 |
Документирование управленческой деятельности
|
|
|
|
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН
| Наименование разделов и тем | Макс. нагрузка студента очной формы обучения, час. | Кол-во аудиторных часов при заочной форме обучения | Самостоятельная работа студента, час. | |
| Всего | в т.ч. практ. занятия | |||
| Введение | — | |||
| Тема 1. Документирование управленческой деятельности | — | |||
| Тема 2. Организационно-распорядительная документация | ||||
| Организационные документы | ||||
| Распорядительные документы | ||||
| Информационно-справочные документы | ||||
| Кадровая документация | ||||
| Тема 3. Договорно-правовая документация | ||||
| Тема 4. Документы по внешнеэкономической деятельности | — | |||
| Тема 5. Претензионно-исковая документация | ||||
| Тема 6. Организация работы с документацией | — | |||
| Итого: |
ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
С МЕТОДИЧЕСКИМИ УКАЗАНИЯМИ ПО КАЖДОЙ ТЕМЕ.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
ВВЕДЕНИЕ
Студент должен иметь представление:
— о содержании дисциплины;
— о связи с другими дисциплинами;
— о современном состоянии документационного обеспечения управления.
Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления» и связь ее с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.
Понятие терминов «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления».
История развития научных представлений о документационном обеспечении управления, его современное состояние.
Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процессов управления.
|
|
|
Методические рекомендации
Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные.
Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Принципы организации делопроизводства:
— оперативность;
— современное техническое оснащение;
— целесообразность всех делопроизводственных операций;
— умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.
Формы организации делопроизводства:
— централизованная;
— децентрализованная;
— смешанная (частично централизованная).
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо; для историка — историческим источником; кибирнетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
По мнению специалистов-документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
|
|
|
Принятый 20 января 1995 года Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» дает определение терминов «информация» и «документ»:
— информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
— документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.).
Документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда
Чрезвычайно важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Некоторые документы изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы, другие документы приобретают ее в случае использования их как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
В настоящее время существует значительная нормативно-правовая база делопроизводства, представляющая собой систему законов, нормативных, правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
По юридической силе можно выделить следующие виды нормативно-правовых актов в области делопроизводства:
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации.
2. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.
3. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне.
4. Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб и др.) общеотраслевого и ведомственного характера.
|
|
|
5. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства.
В зависимости от предмета и объема регулирования можно классифицировать нормативно-правовые акты в области делопроизводства следующим образом:
1. Государственные стандарты на документацию.
2. Унифицированные системы документации.
3. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
5. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения.
6. Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.
7. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
На территории нашей страны действуют следующие нормативные акты по стандартизации:
— государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ);
— применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
— правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
— общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
— стандарты отраслей;
— стандарты предприятий;
— стандарты научно-технических, инженерных и других общественных объединений.
Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации, которая представляет собой иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Государственная система стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др.
|
|
|
Вопросы для самоконтроля
1. Что включает в себя понятие «документ»?
2. Что означает термин «делопроизводство»?
3. Назовите современные виды носителей информации.
4. Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов?
ТЕМА 1
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Студент должен знать:
— состав управленческих документов;
— системы документации;
— принципы унификации и стандартизации документов.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). — свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.
Состав управленческих документов. Понятие систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.
Методические рекомендации
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Положения ГСДОУ внедряются в практику путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства. проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1993 года.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Унификация документов — установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения качества и безопасности продукции, работ и услуг, технической и информационной совместимости продукции, экономии ресурсов, безопасности деятельности хозяйственных объектов, обороноспособности страны.
Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.
|
|
|
Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми.
Унифицированные системы документации (УСД) — совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод установления единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Они обеспечивают возможность интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.
В состав унифицированной системы документации входят следующие системы:
— организационно-распорядительной документации (система ОРД),
— банковской документации;
— финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации;
— отчетно-статистической документации;
— учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
— документации по труду;
— документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
— внешнеторговой документации.
Вопросы для самоконтроля
1. Что понимается под системой документации?
2. Какие бывают системы документации?
3. Что представляет собой унифицированная система документации и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?
ТЕМА 2
|
|
|
