 |
1.3 Подходы к проектированию системы документооборота
|
|
|
|
1. 3 Подходы к проектированию системы документооборота
Автором научной статьи «Анализ методов проектирования систем электронного документооборота» Габдулхаковой Н. К., опубликованной в электронном научно-практическом журнале «Современная техника и технологии», были выделены следующие методы, использующиеся при проектировании систем электронного документооборота:
- структурный подход;
- системный подход;
- объектно-ориентированный анализ.
Структурный подход к проектированию системы электронного документооборота.
Сущность данного метода заключается в разбиении информационной системы на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы. Но такой подход имеет ряд недостатков, в первую очередь это необходимость учёта в получаемой целевой функции структуры организации при её изменении [7]. Основные этапы (табл. 1. 11).
Таблица 1. 11 – Основные этапы структурного подхода
| № | Основные этапы |
| предварительное обследование предприятия (исследование бизнес-процессов; проведение анализа документооборота и фактического состояния системы управления; проведение анализа текущего состояния информационного, технического и программного комплекса); | |
| процесс подготовки проекта. В рамках этого процесса разрабатывается информационная модель, создаются технологические описания рабочих мест, а также оптимизируются потоки информации. |
CASE-технология в проектировании информационной системы представляют собой методологию проектирования, а также набор инструментальных средств, которые позволяют моделировать предметную область, анализировать её и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями.
|
|
|
Последовательность работ при построении логических моделей предметной области:
Проведение функционального и информационного обследования системы;
- разработка моделей деятельности структурных элементов и системы управления в целом;
- разработка информационных моделей структурных элементов и модели информационного пространства системы управления;
- разработка предложений по автоматизации системы.
Системный подход к проектированию СЭД.
Системный подход используется для создания защищенной среды обработки данных, которая объединяет в единую систему средства и методы по противодействию различным угрозам. Благодаря этому появляются гарантии определенного уровня безопасности СЭД, что является существенным преимуществом.
Главным минусом рассматриваемого подхода является ограничение свободы действий пользователей системы. К числу недостатков системного подхода относится и сложность в управлении. Задачи метода (табл. 1. 12).
Таблица 1. 12 – Задачи системного подхода
| № | Задачи системного подхода |
| разработка средств представления исследуемых и конструируемых объектов, как систем; | |
| построение обобщённых моделей системы, моделей классов и специфических свойств систем; | |
| исследование структуры теорий систем и различных системных концепций и разработок. |
Глава 2. Анализ системы документооборота отдела информационного обеспечения Министерства финансов Республики Бурятия
2. 1 Анализ структуры и динамики документооборота
В соответствии с Постановлением Правительства Республики Бурятия от 22 апреля 2008г. №188 «О Министерстве финансов Республики Бурятия», Министерство финансов Республики Бурятия является исполнительным органом государственной власти Республики Бурятия и входит в систему органов, обладающих бюджетными полномочиями. [1]
|
|
|
В исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия внедрена единая система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия (далее – СЭД ИОГВ РБ, система).
Концепция создания СЭД ИОГВ РБ (далее – Концепция) была утверждена постановлением Правительства Республики Бурятия от 16 декабря 2009 года № 476 «Об утверждении концепции создания системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия».
Концепция определяет цель, задачи, основные принципы создания СЭД ИОГВ РБ.
Правовую основу Концепции составляют правовые акты Российской Федерации, Республики Бурятия и иные документы, регламентирующие вопросы использования информационных технологий: (табл. 2. 1).
Таблица 2. 1 – Нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы использования информационных технологий
| № | Нормативно-правовые акты |
| федеральный закон от 10. 01. 2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»; | |
| федеральный закон от 27. 07. 2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; | |
| стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 07. 02. 2008 N Пр-212; | |
| концепция административной реформы в Российской Федерации в 2006 – 2010 годах, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 25. 10. 2005 N 1789-р; | |
| концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 06. 05. 2008 N 632-р; | |
| закон Республики Бурятия от 25. 11. 2005 N 1354-III «О государственных информационных ресурсах Республики Бурятия»; | |
| закон Республики Бурятия от 09. 11. 2007 N 2595-III «О Программе социально-экономического развития Республики Бурятия на 2008 – 2010 годы и на период до 2017 года»; | |
| постановление Правительства Республики Бурятия от 05. 02. 2009 N 36 «О Республиканской целевой программе «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Республике Бурятия (2009 – 2017 годы)»; | |
| постановление Правительства Республики Бурятия от 06. 03. 2009 N 76 «Об утверждении Плана мероприятий по проведению административной реформы в Республике Бурятия в 2009 – 2010 годах». |
|
|
|
Цели и задачи СЭД ИОГВ РБ.
В соответствии с постановлением Правительства Республики Бурятия от 16 декабря 2009 года № 476 «Об утверждении концепции создания системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия», главной целью создания СЭД ИОГВ РБ является построение целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все исполнительные органы государственной власти Республики Бурятия, с возможностью подключения к системе иных органов государственной власти, действующих на территории Республики Бурятия, и органов местного самоуправления в Республике Бурятия.
Данная инфраструктура создается для организации эффективного взаимодействия между ними с учетом возможностей информационных и коммуникационных технологий. [2]
Достижение указанной цели обеспечивается решением следующих задач: (табл. 2. 2).
Таблица 2. 2 – Задачи системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти республики Бурятия
| № | Задачи СЭД ИОГВ РБ |
| Задача по приданию используемым для взаимодействия электронным документам официального статуса. | |
| Задача по максимальному исключению бумажной документации из внутреннего документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия. Задача по межуровневому и межведомственному информационному взаимодействию в форме электронного документооборота; | |
| Задача по организации мобильного офиса для руководства. | |
| Задача по организации процедуры согласования в форме электронного документа; | |
| Задача по использованию СЭД ИОГВ РБ руководством исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия в своей деятельности; | |
| Задача по созданию единого пространства доверия за счет обеспечения основных участников сертификатами ключей ЭЦП, которые изготавливаются удостоверяющим центром Республики Бурятия; | |
| Задача по обеспечению оперативности и прозрачности процесса исполнения поручений. Задача по повышению ответственности за выполнение поручений посредством включения конечных исполнителей в электронный документооборот; | |
| Задача по сокращению количества копий электронных и бумажных документов, требуемых для коллективного использования при обеспечении одновременного доступа. |
Принципы построения СЭД ИОГВ РБ.
|
|
|
Построение СЭД ИОГВ РБ должно основываться на следующих принципах: (табл. 2. 3).
Таблица 2. 3 – Принципы построения системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия
| № | Принципы построения СЭД ИОГВ РБ |
| Организация и обеспечение функционирования системы внутри ИВЧ Правительства Республики Бурятия, а также на территориально удаленных объектах, которые оснащены средствами удаленного доступа. | |
| Централизованный механизм изменения и управления системой, минимизация необходимого для работы с системой ПО на рабочих местах пользователей, организация процесса обработки электронной документации на серверах. | |
| Центральное хранилище электронной документации исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия с поддержкой размещения БД на нескольких серверах. | |
| Механизм разграничения доступа групп или отдельных пользователей к документации, позволяющий пользователям системы получать доступ на удаление, ознакомление или изменение электронной документации согласно имеющимся полномочиям в системе. | |
| Интегрированность с офисными программами и приложениями для создания документов и их редактирования. | |
| Механизм настройки функций системы на особенности организации документооборота в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия; | |
| Эффективный механизм настройки функций системы с учетом функциональных обязанностей пользователей. | |
| Эффективный механизм настройки функций системы под изменяющиеся процессы и схемы электронного документооборота. | |
| Централизованный контроль над горизонтальными и вертикальными потоками обращений граждан, служебной корреспонденции, распорядительной, директивной, правовой и иной документации. | |
| Единая система классификации исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, их структурных подразделений, а также органов местного самоуправления городских округов и муниципальных районов в Республике. | |
| Принцип открытости системы (возможность добавления функциональных блоков; интегрированность с информационными системами электронного документооборота других производителей). | |
| Единая точка входа в систему для пользователей. | |
| Производительная и гибкая подсистема поиска электронных документов. | |
| Подсистема защиты данных. | |
| Обеспечение юридической значимости электронной документации благодаря использованию ЭЦП. |
Основными функциями СЭД ИОГВ РБ являются: (табл. 2. 4).
|
|
|
Таблица 2. 4 – Основные функции системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия
| № | Основные функции СЭД ИОГВ РБ |
| Функция по учету исходящей и входящей распорядительной и организационной документации, нормативно-правовых актов и обращений граждан. | |
| Функция по обеспечению централизованного хранения электронной документации. | |
| Функция по обеспечению регламентированного доступа к электронному архиву документов. | |
| Функция по подготовке документации, включая процессы утверждения, визирования и согласования документации. Функция по совместному редактированию документов с контролем версий. | |
| Функция по созданию поручений (в том числе, устных), а также их автоматическая рассылка исполнителям для исполнения. | |
| Функция по мониторингу и контролю над исполнением документов и поручений. | |
| Функция по формированию отчетов и справок. | |
| Функция по контролю и организации движения документации. | |
| Функция по поиску документов (по реквизитам, по тексту). | |
| Функция по настройке процессов обработки форм и документов. | |
| Функции по списанию документов в дела. | |
| Функция по архивному хранению электронной документации. |
Организационное обеспечение.
Заказчиком создания СЭД ИОГВ РБ является Правительство Республики Бурятия.
В соответствии с Концепцией было разработано Техническое задание, организованы закупка, внедрение СЭД ИОГВ РБ в соответствии с особенностями документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.
Постановлением Правительства Республики Бурятия от 22 марта 2013 года № 138 утверждено «Положение о системе электронного документооборота органов государственной власти Республики Бурятия».
В рамках данного постановления были подключено около 1 тысячи рабочих мест государственных служащих к СЭД ИОГВ РБ.
Для отдела информационного обеспечения Министерства финансов Республики Бурятия среднее количество документов по типам задач составляет: (табл. 2. 4).
Таблица 2. 5 – Среднее количество документов отдела информационного обеспечения Министерства финансов Республики Бурятия
| Типы задач | Количество в месяц | Количество в год | % |
| Исполнение поручений | 16, 6 % | ||
| Согласование | 26, 6 % | ||
| Ознакомление | 33, 3 % | ||
| Создание проекта документа | 23, 3 % | ||
| Итого | 100 % |
Исходя из подсчета среднего количества документов отдела информационного обеспечения Министерства финансов Республики Бурятия, можно сделать вывод о том, что одну треть от всех документов составляют ознакомления. Доля документов согласование занимает 26, 6% от общего документооборота. Создание проекта документа составляет 23, 3%, а исполнение поручений – 16, 6% от общего документооборота.
|
|
|
