 |
Организация рабочего времени
|
|
|
|
Необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переменам. Но, тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:
· 
постепенное вхождение в работу;
· ритмичность труда;
· обязательное чередование труда и отдыха;
· планирование работы.
Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть на день или неделю, месячное, квартальное или годовое.
Объективная основа четкого планирования - это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.
Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer.
При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня, от 14 до 17 часов, работоспособность наиболее высокая. После этого она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в них ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня. Например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.
|
|
|
Секретарю необходимо организовать свой рабочий день таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.
Примерная схема рабочего дня секретаря:
Первая половина рабочего дня:
1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с её содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых
мероприятий на текущий день.
10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках
исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.
12. Подшивка исполненных документов в дела.
13. Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
|
|
|
Вторая половина дня:
15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.
18. Обработать и отправить исходящие документы.
19. Наметить мероприятия на следующий день.
Конец рабочего дня:
20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.
|
|
|
