Связывание таблиц

Поскольку MS Access является системой управления реляционными базами данных, он может одновременно использовать данные из нескольких таблиц. Для этого необходимо установить связь между таблицами. Таблицы, между которыми установлена связь, называются связанными, при этом одна из связанных таблиц называется главной, другая – подчинённой. Для того, чтобы установить связь между таблицами, следует указать одно или несколько полей, которые содержат одинаковые значения в связываемых полях и при этом следует помнить, что связываемые поля должны содержать общие данные (тип данных и их свойства должны быть одинаковыми, а имена связываемых полей могут отличаться).

При наличии связи между таблицами, Access автоматически выбирает связанные данные из таблиц в отчёты, запросы и т. д.

Для установки связи между таблицами выберите из меню Сервис команду Схема данных или нажмите кнопка Схема данных на панели инструментов.

На экране появится окно Схема данных, в котором установите связь между таблицами, путём последовательного указания в диалоговом окне Добавление таблицы тех таблиц, связь между которыми следует установить.

В списке таблиц, находящемся на вкладке Таблица окна Добавление таблицы, последовательно выделите имена таблиц, которые нужно связать и нажмите кн. Добавить. После добавления всех необходимых таблиц нажмите кн. Закрыть.

В окне Схема данных схематично будут расположены связываемые таблицы. Выделите ключевое поле одной таблицы и используя метод «нажать и переместить» переместите изображение поля к соответствующему полю другой таблицы.

На экране появится диалоговое окно Связи, в котором будет предложена связь между таблицами. В пункте окна Тип отношения: будет выведен один из возможных вариантов отношений:

ü Тип отношения « один-к-одному » означает, что каждая запись в главной таблице может быть связана только с одной записью в подчинённой таблице;

ü Тип отношения « один-ко-многим » заключается в том, что одна запись из главной таблицы будет связана с несколькими записями из подчинённой таблицы (каждое значение из ключевого поля главной таблицы может встретиться в подчинённой таблице несколько раз). Этот тип отношений является наиболее устойчивым;

ü Тип отношения « многие-ко-многим » означает, что каждой записи в главной таблице могут соответствовать несколько записей в подчинённой таблице, и существуют записи в подчинённой таблице, которые соответствуют нескольким записям в главной таблице.

Наличие такого отношения, как правило, является ошибкой в проектировании базы данных. Для устранения её следует создать третью таблицу, которая разобьёт отношение «многие-ко-многим» на два отношения «один-ко-многим»;

ü Тип отношения « не определёно » означает, что связываются несколько не ключевых полей главной таблицы с несколькими полями подчинённой таблицы.

Для подтверждения установленной связи нажмите кн. Создать и созданная связь отобразится графически.

Ниже приведён пример связанных таблиц, между которыми установлены следующие типы отношений:

1. «Один ко многим» между 1 и 2 таблицами;

2. «Не определён» между 2 и 3 таблицами, 3 и 4 таблицами и 2 и 4 таблицами.

Между таблицами может быть только одно отношение, тип которого можно изменять, путём щелчка мышки по графическому отображению связи и вызова контекстного меню, в котором следует выбрать команду Удалить или Изменить связь.