 |
Глава 1. Теоретические аспекты системы документооборота в организации
|
|
|
|
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«Восточно-Сибирский государственный университет технологий и управления»
Факультет экономики и управления
Кафедра " Макроэкономика, экономическая информатика и статистика"
Курсовая работа
по дисциплине «Информационные системы управления производственной компанией»
на тему: «Проектирование системы документооборота отдела информационного обеспечения»
Выполнил:
студент 4 курса, гр. Б568
Баиржапов А. Б.
Проверил:
д. э. н., Садыкова Э. Ц.
Улан-Удэ
Содержание
ВВЕДЕНИЕ. 3
Глава 1. Теоретические аспекты системы документооборота в организации. 5
1. 1 Сущность системы документооборота. 5
1. 2 Особенности системы документооборота в государственных организациях 16
1. 3 Подходы к проектированию системы документооборота. 22
Глава 2. Анализ системы документооборота отдела информационного обеспечения 25
2. 1 Анализ структуры и динамики документооборота. 25
2. 2 Оценка качества используемой системы документооборота. 31
Глава 3. Проектирование информационной системы электронного документооборота отдела информационного обеспечения 42
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 47
Список использованных источников. 48
ВВЕДЕНИЕ
Основными информационными ресурсами любой организации, работа с которыми требует правильной организации являются документы. Они обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.
Документооборот является непрерывным процессом движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно и эффективно управлять им.
|
|
|
Следует заметить, что для повышения эффективности управления в современных условиях необходимо совершенствовать работу, связанную с документами, так как любое управленческое решение основывается на информационных потоках, поступающих в организацию, а, следовательно, позволяют значительно упростить управленческий процесс.
Фактом, подтверждающим актуальность рассмотрения данной темы исследования, является то, что документооборот не рассматривается в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретной организации, а рассматривается, прежде всего, в связке с управлением бизнес-процессами.
Целью курсовой работы является исследование системы электронного документооборота.
Задачами курсовой работы являются:
- изучение теоретических аспектов системы документооборота в организации;
- проведение анализа и оценки системы документооборота отдела информационного обеспечения Министерства финансов Республики Бурятия;
- проектирование информационной системы электронного документооборота отдела информационного обеспечения Министерства финансов Республики Бурятия.
Объектом исследования является отдел информационного обеспечения МФ РБ.
Предметом исследования являются информационные отношения, возникающие в результате документооборота в организации.
Информационной базой исследования являются нормативно-правовые акты, документы Министерства финансов Республики Бурятии, статьи из электронного научно-практического журнала «Современная техника и технологии», онлайн-проекта «ДоксВижн», интернет-сайта «Центра компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела EDOU. RU», издания в сфере высоких технологий в России и странах СНГ «CNews», блога российской ИТ компании «Хоулмонт».
|
|
|
Глава 1. Теоретические аспекты системы документооборота в организации
1. 1 Сущность системы документооборота
Согласно определению «Энциклопедии делопроизводства», представленной на сайте «Центра компетенций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела EDOU. RU» компании ООО «Термика. Ру», документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяющим инстанции и скорость этого движения [18].
В сфере документооборота существует несколько правил. Одно из них заключается в обеспечении оперативного движения документов по наиболее перспективному пути с наименьшими временными и трудовыми затратами.
Перечень организационных документов, составляющих основу документооборота: схемы потоков документов, инструкции по делопроизводству и работе с документацией, приказы и распоряжения о распределении обязанностей, положения о службе документационного обеспечения, положения о структурных подразделениях, устав, пути прохождения отдельных видов документов.
В целом, документооборот – это технологический процесс. Данный процесс состоит из нескольких основных частей (потоков). Ии осуществляется прямая и обратная связь в управлении. Потоки разграничиваются по двум основным критериям: по отношению к управленческому объекту и по направлению.
Перечень общих требований для рациональной организации процесса документооборота:
- быстрота и качество обработки всей исходной документации, в данном случае зависит от способов и форм обработки информации, от качественного выполнения работы функциональными специалистами;
- непрерывность движения документов по направлениям, то есть от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным лицам, без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
|
|
|
С точки зрения автора учебного пособия «Документационное обеспечение управления» М. И. Басакова, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства [5].
Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.
Все поступившие в организацию документы должны быть зарегистрированы и обработаны. Обработка входящей документации предполагает регистрацию документа в журнале входящей корреспонденции. После регистрации документ передается на рассмотрение руководителю, а затем – исполнителю, у которого он находится до момента окончательного разрешения вопроса. После исполнения документы подшиваются к делу.
Дело представляет собой совокупность документов, которые относятся к определенному вопросу. Это картотека или папка, внутри которой документация расположена в соответствующем порядке. После того, как истекает срок, дело передается в архив на хранение.
Схема документооборота. Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа: инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация.
Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело.
Для организации четкого упорядочивания документов каждая операция должна выполняться только один раз.
В статье «Документооборот. Описание и определение понятия» интернет-портала информационной поддержки «Бизнес-Прост» описана классификация документов [8].
Существует целый ряд вариантов классификации документов (табл. 1. 1).
Таблица 1. 1 – Классификация документов
| № | Классификационный признак | Вид документы |
| по происхождению | служебные, личные | |
| по срочности | срочные, несрочные | |
| по гласности | секретные, совершенно секретные, для служебного пользования, несекретные | |
| по форме | типовые, индивидуальные | |
| по срокам хранения | временного хранения, долговременного, постоянного | |
| по характеру информационных связей | входящие, исходящие и внутренние | |
| по типу носителей | бумажные, электронные |
|
|
|
Особенно следует выделять классы управленческих документов (табл. 1. 2).
Таблица 1. 2 – Классы управленческих документов
| № | класс управленческих документов | документы |
| организационные документы | устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников | |
| распорядительные | распоряжения, приказы, решения | |
| информационно-справочные | письма, факсы, докладные записки, телефонограммы | |
| документы по личному составу | трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников |
Таким образом, при бумажном документообороте документы проходят все стадии в бумажном виде. Ранее этот вид документооборота преобладал, но с появлением компьютеров он постепенно сходит на нет. В настоящее время преобладающим является электронный документооборот.
Бумажные документы регистрировались в больших журналах, которые после заполнения передавались в архив на хранение.
После появления ПК, документы начали регистрировать в электронном виде.
Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что персональный компьютер используется для подготовки и регистрации документов.
На этом этапе и возникает понятие электронного документа, то есть документа такого вида, который хранится исключительно в компьютере.
Согласно определению, представленному в статье «Система электронного документооборота и проблема обеспечения защиты персональных данных» интернет-издания «CNews», э лектронным документом является созданный с помощью средств компьютерной обработки информации документ, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
В этой же статье приведено понятие электронного документооборота - совокупности автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [25].
Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ. Для признания юридической силы электронного документа, его необходимо подписать электронной подписью.
Согласно определению, представленному в статье «Что такое электронная подпись» интернет-проекта «Единый портал электронной подписи», электронной подписью является реквизит документа, позволяющий подтвердить принадлежность электронной цифровой подписи её владельцу, а также зафиксировать состояние информации и данных в электронном документе с момента его подписания [28].
|
|
|
В соответствии с законодательством Российской Федерации, квалифицированная электронная подпись является эквивалентом подписи, проставляемой «от руки» и обладающей полной юридической силой.
В Российской Федерации кроме квалифицированной представлены еще два вида электронной цифровой подписи (табл. 1. 3).
Таблица 1. 3 – Виды электронной цифровой подписи
| № | Вид ЭЦП | Свойства ЭЦП |
| Неквалифици-рованная | обеспечивает юридическую значимость документа, но только после заключения дополнительных соглашений между подписантами о правилах применения и признания ЭЦП, позволяет подтвердить авторство документа и проконтролировать его неизменность после подписания. | |
| простая | не придает подписанному документу юридическую значимость до заключения дополнительных соглашений между подписантами о правилах применения и признания электронной цифровой подписи и без соблюдения законодательно закрепленных условий по ее использованию, не гарантирует его неизменность с момента подписания, позволяет подтвердить авторство. Применение данной подписи не допускается в случаях, связанных с государственной тайной. |
Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этом этапе осуществляется в бумажной форме.
При смешанном документообороте ПК, объединенные в локальную сеть, используются для подготовки документов, их передачи и хранения, но юридической силой обладают только бумажные документы. То есть юридические и финансовые документы в таком случае утверждаются и согласуются в бумажной форме.
Проект документа готовится на компьютере, после чего отправляется секретарю. Секретарь регистрирует документ, печатает и отдает директору или руководителю на утверждение. Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям.
Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.
Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование. Таким образом, договоры, разного рода счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут являться электронными документами.
Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы табл. 1. 4).
Таблица 1. 4 – Виды электронных документов
| Виды электронных документов | Документы | Особенности |
| Неформализованные документы | письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция. | свободны от жесткого регулирования со стороны государства. |
| Формализованные документы | электронные счета-фактуры, универсальные передаточные документы, корректировочные счета-фактуры, акты приёмки работ, документы о передачи товаров (ТОРГ-12). | документы, созданные по формату Федеральной налоговой службы, напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, прописаны в отдельных законодательных актах жесткие требования к формату и регламенту передачи. |
Для некоторых формализованных первичных документов Федеральная налоговая служба России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи работ или услуг.
Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Варианты электронного документооборота. Существует два варианта организации системы электронного документооборота.
Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.
Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора. При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т. д. ).
Основными функциями системы электронного документооборота являются (табл. 1. 5).
Таблица 1. 5 – Основные функции электронного документооборота
| № | Функции электронного документооборота |
| Функция по регистрации входящей документации. | |
| Контрольная функция над исполнением документов. | |
| Функция по созданию и работе со справочниками. | |
| Функция контроля над движением электронных и бумажных документов. Функция ведения истории работы с документацией. | |
| Функция по созданию реквизитов документов (с возможностью их редактирования). | |
| Функция по формированию отчетности по документообороту организации. | |
| Функция по импорту электронных документов из Интернета и файловой системы. | |
| Функция по созданию документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция). | |
| Возможность работать с версиями документа, сложными многоформатными и многокомпонентными вложениями и документами. | |
| Функция по электронному распространению документов. | |
| Возможность работы с документами в папках. | |
| Возможность получения документов путем их сканирования и распознавания. | |
| Снижение затрат на обработку документов и доступ к информации. |
К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие свойства (табл. 1. 6).
Таблица 1. 6 – Основные достоинства электронного документооборота
| № | Достоинства электронного документооборота |
| Большая оперативность подписания документов. | |
| Снижение затрат на хранение счетов-фактур в бумажном виде, а также на их печать и пересылку. | |
| Обеспечение единообразного подхода к процедурам формирования документов и их обработки. | |
| Минимизация временных затрат на доставку документов, их согласование и регистрацию. | |
| Возможность систематизированного, структурированного и централизованного хранения документов в электронной базе. | |
| Обеспечение быстрого поиска документов. | |
| Возможность совершать всевозможные операции с документами в онлайн-режиме (искать, загружать, печатать, сверять, отклонять, отслеживать движение документов). |
Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.
Электронная цифровая подпись обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.
Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.
Внедрение системы электронного документооборота. Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:
- разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
- назначить ответственных лиц за его ведение;
- организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
- прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.
У каждого ответственного работника, к числу функций которого относится обязанность по подписанию электронных документов, должна быть электронная подпись.
После внедрения в практику системы электронного документооборота предприятие может хранить документы в электронном виде, а не распечатывать их.
Когда возникает необходимость, документы из электронного архива могут быть распечатаны и представлены надзорным органам. Такой документ должен содержать электронные подписи сторон, заверенные надлежащим образом.
Систему электронного документооборота регулируют следующие нормативно-правовые акты (табл. 1. 7).
Таблица 1. 7 – Нормативно-правовые акты, регулирующие работу системы электронного документооборота
| № | Нормативно-правовой акт |
| распоряжение Правительства РФ от 27. 09. 2004 N 1244-р (ред. от 10. 03. 2009) «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года и плане мероприятий по ее реализации»; | |
| ФЗ от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи»; | |
| приказ Министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 года №50-н; | |
| - ст. 434 ГК РФ; - ст. 160 ГК РФ; - ст. 169 НК РФ; | |
| приказы ФНС: №MMB-7-6/138@; №MMB-7-6/36@; №MMB-7-6/172@; №MMB-7-6/253@. |
Рисунок 1 иллюстрирует систему электронного документооборота [24].
Рисунок 1 – Система электронного документооборота
В рамках изучения объекта исследования была рассмотрена целевая федеральная программа «Электронная Россия», которая действовала в Российской Федерации с 2002 по 2010 года и была направлена на внедрение технологий «электронного правительства».
Целью программы было обеспечение «кардинального ускорения процессов информационного обмена в экономике и обществе в целом, в том числе между гражданами и органами государственной власти, повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления».
В соответствии с данными, представленными в свободной энциклопедии «Википедия», по оценке состояния на конец 2010 год, эффективность исполнения программы оценивалась как низкая: в полной мере электронный документооборот между государственными органами, а также электронные коммуникации между государственными органами и гражданами так и не функционировали.
Эффективность государственного управления в России, по оценке Всемирного банка, за эти годы практически не изменилась.
Первоначально планировалось направить на реализацию программы 77 млрд руб. (в ценах 2002 года), фактически было израсходовано лишь 21 млрд руб [24].
|
|
|
