Редактирование запроса. Создание отчёта
Редактирование запроса Редактирование запроса осуществляется в режиме Конструктора, который устанавливается при нажатии кнопку Конструктор в окне БД. Чтобы добавить в запрос поле, нужно перетащить его из списка полей в верхней части окна конструктора в ту колонку области спецификации, в которую его необходимо вставить. Находившееся в данной колонке поле, а также все поля, расположенные справа от него, будут сдвинуты вправо на одну колонку. Для удаления поля следует выделить его и нажать клавишу Del или выбрать команду Правка, Удалить. Поле, расположение которого нужно изменить, также следует предварительно выделить. При перемещении поля смещается вправо поле, первоначально расположенное в выбранной позиции, а также все поля справа от него.
Отчёты Чтобы представить в печатном виде информацию из БД (таблиц или запросов), в Access используются Отчёты, которые обладают следующими преимуществами, по сравнению с остальными способами печати (из таблиц или форм): 1. Помимо отображения содержимого полей из таблиц или запросов, в отчётах можно вычислять различные итоговые значения, а также группировать данные; 2. С помощью отчётов можно красочно оформлять разнообразные документы, необходимые в тех или иных сферах профессиональной деятельности. Для отображения основных данных и вычисленных итоговых значений в отчётах можно использовать следующие возможности: 1. Осуществление вычислений любой сложности с информацией, которая находится не только в одной, но также в различных группах данных; 2. Использование иерархической структуры в отображении групп данных; 3. Печать верхнего и нижнего колонтитулов на каждой странице отчёта;
4. Для отчёта можно установить текст заголовка и примечаний; 5. В каждой группе данных могут находиться собственные заголовки и примечания.
Создание отчёта
· Конструктор; · Мастер отчётов; · Мастер диаграмм; · И т. д.
На первом шаге Мастера следует из поля Доступные поля перенести в поле Выбранные поля те из них, которые должны быть представлены в отчёте. Данное действие позволяет изменить последовательность полей в отчёте. Выделив необходимое поле, следует нажать кн. > для перемещения в выбранные поля отчёта или > >, если отчёт должен содержать все поля исходной таблицы или запроса. После того, как все необходимые поля окажутся в правом списке и будут расположены в нужной последовательности, щёлкните по кнопке Далее, чтобы перейти в следующее окно мастера отчётов.
Очередной этап предполагает определение порядка сортировки записей, отображаемых в отчёте, а также итоговые значения, вычисление которых можно установить с помощью кнопки Итоги. В диалоговом окне Итоги, вызываемом при нажатии соответствующей кнопки можно вычислить сумму (Sum), среднее значение (Avg), а также минимальное значение (Min) или максимальное (Max) для данных, содержащихся в указанном поле. В следующем окне мастера отчётов необходимо указать, как данные должны быть представлены в отчёте. Access предложит следующие варианты отображения данных: · Ступенчатый – ступенчатое расположение данных разных уровней; · Блок – блочное расположение данных; · Структура 1 и Структура 2 – ступенчатое расположение уровней с перекрытием; · По левому краю 1 и По левому краю 2 – выравнивание данных всех уровней по левому краю. В качестве примера выберите переключатель Ступенчатый. Мастер представляет возможность просмотреть, как выглядит отчёт при выбранном способе расположения данных. В области Ориентация этого же окна можно выбрать и подходящую (книжную или альбомную) ориентацию листа. Нажмите кнопку Далее. Следующее окно мастера предназначено для выбора стиля оформления отчёта. В нём также имеется поле для просмотра образцов. Выберите подходящий стиль и нажмите кнопку Далее. В последнем диалоговом окне мастера присвойте отчёту имя (по умолчанию мастер присваивает отчёту имя таблицы или запроса, на основе которых он создаётся) и нажмите кнопку Готово. Через несколько секунд мастер откроет созданный отчёт для знакомства с его внешним видом и содержанием. В готовом отчёте в области нижнего колонтитула автоматически устанавливается дата его создания, номер текущей страницы и общее количество страниц. Сам же отчёт имеет вид таблицы: имена полей приведены под строкой заголовка отчёта и отделены от неё и от данных.
Воспользуйтесь поиском по сайту: ![]() ©2015 - 2025 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|