 |
Организация работы с документацией
|
|
|
|
Студент должен:
знать:
— нормативно-методические документы по документационному обеспечению и архивному хранению документов;
— требования и правила ГСДОУ по организации работы с документами;
уметь:
— составлять и оформлять номенклатуру дел организации.
Структура и функции служб документационного обеспечения управления. Управление делами, секретариат, канцелярия, экспедиция. Должностной и численный состав служб. Должностные инструкции сотрудников служб. Организационные схемы документационного обеспечения управления. Инструкция по документационному обеспечению управления.
Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций. Организация работы с документацией, поступающей в учреждения, предприятия, организации: прием входящих документов, экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов.
Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).
Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел Оформление номенклатуры дел. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности документов. Подготовка к сдаче в ведомственный архив.
Законодательные акты и нормативно-методические документы Федеральной архивной службы России по архивному хранению документов.
|
|
|
Взаимодействие служб документационного обеспечения управления и ведомственных архивов при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документации в делопроизводстве и архиве.
Методические рекомендации
Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный отрезок времени.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:
— поступающие (входящие);
— отправляемые (исходящие),
— внутренние.
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Обработка поступающих документов
Схема работы с входящими документами:
— прием документа, проверка правильности адресования и приложений;
— предварительное рассмотрение (сортировка, разметка);
— простановка отметки о поступлении (входящего номера и даты) на документе;
— регистрация;
— передача документов руководителю;
— передача документов заместителям, в структурные подразделения или исполнителям;
— рассмотрение документов руководителем (резолюция);
— внесение сведений из резолюции в журнал регистрации;
— передача документов исполнителю;
— контроль исполнения документов;
|
|
|
— исполнение документов;
— подшивка документов в дела.
Работа с отправляемой корреспонденцией
Схема работы с отправляемыми документами:
— составление проекта исходящего документа;
— проверка правильности оформления проекта;
— согласование проекта документа;
— подписание руководителем;
— регистрация документа;
— проверка правильности адресования;
— отправка документа адресату;
— подшивка второго экземпляра в дело.
Отправляемые документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов.
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
— номер документа, включающий номер дела;
— дата документа;
— адресат (корреспондент),
— краткое содержание или заголовок;
— отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
— отметка об исполнителе;
— примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
Порядок работы с внутренними документами
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы на этапах подготовки и оформления.
Порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:
— составление проекта документа исполнителем;
— проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
— согласование проекта документа (визирование);
— подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
— регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах);
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
— передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
— контроль исполнения документа;
— исполнение документа;
— проставление отметки об исполнении;
— подшивка исполненного документа в дело.
|
|
|
Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы подлежат дальнейшему использованию в справочно-информационной работе, передаются в архив или уничтожаются.
Регистрация документов
Регистрация документа — запись основных сведений о документах в журнале, на карточке или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
Системы регистрации документов централизованная, децентрализованная, смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая — в структурных подразделениях.
В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.
Принципы регистрации. Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
— входящие документы;
— исходящие документы;
— внутренние документы;
— коммерческие контракты,
— документы, имеющие гриф ограничения доступа.
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01), в течение календарного года — с 1 января по 31 декабря.
|
|
|
Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:
72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;
1–5 — номер дела по номенклатуре, где 1 — номер структурного подразделения, 5 — номер дела.
В некоторых фирмах для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1–5/72 или 1–5–72.
Номер документа может также содержать условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности и т. д.
В практической деятельности применяются регистрационные журналы отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет. Журналы включают следующие графы:
— номер документа;
— дата документа;
— автор документа (внешняя организация) — для входящих документов;
— адресат (корреспондент) — для исходящих документов;
— количество листов документа;
— резолюция,
— исполнитель;
— подпись исполнителя,
— срок исполнения;
— отметка об исполнении;
— номер дела.
Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации, например, по предприятиям-контрагентам, по видам контрактов и т. д. Недостатком карточной регистрационной формы является вероятность потери карточки.
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него
Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).
|
|
|
