Должностная инструкции секретаря

Примерная последовательность работ по созданию такого важ­ного документа, как должностная инструкция, регулирующего дея­тельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РБ, основ законодатель­ства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, от­раслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-мето­дических материалов в сфере информационного обеспечения управ­ления. На основе комплексного анализа названных и других доку­ментов (например, Унифициро­ванной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в дан­ном учреждении.

Должностные инструкции могут разрабатываться как «внешни­ми» организациями (государственными и частными, например, кон­сультативными, внедренческими фирмами), так и внутренними сила­ми (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.).

Основой для будущей инструкции может служить также лично­стная спецификация, в которой перечисляются требования к работ­нику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «ти­повые» данные берутся из квалификационных характеристик, состо­ящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».

Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:

· общие положения;

· функции работника;

· должностные обязанности;

· права секретаря;

· ответственность;

· взаимоотношения;

· оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливается область деятель­ности секретаря, порядок его назначения и освобождения от занимаемой долж­ности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчи­ненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятель­ности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, реги­страция документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки и т.д.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особеннос­ти, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

Должностные обязанности должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы секретаря. Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, точными, связанными с описываемой работой.

Перечень основных обязанностей для хорошо структурированной работы обычно содержит от 5 до 8 определений. Установлено: если используется более 10 определений (направлений деятельности), то вполне вероятно, что в описание работы включены второстепенные обязанности.

В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, кото­рые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предостав­лению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых зада­ний.

Этот раздел также содержит описание полномочий секретаря, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право осуществления контроля, способы согласования вопросов и т.п.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответ­ственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает ин­формацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовыва­ются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяю­щие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обя­занностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изло­женных в должностной инструкции.

Допускается объединение близких по содержанию разделов, на­пример «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить и новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда».

 

3. Функции секретаря руководителя

Все обязанности секретаря подразделены на две группы: организационные документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. органи­зационные операции также документируются, например, при проведе­нии совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоко­ле». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) — прежде всего с доку­ментальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.

С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевре­менно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформ­лению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей на­правлено на эффективное циркулирование информации в учрежде­нии, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогатель­ных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, повышение культуры управленчес­кой деятельности руководителя и сотрудников организации.

Обязанности секретаря по документационному обеспечению де­ятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:

· первичную обработку поступающей в организацию корреспон­денции и ее регистрацию;

· предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем;

· составление проектов резолюций для важнейших документов;

· направление документов, не требующих рассмотрения руково­дителем, непосредственно в структурные подразделения или ответ­ственным исполнителям;

· обработку и отправку корреспонденции;

· организацию передачи документов внутри организации;

· составление номенклатур дел;

· формирование дел;

· контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предваритель­ную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);

· участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе цен­ности документальных материалов;

· составление описей на материалы постоянного, долговременно­го хранения и по личному составу;

· составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

· постоянный контроль за правильным оформлением всей доку­ментации, образующейся в деятельности организации;

· оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.

Конечным результатом четкого выполнения секретарем указан­ных обязанностей является:

· решение вопросов оптимизации документооборота организации;

· эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.

В целях эффективного выполнения руководителем администра­тивных функций (организации распорядительства, контроля, коор­динации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как пере­говоры, презентации, совещания, прием посетителей, командиров­ки, секретарь обязан:

 

1. При проведении плановых совещаний:

· совместно с руководителем уточнить дату, место и время прове­дения, его повестку, состав участников, докладчиков;

· оповестить участников;

· уточнить с руководителем регламент совещания;

· обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования;

· произвести регистрацию участников;

· обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

2. При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием сотрудников
своей организации, представителей других организаций, прием по
личным вопросам. Для четкого выполнения процедуры приёма секретарь обя­зан:

· иметь график приема;

· вести учет посетителей;

· контролировать принимаемые в ходе приема решения;

· следить за очередностью приема и регламентом бесед.

Четкое выполнение названных процедур позволит:

· оперативно и обоснованно принимать решения руководителю;

· сэкономить время руководителя;

· спланировать текущую и перспективную работу руководителя.

3. При подготовке командировок руководителя секретарь:
· подбирает необходимую для командировки информацию;
· готовит совместно с руководителем программу командировки;
· оформляет командировочное удостоверение и другие документы;

· по возвращении руководителя обрабатывает материалы по ко­мандировке;

· информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.

4.Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря - обязанности секретаря по работе с информацией
для руководителя:

· поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;

· при необходимости размножение информации;

· составление информативно-обзорных рефератов;

· ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя.

 

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: