 |
Практическое занятие 5. Рационализация трудового процесса, внедрение эффективных приемов и методов труда
|
|
|
|
Цель: изучив исходные материалы, разработать пути рационализации трудового процесса, внедрения эффективных приемов и методов труда.
План семинарского занятия
1. Самоменеджмент социального работника;
2. Снижение трудоемкости труда средствами компьютеризации рабочего места, использования электронных библиотек, всемирной сети Интернет и других ресурсов, в том числе при взаимодействии с клиентами социальных служб;
3. Формирование информационной культуры социального работника;
4. Исследование с использованием специального вопросника для рационализации труда.
Фактор времени является самым мощным стрессором. Социальному работнику хронически не хватает времени не только на отдых, но и на труд. Зная азы самоменеджмента, он лучше сможет организовать свою деятельность, избавиться от стресса и научиться находить время на отдых.
Можно начать с маленькой анкеты по самоменеджменту: «Насколько хорошо вы справляетесь со своей работой?»
1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.
2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.
3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указаниемсроков ихреализации.
4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.
5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.
6. Свой рабочий день пытаюсь по возможности освободитьотпосторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.
7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.
8. В моем плане времениесть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
|
|
|
9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих жизненно важных проблемах.
10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.
Самооценка в баллах: 0 - почти никогда, I-иногда; 2- часто; 3-почти всегда;
Если вы суммируете баллы, набранные вами в результате проверки вашего рабочего стиля, то получите следующие результаты:
0-15 баллов: вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.
16-20 баллов: вы пытаетесь овладеть своим временем, но вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.
21-25 баллов: у вас хороший самоменеджмент.
26-30 баллов: вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим вас людям приобщиться к вашему опыту.
Инвентаризация рабочего времени. С помощью несложных формул можно определить капитал своего рабочего (К1), свободного (К2, К3) и весь капитал личного времени (К):
К1 = А* 1760;
К2 =А * б60;
К3 = А * 1740
где А = пенсионный возраст минус ваш настоящий возраст (например: 55—35=20, А=20);
К = К1 + К2 +К3 (часов).
Оговоримся сразу, что К - это весь ваш капитал времени, а время необратимо.
Поэтому находите время для работы (успех), размышлений (сила), игры (молодость), чтения (знания), дружбы (счастье), мечты (путь в неведомое), веселья (радость души).
2. Прежде всего надо попробовать устранить основные поглотители времени. Эту процедуру легко провести в течение одного дня путем жесткойрегистрации времени.
3. Анализ «поглотителей» времени.Попытайтесь идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются.
Посмотрите следующий список, состоящийиз 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек» времени, и наметьте «свои» пять важнейших:
|
|
|
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представленияо предстоящих задачахи путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система досье.
9. Недостаток мотивации (индифферентноеотношение к работе).
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие отдел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) илинеточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром откладывания.
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например,условленной встречи),
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкоеделегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Таким образом, освободившись от «поглотителей» вашего времени и выявив слабые места в самоорганизации, социальный педагог сможет высвободить значительные резервы времени для себя.
4. Специалисты по самоменеджменту выделяют шесть основных егофункций: 1) постановка целей; 2) планирование; 3) принятие решений; 4) реализация и организация; 5) контроль; 6) информация и коммуникация. Основное правило самоменеджмента заключается в том, что вокруг шестой функции вращаются все остальные.
Круг правил самоменеджмента
1.Постановка целей требует выразить в виде четких намерений наши явные и скрытые потребности, интересы или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение:
цель описывает конечный результат;
цель - представление о будущем;
ежедневная работа должна приближать к цели;
постановка целей - перманентный процесс;
|
|
|
предпосылка успеха заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах необходимо достичь.
2. Набросайте общиепредставления о жизненных устремлениях (кривая жизни):
Кривая жизни
Успехи -----------------------------------------------------------------------------------------Неудачи
…
75лет
3. Попробуйте провестиситуационный анализ своих успехов и неудач на жизненном пути:
| Мои успехи | Способности, которые помогли | Мои неудачи | Способности, которых недоставало |
4. Соотнеся желания и возможности, свой жизненный план, сформулируйте для себя цели:
Для достижения любой цели необходимо планирование, которое позволяет идти кратчайшим путем, умение концентрировать внимание на важных делах, устанавливать реалистичные сроки, создавать резервы времени, избавляться от холостых ходов, т.е. повышать эффективность и уменьшать стресс.
5. Планирование времени можно представить как закрытую систему.
Необходимо учесть, что планируемые на любой период времени дела должны занимать только 60%, оставляя резерв. В течение дня следует выделять приоритеты А, Б, В, которые лучше выполнять в наиболее плодотворное для вас и удобное время.
Успешно работать - значит точно и хорошо выполнять нужные задачи. Принятие решений предполагает установление целеориентированных и однозначных приоритетов. Для целесообразного и эффективного выполнения ваших задач, безусловно необходимо, чтобы вы лично установили их очередность.
Установление приоритетов помогает:
планомерно вести дела;
выполнять срочную работу к установленному времени;
регулировать перерывы в работе;
проверять степень срочности;
определять альтернативные решения,например с помощью вспомогательных вопросов;
учитывать возможности делегирования ваших полномочий другим.
Вы активно регулируете свой трудовой процесс (самоменеджмент):
избегаете ненужных конфликтовсо своими целями;
избегаете конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;
|
|
|
избегаете «переделывания» уже сделанного;
избегаете ненужного стресса.
Принцип Парето (соотношение 80:20) применительно к рациональному использованию времени гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени».
К немногочисленным жизненно важным проблемам следует всегда приступать в первую очередь.
С помощью анализа вы обеспечиваете упорядочение задач А, Б, В по их значимости и ориентацию результатов работы на достижение нужного эффекта.
Необходимо отдать себе отчет в том, что невозможно делать сразу все, нужно устанавливать приоритеты и начать с самого главного - это основное правило эффективной организации труда.
| Задачи А | Задачи Б | Задачи В |
| Весьма важные | Важные | Менее важные |
| 15% всех задач, | 20% всех задач, | 65% всех задач, |
| 65% общей значимости | 20% общей значимости | 15% обшей значимости |
| Выполнять самому, не перепоручать | Частично поручать | Поручать, сокращать, вычеркивать |
Работайте последовательно в соответствии с принципами Эйзенхауэра и не бойтесь «менее срочные/менее важные» дела переправлять либо в архив, либо в корзину.
Делегированием называется поручение рабочей задачи, а также передача компетенции и ответственности. Делегирование означает саморазгрузку. Оно высвобождает время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет шансы сотрудника для раскрытия своих способностей (мотивация). Делегирование в равной степени выгодно и для руководителя, и для подчиненных.
Успешное делегирование предполагает: готовность делегировать (желание); способность делегировать (возможность). Важную задачу редко бывает необходимовыполнить сегодня или на этой неделе, вто время каксо срочной задачей хотят разделаться сразу.
Освобождайтесь от «тирании» спешности:
НИКОГДА НЕ ДОПУСКАЙТЕ ТОГО, ЧТОБЫ ВАЖНЫЕ ДЕЛА СТАНОВИЛИСЬ СРОЧНЫМИ!
СТАРАЙТЕСЬ СРОЧНЫЕ, НО МЕНЕЕ ВАЖНЫЕ ДЕЛА НЕ ВЫПОЛНЯТЬ ЛИЧНО, А ДЕЛЕГИРОВАТЬ!
6. Для приведения в действие всех важных планов попытайтесь воспользоваться следующимипринципами:
Начало дня (1—8)
1. Начинать день с позитивным настроем.
2. Хорошо позавтракать и без спешки идти на работу.
3. Начинать рабочий день по возможности в одно и то же время.
4. Перепроверка плана дня.
5. Вначале — ключевые задачи.
6. Приступать без раскачки.
7. Делегирование.
8. Согласовывать план дня с секретарем.
|
|
|
Основное время дня (9—20)
9. Хорошая подготовка к работе.
10. Влиять на фиксацию сроков.
11. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию.
12. Отклонять дополнительно возникающие «неотложные» проблемы.
13. Избегать незапланированных импульсивных действий.
14. Своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп).
15. Небольшие однородные задачи выполнять сериями.
16. Рационально завершать начатое.
17. Использовать временные «остатки».
18. Работать, учитывая колебания общей трудовой активности в течение дня (график дневных «помех»).
19. Выкраивать спокойный час.
20. Контролировать время и планы.
Конец дня (21-25)
21. Завершать несделанное.
22. Контроль за результатами и самоконтроль.
23. План на следующий день.
24. Домой - с хорошим настроением.
25. Каждый должен иметь свою кульминацию.
Функция самоменеджмента «Организация и исполнение» предполагает объединение вашей энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей.
Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот. В выше следующем формуляре сведены воедино важнейшие правила и принципы распорядка дня. Учитывайте в своем распорядке дня изменение вашей психологической готовности, распределяйте с учетом этого свои задачи по отдельным периодам дня.
Выведите личный дневной ритм, для чего путем систематических наблюдений определите свой график продуктивности. Биоритм выявляет подъемы и спады наших жизненных сил в течение продолжительного периода: он указывает на то, что в физической, психической и духовной сферах имеют место периодические колебания, но еще не проясняет, почему так происходит. Биоритм указывает на тенденции, но сам по себе не является творцом событий; его можно учитывать при планировании своих задач на продолжительный период, что содействует достижению целей более рациональным путем. Перепроверьте свой персональный рабочий стиль и усовершенствуйте его, для чего интегрируйте в него все новые побудительные импульсы, например в целях избавления от мешающих привычек. Постоянно имейте в виду использование нетрадиционных, лучших возможностей: всегда есть более простой путь для выполнения задачи.
7. Последней функцией во внешнем круге самоменеджмента являетсяконтроль, который охватывает три задачи:
Осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту контроля?
Сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута цель? Какие есть отклонения?
Корректировка по установленным отклонениям: контроль процесса и осуществления деятельности; контроль результатов.
Для подведения итогов конкретного дня применяйте метод «пяти пальцев», который ориентируется на начальные буквы названий пальцев.
М (мизинец) - мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?
Б (безымянный палец) -близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг?
С (средний палец) - состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?
У (указательный палец) - услуга, помощь: чем я сегодня помог другим,чем услужил, порадовал или «поспособствовал»?
Б (большой палец) - бодрость, физическая форма, каким было мое самочувствие.
Систематические занятия самоменеджментом позволят избавиться от текучки, вороха бумаг на столе, лишних страхов и тревог, сохранить свое время и здоровье для самосовершенствования.
Вопросник самодиагностики возможностей для рационализации труда
1. Пол
ü Мужской
ü Женский
2. Год рождения
3. Образование
ü Среднее
ü Средне специальное
ü Высшее
4. Специальность
5. Квалификационный уровень
6. Значимость Вашей работы (по Вашему мнению) /по 10 бальной шкале/
7. Напряженность труда /по 10 бальной шкале/
8. Уровень утомления /по 10 бальной шкале/
9. Удовлетворенность условиями труда /по 10 бальной шкале/. Чтобы Вы хотели изменить в условиях труда
10. Среднее количество человек, которых вы принимаете за рабочий день
11. Степень загруженность /по 10 бальной шкале/. Зависит ли Ваша производительность труда от заработной платы
12. Желаемая заработная плата. Что могло бы стимулировать (мотивировать) Вас к повышению производительности труда?
13. Как вы оцениваете отношения в коллективе? Что бы Вы хотели изменить в организации вашего труда?
Литература: 2, 14, 18, 39, 42, 43.
|
|
|
