Средства обработки, хранения и поиска документов

Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для физической обработки носителя (формного материала, являющегося физической основой документа). К ним относятся фальцевальные машины, листоподборочное и сортиро­вальное оборудование, скрепляющее и склеивающее оборудование, конвертовскрывающие и резательные машины, машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасоч­ные станки), адресовальные, штемпелевальные и франкирующие (для нанесения на конверт знаков почтовой оплаты) машины и уст­ройства, машины для уничтожения документов (шредеры - по име­ни фирмы-изготовителя) и др. Иногда это оборудование агрегирует­ся для выполнения комплекса функций, в частности агрегированная машина для фальцевания, бигования (выдавливания канавки на ли­стах документов), перфорирования и резки называется фольдер, а машина для выполнения операций маркирования и франкирования - франкингмашина.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов вклю­чают в себя первичные и вторичные средства хранения документов (папки, шкафы и т.д.), картотеки и картотечное оборудование, сред­ства для физической транспортировки документов внутри офиса (те­лежки, лифты, транспортеры, пневматическая почта), средства хранения машинных носителей информации.

Средства электросвязи

К средствам электросвязи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта.

Начало телефонной связи положено изобретением телефонного аппарата А. Беллом (США) в 1876 г. и созданием первой телефонной станции в 1878 г. (Нью-Хейвен, США).

Телефонная станция - это здание с комплексом технических средств, предназначенных для коммутации каналов телефонной сети. На телефонной станции производится соединение определенных телефонных каналов — абонентских и соединительных линий - на время телефонных переговоров и их разъединение по окончании переговоров.

Линии телефонной связи - сложные технические сооружения (например, на некоторых междугородных кабельных линиях число промежуточных усилителей достигает нескольких тысяч). Телефонный кабель применяется для прокладки линий связи в городских сельских телефонных сетях. Содержит большое число пар (от не­скольких десятков до нескольких тысяч) медных изолированных жил; оболочка телефонного кабеля обычно свинцовая, стальная или пласт­массовая. Для дальней связи все шире используются искусственные спутники.

Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой информации. Обычно состоит из двух основных частей: коммутаци­онно-вызывной, предназначенной для соединения и разъединения абонентов, и разговорной, обеспечивающей прием и передачу речи.

Телефонный аппарат - одно из технических средств электросвя­зи, имеющее в настоящее время особую общественную значимость и наиболее широкое из всех средств электросвязи распространение. Это обусловлено тем, что посредством телефонной связи человек реализует самую естественную форму обмена информацией - рече­вой диалог.

Телефонный аппарат общего применения с дисковым номеро­набирателем для набора номера импульсами постоянного тока электромеханическим звонком для приема входящего вызова суще­ствует в настоящем его виде уже несколько десятилетий и пока ещё наиболее распространен.

Внедрение квазиэлектронных и электронных автоматических телефонных станций (АТС) с программным управлением, созда­ние цифровых и волоконно-оптических систем связи, справочно-информационных систем, связь с которыми осуществляется по ав­томатически коммутируемой телефонной сети, привели к необхо­димости коренных преобразований телефонных аппаратов, созда­нию совершенно новых их видов.

В настоящее время в телефонных аппаратах широко применя­ются специализированные большие интегральные схемы функцио­нального назначения, а также микропроцессорные системы, обеспе­чивающие автономное получение широкого спектра дополнитель­ных возможностей и превращающие телефонный аппарат в много­функциональное абонентское телефонное устройство.

Телефонные аппараты можно классифицировать по различным признакам.

По типу станций, для включения в которые предназначены ап­параты, они делятся на аппараты АТС и аппараты телефонных стан­ций с ручным обслуживанием (РТС). Первые снабжаются устройством набора номера, вторые такого устройства не имеют.

По способу набора номера телефонные аппараты могут быть с передачей информации набора номера импульсами постоянного тока посредством дискового или кнопочного номеронабирателей.

По выполняемым функциям различают телефонные аппараты с обычными функциональными возможностями, с дополнительными возможностями и многофункциональные аппараты, обеспечиваю­щие, например, автоматический набор программируемых номеров, отображение операций набора номера и других данных на индикато­ре, автоматический ответ на входящий вызов при отсутствии або­нента, автодозвон при занятом номере вызываемого абонента и т.д.

В зависимости от конструктивного оформления аппараты под­разделяются на настольные, стенные, унифицированные и перенос­ные. Особое место занимают радиотелефонные аппараты.

По области применения можно выделить аппараты общего и специального (монтерские, шахтные, корабельные и т.п.) примене­ний. К телефонным аппаратам специального применения относятся и таксофоны.

Телефонные аппараты общего применения предназначены для включения в АТС с передачей сигналов набора номера импульсами постоянного тока посредством дискового или кнопочного номеро­набирателя или переменным током в многочастотном коде с помо­щью кнопочного номеронабирателя.

С начала 80-х гг. во многих странах стали пользоваться сотовым (мобильным) радиотелефоном как средством поддержки постоянного контакта, поскольку в отличие от систем радиотелефонной связи предыдущих поколений в сотовой сети разговор продолжается и тогда, когда абонент перемещается по территории из одной «соты» (обслуживания базовой станции) в другую.

Все ранние системы радиотелефонной связи являлись аналоговыми, т.е. информация передавалась как сигнал частотной модуляции по радиотракту. Новое поколение мобильных телефонов является цифровым. Система GSM отличается повышенной помехоустойчивостью, обеспечиваемой за счёт применения цифровой передачи, благодаря чему достигается оптимальное и эффективное применение назначен­ных частот. Стандартизация этих частот во всей Европе позволит абоненту пользоваться подвижной системой радиосвязи, находясь в любой точке Европы.

Наряду с телефонной сетью существуют и успешно эксплуатируются телеграфные сети, к числу которых относятся:

· внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи (ОП);

· внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями (АТ50);

· международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных стран;

· международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всём мире TELEX – teleprinter exchange service.

Сеть ТЕLЕХ включает в себя телексные узлы, специальные линии связи и конечные абонентские устройства — телетайпы, параметры которых стандартизированы Международным Консультативным Комитетом по Телефонии и Телеграфии (ККТТ).

Достижения современных технологий способствуют активному внедрению в повседневную практику различных видов связи: телефонной, телеграфной, компьютерной и др. Особенно интенсивно в последние годы стала развиваться факсимильная связь. Сегодня наличие факсимильного аппарата (факса) - обязательный атрибут любой уважающей себя фирмы. Передача по факсу различ­ных документов становится повседневной реальностью. Телефакс — это торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Его усеченное наименование «факс» стало практически узаконенным для обозначения абонентского номера факсимильного аппарата в теле­фонной сети и собственно сообщения, полученного или отправлен­ного с помощью телефакса. Однако термин «факс», используемый для обозначения факсимильного аппарата, пока рассматривается как жаргонный.

Под факсимильной связью обычно понимают метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а так­ие рукописных сообщений с воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной.

Факсимиле означает точное воспроизведение фиксированного плоского изображения на твердом носителе (чаще всего бумаге) фотоэлектрическим способом. Сама идея передачи изображений по линиям проводной связи не нова и впервые предложена еще в 1842 г.; а первая работающая факсимильная машина появилась на свет через 12 лет, в 1854 г. Факсимильные машины стали особо популярны во второй половине 60-х гг.

В подавляющем большинстве случаев для передачи факсимильных сообщений используется телефонная сеть. Поэтому схема коммутации и соединения абонентов факсимильной связи осуществляется таким же образом, как и при обычной телефонии.

Факсимильный аппарат содержит телефон, устройство считывания и воспроизведения оптического изображения и ряд вспомогательных узлов, расположенных в одном корпусе. Система, обеспечивающая электронную передачу обычного текста, чертежей, фотографий, должна обеспечить сканирование документа на передающей стороне, преобразование информации в форму, пригодную для передачи по имеющемуся каналу связи, и формирование на бумажном носителе на принимающей стороне дубликата – факсимиле - исходного документа. В состав любого телефакса входят сканер для считывания документа, модем, передающий и принимающий информацию по телефонной линии, а также принтер, печатающий принимаемое сообщение на термо- или обычной бумаге.

При автономной работе персонального компьютера и телефакса для передачи факсимильных сообщений необходима предварительная распечатка документа на бумаге с достаточным для сканера телефакса контрас­том. Пользователи персонального компьютера могут отказаться от промежуточного этапа переноса сообщения на бумагу. Для этого необходимо, чтобы телефакс имел стандартный разъем для подклю­чения к персональному компьютеру и программное обеспечение для форматирования и переноса данных из персонального компьютера в телефакс.

Другим, более эффективным, решением может быть уста­новка в персональном компьютере автономно работающей факс-модемной платы, которая поставляется с пакетом необходимых про­грамм. Выбор между факсимильными (факс-модемными) платами и внешними модемами (факс-модемами) — в основном вопрос стои­мости и удобства. Внешний модем имеет свой корпус и источник питания и подключается к свободному последовательному порту пер­сонального компьютера. Встраиваемый модем занимает один разъем расширения на системной плате, а также адресное пространство и другие системные ресурсы одного из последовательных портов.

Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между факсимильными аппаратами, но и между компью­тером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих необходимое преобразование форматов. Использование факс-моде­ма позволяет применить для подготовки, приема и передачи сооб­щений мощные вычислительные ресурсы и память персонального компьютера. Программная поддержка факс-модема обычно предус­матривает соединение и набор заданного номера абонента, архиви­рование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адре­сов, отправление в заданное время, автоответ и др.

Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным воз­можностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключает­ся в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит скани­рующее устройство, обеспечивающее считывание любого контраст­ного изображения с листа бумаги, а плата - только передачу изобра­жения или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата является не самостоятельным устройством, а расширением персонального компьютера и может функционировать при включенном состоянии последнего.

Системы транспортировки сообщений между людьми с помощью компьютеров очень часто называют системами электронной почты. В электронной почте транспортная служба имеет дело с фай­лами, обрабатываемыми компьютерами, а не с бумагой, транспорти­руемой с помощью различных физических средств, как это делается в классических почтовых системах. С учетом этого определим элек­тронную почту как службу почтовой связи, в которой доставка сооб­щений осуществляется электронными методами с помощью компью­теров.

Высокая скорость передачи информации и надежность (при от­носительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Появляется уникальная возможность быстро ознакомить любой круг корреспон­дентов (как бы далеко друг от друга они ни находились) с различны­ми документами, проектами и т.п., оперативно получить реакцию на эти материалы, при необходимости повторить такой процесс много­кратно. Возникновению электронной почты способствовало также увеличение объема деловой переписки и широкое внедрение в дело­производство оборудования для автоматизации подготовки и обра­ботки документов. В результате большая часть учрежденческой кор­респонденции может быть доставлена получателю не в виде ориги­нала сообщения, а в виде его копии с использованием средств эле­ктросвязи. Электронная почта заменяет физическую транспортиров­ку сообщений передачей их содержания. Адресат получает сообще­ние в виде твердой копии на бумаге или в виде изображения на эк­ране терминала. Пересылаемая по электронной почте информация называется сообщением или письмом.

 

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: