 |
Конструирование базы данных. Основы работы в Access. Основное окно программы. Режимы работы Access
|
|
|
|
КОНСТРУИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
Конструирование базы данных начинается с создания структуры базы данных. Структура базы данных прежде всего определяется составом объектов той предметной области, информация о которой будет представлена в базе.
Например, рассматривая гостиницу и создавая базу данных для нее можно выделить такие объекты, как «Категории номеров», «Номерной фонд» и «Проживающие». Для создания базы данных, содержащей всю информацию, отражающую деятельность гостиницы безусловно должны быть описаны еще и другие объекты, характеризующие процессы содержания, обслуживания гостиницы, предоставления сервисных услуг, расчетов с гостями и многое другое, что является содержанием деятельности гостиницы.
Каждый объект базы данных характеризуется своими свойствами (данными) и представляется в реляционной базе данных таблицей. После определения состава объектов (таблиц) необходимо определить перечень свойств каждого объекта, которые будут перечислены в таблице, т. е. разработать структуру каждой таблицы.
Структура таблицы определяется структурой записей, образующих данную таблицу.
Структура записи определяется составом полей и их свойствами.
Поле представляет собой область (место) записи некоторого данного об объекте.
Каждое поле характеризуется:
- именем поля,
- типом данных, которые записываются в поле,
- свойством поля.
Некоторые свойства полей устанавливаются автоматически, а остальные определяются пользователем самостоятельно. Среди свойств полей обязательно указывается «Размер поля». Более подробно свойства полей будут изложены ниже.
Одно из полей записи должно быть ключевым полем, т. е. полем, в котором содержится информация, являющаяся наиболее характерной для данной конкретной записи. В качестве ключевого поля следует выбирать поле, данные в котором во всей таблице имеют не повторяющиеся значения (т. е. значения являются оригинальными). Задав конкретное значение по данному полю, можно однозначно найти только одну запись, содержащую это значение. Это играет существенную роль для поиска информации.
|
|
|
Основы работы в Access
Начало работы: Пуск, Программы, Microsoft Office, Microsoft Access 2007.
Файл базы данных (БД), созданный программой Access 2007 имеет расширение. accdb.
В состав БД входят такие объекты как Таблицы (основной объект БД хранящий всю информацию), Формы (трафарет для ввода, просмотра, редактирования данных, управления ходом работы и вывода вспомогательной информации), Запросы (обращение к СУБД для выполнения любых операций с данными), Отчёты (документы, содержащие информацию из БД и предназначенные для вывода на печать), Макросы (набор макрокоманд, выполняемые в определённой ситуации), Модули (процедуры на языке Visual Basic).
Основное окно программы
После запуска Access 2007 на экране появляются окно приложения, в котором следует выбрать вариант дальнейшей работы:
ü При создании Новой базы данных следует указать место на диске, где она будет храниться, после чего следует нажать кн. Создать.
ü Для открытия уже созданной базы данных следует выбрать её из списка файлов, который приводится здесь же в окне или воспользоваться вариантом Другие…, открывающим возможность найти нужный файл в файловой структуре компьютера.
ü 
При открытии БД из личной папки пользователя открывается основное окно БД с перечнем всех объектов, сохраненных в этой базе данных.
Структура программного меню Access зависит от режима работы.
Режимы работы Access
|
|
|
Программа Access имеет следующие режимы работы:
· Режим конструктора – в котором создаются и изменяются объекты базы данных;
· Режим выполнения – в котором отображаются окна объектов базы данных. Данный режим зависит от того, с каким объектом работает пользователь. Так, при работе с таблицей этот режим называется режимом таблицы, при работе с запросом – режимом запроса и т. д.
Таблицы
|
|
|
