размещения подчиненной формы в главной достаточно перенести в нее ранее созданную форму или даже просто перенести таблицу-источник в конструируемую форму.
В Access предусмотрено широкое использование технологии, которая помогает пользователю ориентироваться в выборе необходимых действий и обеспечивает высокую производительность труда за счет автоматизации выполнения основных функций. Выдача Помощником контекстно-зависимой справочной информации помогает принять решение, как лучше выполнить то или иное действие или найти нужный инструмент в Access.
Справочная система Access построена на основе HTML. При вызове справки ее окно не заслоняет окна Access, которое автоматически изменяет размер, освобождая пространство для окна справки. В Access XP обеспечивается более удобный доступ к справочной системе через поле Введите вопрос, расположенное в строке меню.
Access располагает разнообразными диалоговыми средствами пользователя, которые позволяют создавать приложения для решения задач, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке Microsoft Visual Basic for Applications. Для автоматизации процесса создания объектов базы данных (таблиц, запросов), схем базы данных и объектов приложения (форм, отчетов) используются специализированные диалоговые графические средства, называемые Конструктор (Design). Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект. Предусмотрено автоматическое конструирование форм, запросов, отчетов, страниц и их элементов с помощью программ-мастеров и команд, начинающихся с приставки «авто».
|
|
|
Множество мастеров Access позволяет автоматизировать процесс создания таблиц БД, форм, запросов, отчетов, анализировать таблицы БД и выполнять многие другие работы. Практически для любых работ имеется Мастер (Wizard), который поможет их выполнить. Вот перечень некоторых из них: мастер подстановок, мастер запросов, мастера по созданию форм и отчетов, мастер кнопок, мастер анализа таблиц, мастер сводных таблиц, мастер баз данных и т.д.
Начало работы в Microsoft Access
Чтобы начать работу с СУБД Access, необходимо после загрузки операционной системы запустить ее. Это можно сделать, например, так: в меню Пуск выбрать пункт Программы и в появившемся меню щелкнуть на пункте Microsoft Access. Появившееся после запуска окно Access представлено на Рис. 1. Для быстрого запуска Access удобно иметь ярлык этой программы на рабочем столе Windows. Создать ярлык можно разными способами. Например, выберите программу Microsoft Access, как при ее запуске. Нажмите правую кнопку мыши. В контекстном меню последовательно выберите команды Отправить и Рабочий стол. Ярлык будет создан и отобразится на рабочем столе и запуск можно выполнить двумя нажатиями мыши на ярлыке.
Рассмотрим основные элементы окна Access: строка заголовка, строка меню, панель инструментов, область задач.
В строке заголовка содержится кнопка системного меню, название приложения и кнопки, управляющие представлением окна на экране.
Строка меню содержит несколько пунктов, каждый из которых имеет собственное ниспадающее меню, открываемое щелчком мыши на этом пункте. Ниспадающее меню содержит команды Access. Для получения справки о назначении команды можно вызвать справку, набрав команду Справка|Что это такое?. Э та команда позволяет получить сведения как о доступных, так и о недоступных командах в текущем режиме Access.
 |  | ||
Рис. 1 |
Панель инструментов состоит из значков-кнопок, представляющих собой наиболее часто используемые команды меню. Кнопки панели позволяют, не обращаясь к командам, выполнить те же операции, но белее быстрым и удобным способом. Набор команд и их графических представлений на панели инструментов является основой интерфейса пользователя, который позволяет в диалоговом режиме выполнить основные работы в среде Access.
Панель Область задач отображается после запуска Access, она позволяет начать работу с базой данных (уже существующей или вновь создаваемой).
В отличие от многих других приложений (таких, как Word), пользователю нет необходимости специально сохранять базу данных. Сохранение выполняется автоматически после присвоения названия БД. Access записывает данные на диск всякий раз при вводе записей или внесении изменений в объекты БД. Именно поэтому в начале создания базы данных Access запрашивает ее название. Необходимо сохранять объекты внутри самой БД после их создания или редактирования (формы, отчеты, запросы и т.д.).
Создание таблиц данных
Рассмотрим на примере таблицы данных Преподаватели ее создание в MS ACCESS. Ее структура представлена в Таблица 1.
Таблица 1.
| Имя поля | Тип данных | Размер поля |
| Код преподавателя | Счетчик | |
| Фамилия | Текстовый | 15 |
| Имя | Текстовый | 15 |
| Отчество | Текстовый | 15 |
| Дата рождения | Дата/время | Краткий |
| Должность | Текстовый | 9 |
| Дисциплина | Текстовый | 30 |
| Телефон | Текстовый | 9 |
| Оклад | Денежный |
При вводе данных в поле Должность должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент. В противном случае на экране должно появляться сообщение о неверном вводе данных. Значение по умолчанию в этом поле сделаем Доцент.
Рис. 2
Для создания новой базы данных после запуска Access на панели задач нужно выбрать пункт Новая база данных. Если панель задач не открыта, можно воспользоваться командами в строке меню Файл – Создать, после чего появится панель задач. После выбора пункта меню в появившемся окне (Рис. 2) нужно выбрать каталог, в котором будет сохранен файл БД, и задать имя файла новой БД. После нажатия кнопки Создать открывается окно новой БД (Рис. 3).
Access для создания новой таблицы БД предлагает три способа их создания: в режиме конструктора, с помощью мастера, путем ввода данных.
Рис. 3
|
|
|
