 |
Редактирование запроса. Создание отчёта
|
|
|
|
Редактирование запроса
Редактирование запроса осуществляется в режиме Конструктора, который устанавливается при нажатии кнопку Конструктор в окне БД.
Чтобы добавить в запрос поле, нужно перетащить его из списка полей в верхней части окна конструктора в ту колонку области спецификации, в которую его необходимо вставить. Находившееся в данной колонке поле, а также все поля, расположенные справа от него, будут сдвинуты вправо на одну колонку.
Для удаления поля следует выделить его и нажать клавишу Del или выбрать команду Правка, Удалить.
Поле, расположение которого нужно изменить, также следует предварительно выделить. При перемещении поля смещается вправо поле, первоначально расположенное в выбранной позиции, а также все поля справа от него.
Отчёты
Чтобы представить в печатном виде информацию из БД (таблиц или запросов), в Access используются Отчёты, которые обладают следующими преимуществами, по сравнению с остальными способами печати (из таблиц или форм):
1. Помимо отображения содержимого полей из таблиц или запросов, в отчётах можно вычислять различные итоговые значения, а также группировать данные;
2. С помощью отчётов можно красочно оформлять разнообразные документы, необходимые в тех или иных сферах профессиональной деятельности.
Для отображения основных данных и вычисленных итоговых значений в отчётах можно использовать следующие возможности:
1. Осуществление вычислений любой сложности с информацией, которая находится не только в одной, но также в различных группах данных;
2. Использование иерархической структуры в отображении групп данных;
3. Печать верхнего и нижнего колонтитулов на каждой странице отчёта;
|
|
|
4. Для отчёта можно установить текст заголовка и примечаний;
5. В каждой группе данных могут находиться собственные заголовки и примечания.
Создание отчёта
Для создания отчёта необходимо щёлкнуть по вкладке Отчёты в окне БД, после чего нажать кнопку Создать. В окне Новый отчёт программа предложит несколько вариантов создания отчёта:
· Конструктор;
· Мастер отчётов;
· Мастер диаграмм;
· И т. д.
Выберите вариант Мастер отчётов и укажите таблицу или запрос, на базе которых будет создаваться отчёт. Откройте список и выделите нужный объект БД, нажмите кнопку Ок. На экране появится окно первого шага Мастера отчётов.
На первом шаге Мастера следует из поля Доступные поля перенести в поле Выбранные поля те из них, которые должны быть представлены в отчёте. Данное действие позволяет изменить последовательность полей в отчёте. Выделив необходимое поле, следует нажать кн. > для перемещения в выбранные поля отчёта или > >, если отчёт должен содержать все поля исходной таблицы или запроса. После того, как все необходимые поля окажутся в правом списке и будут расположены в нужной последовательности, щёлкните по кнопке Далее, чтобы перейти в следующее окно мастера отчётов.
Преимущество отчётов перед формами заключается в возможности группирования данных, что позволяет улучшить внешний вид документа и избавляет отчёт от повторяющейся информации. Мастер отчётов в результате анализа данных предложит способ группирования в следующем диалоговом окне мастера отчётов. Если отчёт создаётся на базе запроса, который в свою очередь был создан на основе нескольких таблиц, то мастер отчётов предложит перед способом группировки тип представляемой информации, который, используя кнопки > и < можно изменить. Последовательность уровней группировки можно изменить, используя кнопку Уровень. Данные в отчёте могут быть сгруппированы не более чем по трём полям. После выбота уровня группировки станет доступной кнопка Группировка, которая позволяет установить интервалы группировки для полей, включённых в иерархическую структуру с целью создания новых уровней группировки. Нажмите кнопку Далее для перехода на следующий этап построения отчёта.
|
|
|
Очередной этап предполагает определение порядка сортировки записей, отображаемых в отчёте, а также итоговые значения, вычисление которых можно установить с помощью кнопки Итоги. В диалоговом окне Итоги, вызываемом при нажатии соответствующей кнопки можно вычислить сумму (Sum), среднее значение (Avg), а также минимальное значение (Min) или максимальное (Max) для данных, содержащихся в указанном поле.
В следующем окне мастера отчётов необходимо указать, как данные должны быть представлены в отчёте. Access предложит следующие варианты отображения данных:
· Ступенчатый – ступенчатое расположение данных разных уровней;
· Блок – блочное расположение данных;
· Структура 1 и Структура 2 – ступенчатое расположение уровней с перекрытием;
· По левому краю 1 и По левому краю 2 – выравнивание данных всех уровней по левому краю.
В качестве примера выберите переключатель Ступенчатый. Мастер представляет возможность просмотреть, как выглядит отчёт при выбранном способе расположения данных. В области Ориентация этого же окна можно выбрать и подходящую (книжную или альбомную) ориентацию листа. Нажмите кнопку Далее.
Следующее окно мастера предназначено для выбора стиля оформления отчёта. В нём также имеется поле для просмотра образцов. Выберите подходящий стиль и нажмите кнопку Далее.
В последнем диалоговом окне мастера присвойте отчёту имя (по умолчанию мастер присваивает отчёту имя таблицы или запроса, на основе которых он создаётся) и нажмите кнопку Готово. Через несколько секунд мастер откроет созданный отчёт для знакомства с его внешним видом и содержанием.
В готовом отчёте в области нижнего колонтитула автоматически устанавливается дата его создания, номер текущей страницы и общее количество страниц. Сам же отчёт имеет вид таблицы: имена полей приведены под строкой заголовка отчёта и отделены от неё и от данных.
|
|
|
