 |
Можно выделить следующие типичные проблемы внедрения СЭД.
|
|
|
|
Можно выделить следующие типичные проблемы внедрения СЭД.
Могут возникнуть организационные сложности, когда нет ясного представления, зачем внедряется СЭД, когда персонал не заинтересован в том, чтобы использовать новые принципы работы или слабо их понимает.
При отсутствии полного охвата (половина сотрудников предприятия работает с использованием СЭД, половина нет) снижается эффективность, потому что задержки и потери остаются, а единая централизованная система не выстраивается. Также возникают экономические сложности. Покупка и настройка продукта подразумевают заметные затраты, особенно когда фирма попадает в «зависимость» от разработчика и вынуждена привлекать его для решения всех текущих проблем. В отдельных случаях необходимы дополнительные средства на новое оборудование, серверы, решение технических задач, неотделимых от внедрения СЭД. Стоит обратить внимание на умение и готовность персонала работать по новым принципам.
Для решения перечисленных проблем можно использовать продукты СЭД. Это программные решения, разработанные специально для обработки документов. Их отличительными особенностями являются:
- «Заточенность» только на работе с документами.
- Присвоение каждому документу уникального номера, что упрощает поиск и отслеживание.
- Создание новой версии документа после каждого этапа работы с ним
Данный вариант практически исключает потери или ошибки, а также подтасовки или изъятие нужных документов из базы. Но предполагает внедрение подчас громоздкой системы, работать с которой сможет не каждый сотрудник. Главный родовой порок систем документооборота – невозможность работы с данными именно как с данными. Данные в СЭД (например, такие, как номенклатура, количество и цена в заказе) обычно существуют в виде текста в документе Word или PDF. В итоге интеграция с ERP или учетными системами практически невозможна. Что приводит к двойному вводу и связанных с ним потерь производительности, задержки, ошибки.
|
|
|
Также можно использовать продукты BPMS (системы управления бизнес-процессами). Отличие в том, что работа строится не вокруг документа, а вокруг процесса (покупка, продажа, заключение сделки). Документ в таком случае становится побочным продуктом: необходимым, но не определяющим.
Главный недостаток большинства BPMS является дороговизна создания и внедрения на конкретное предприятие, сложный интерфейс, включающий в себя множество функций, многие из которых нужны не каждому пользователю.
Выбрать СЭД или BPMS – непростой вопрос из-за разницы подходов систем этих типов к решению конкретных задач. Одним из наилучших решений в такой ситуации можно назвать интеграцию.
Можно предложить для решения продукт Comindware. Это новый продукт, который показывает себя хорошо в тех случаях, когда внедрение СЭД в организации или использование стандартных BPMS не всегда дают хороший результат.
Система имеет отличительные особенности хорошей СЭД:
- Достигается полный переход на электронный документооборот.
- Простое отслеживание поступивших документов, обработанных и требующих обработки, на хранении, архивных.
- Упрощение и ускорение входящей и исходящей корреспонденции. Это касается внутреннего документооборота и документации для контрагентов.
При этом в полном объеме реализована функциональность BPMS, что позволяет:
- Подготавливать, согласовывать и утверждать нужные документы в рамках каждого бизнес-процесса.
|
|
|
- Подготавливать и проводить совещания.
- Создавать и отслеживать поручения для отдельных сотрудников.
Решение на базе Comindware Business Application Platform удобна для сотрудников, не требует ни установки специального программного обеспечения на компьютерах сотрудников, ни дополнительного обучения. Внедрение такой СЭД для организации помогает со сравнительно небольшими затратами на покупку и настройку продукта добиться поставленных задач в короткие сроки.
Глава 3. Проектирование информационной системы электронного документооборота отдела информационного обеспечения МФ РБ
Рассмотрение в информационной системе СЭД ИОГВ РБ схемы документооборота при приобретении программного обеспечения (ПО), компьютерного оборудования отделом информационного обеспечения Министерства финансов Республики Бурятия: (табл. 1. 3).
Таблица 3. 1 - Схема документооборота отдела информационного обеспечения МФ РБ
| Заявка на приобретение ПО, оборудования |
| Разработка ТЗ, проекта ГК, приказа о закупке |
| Заявка на проведение торгов |
| Проверка заявок, разработка документации для торгов |
| Проведение торгов |
| Извещение о проведении торгов |
| Поставка ПО, оборудования. Акт сдачи-приемки |
| Государственный контракт с победителем |
| Приобретение у единственного поставщика. Государственный контракт с единственным поставщиком |
| Установка ПО, оборудования |
Далее подробно описаны этапы документооборота.
Документооборот отдела информационного обеспечения Министерства финансов Республики Бурятия состоит из 12 этапов.
1. От отделов министерства поступает по СЭД ИОГВ РБ заявка на создание информационной системы, приобретение программного обеспечения или компьютерного для выполнения функциональных обязанностей, возложенных на соответствующий отдел.
2. Отдел информационного обеспечения рассматривает заявку. При необходимости приобретения ПО, оборудования разрабатывается техническое задание на поставку ПО, оборудования.
3. Отдел информационного обеспечения разрабатывает проект приказа о поставке ПО, оборудования, согласовывает с соответствующим отделом, юридическим отделом, курирующим заместителем министра. Приказ подписывается министром финансов Республики Бурятия. Подписанный приказ рассылается отделам по СЭД ИОГВ РБ.
|
|
|
4. В соответствии с приказом о закупке юридическим отделом разрабатывается проект государственного контракта и направляется в отдел информационного обеспечения.
5. Отделом информационного обеспечения с помощью автоматизированной информационной системы «Госзаказ Республики Бурятия» направляется заявка в Республиканское агентство по закупкам на проведение торгов с приложением проекта государственного контракта с техническим заданием.
6. Республиканское агентство по закупкам формируется документацию по закупкам, размещает в Единой информационной системе (ЕИС) извещение о проведении торгов.
7. В случае проведения закупок способом электронного аукциона на Электронной торговой площадке проводится аукцион, определяется победитель.
8. С победителем торгов заключается государственный контракт.
9. В день подписания государственного контракта направляется уведомление о подписании государственного контракта по СЭД ИОГВ РБ в отдел исполнения сметы расходов для размещения государственного контракта в ЕИС.
10. В соответствии с государственным контрактом осуществляется поставка ПО, оборудования, далее подписывается Акт сдачи-приемки ПО, оборудования при соответствии условиям государственного контракта.
11. После установки ПО, оборудования в СЭД ИОГВ РБ ставится отметка о выполнении приказа по закупкам.
12. В случае закупки ПО, оборудования у единственного поставщика, при сумме государственного контракта менее 100 тыс. рублей, государственный контракт заключается без проведения торгов.
|
|
|
