 |
Информационно-справочные документы
|
|
|
|
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов
Протоколы могут быть:
— полными;
— краткими;
— стенографическими.
Типовой формуляр протокола: наименование организации-автора документа; наименование вида документа; дата заседания; номер; место составления; заголовок; текст; подписи; гриф согласования (если нужно); гриф утверждения (если нужно).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Основная часть протокола состоит из разделов, которые соответствуют пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основной частью протокола является раздел «ПОСТАНОВИЛИ», который составляется наиболее подробно.
Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем совещания (заседания). Протокол заседания совета директоров подписывается всеми присутствовавшими на заседании членами совета.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения.
Протокол составляется на общем бланке или чистом листе бумаги.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия или структурною подразделения (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними и внешними.
Типовой формуляр внутренней докладной записки: наименование структурного подразделения — автора документа, наименование вида документа; дата, номер (не обязательно); адресат; заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения; подпись.
|
|
|
Внутренние записки пишут на листе бумаги формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.
Типовой формуляр внешней докладной записки: наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) — автора документа; наименование вида документа; дата; номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись.
Внешние записки оформляются на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.
Текст докладной записки делится на две части:
— первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления;
— вторая — выводы, мнения составителя — организации или должностного лица.
Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или должностными лицами.
Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Типовой формуляр: наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) — автора документа; наименование вида документа; дата; номер (если есть); заголовок к тексту; текст; подпись.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. Также акты составляются полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государственный аттестат и т. п.) и представителями контролирующих и ревизующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций).
|
|
|
Типовой формуляр акта: наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) — автора документа; наименование вида документа; дата; номер; заголовок к тексту; место издания; текст; отметка о наличии приложения; грифы утверждения и согласования (если необходимо); подписи.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Оформляют на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.
Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события, справки бывают двух видов:
— справки описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации. Справки, выходящие за пределы учреждения оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние — на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами;
— справки, удостоверяющие юридические факты, подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т д. Оформляют на унифицированных трафаретных бланках формата А5.
Типовой формуляр: наименование организации — автора документа; наименование вида документа: дата; номер, место составления; заголовок, текст; адресат; отметка о наличии приложения (если есть); подпись; печать.
Служебные письма — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.
По содержанию и назначению письма могут быть:
— инициативные;
— письма-ответы;
— инструкционные;
— гарантийные;
— информационные;
— рекламные;
— коммерческие;
— рекламационные;
— письма-приглашения и др.
Письма оформляются на бланке письма и содержат, наряду с постоянными реквизитами бланка, следующие переменные реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон.
Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей.
Название вида документа в письмах не указывается (исключением являются гарантийные письма).
|
|
|
Письма составляются в двух экземплярах — первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй хранится в деле.
Факс — документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.
Факсимильные сообщения, если это не конкретные виды документов (контракты, счета, прайс-листы), составляются на бланках письма. Оформление такого сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма. Название вида документа («факс») не указывается, за исключением сообщений, адресованных иностранным деловым партнерам. В этом случае после справочных данных об организации, как правило, указывается — «FAX — MESSAGE».
Основные требования к тексту факса — лаконичность и простота изложения.
Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи подшивается в дело.
Телеграмма — документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу).
Телефонограмма —обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста — по телефону. Записывается получателем.
Резюме — документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве.
Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Кадровая документация
Заявление документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Трудовой договор —соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Кодексом законов о труде РФ, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).
|
|
|
Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий и организаций. В них оформляется прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом). Могут быть простыми и сложными.
Типовой формуляр: наименование министерства или ведомства; наименование организации или предприятия; наименование вила документа; дата; индекс; место составления или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы. Обязательным являются также отметки об ознакомлении с приказом всех названных в нем лиц. Может быть оформлен на общем бланке предприятия или организации, на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка или на специально разработанном бланке приказа (если приказы издаются чаше 200 раз в год).
Трудовая книжка основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятиях независимо от формы собственности.
Личное дело —совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
— внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
— анкета или личный листок по учету кадров;
— автобиография или резюме;
— копии документов об образовании;
— копии документов об утверждении в должности;
— характеристики или рекомендательные письма;
— трудовой договор;
— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
— дополнение к личному листку по учету кадров;
— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет, руководителей предприятия — постоянно.
Автобиография — документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.
Личный листок по учету кадров —перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т. д. Заполняется от руки самим работником при поступлении на работу.
Личная карточка (формаТ-2) — основной учетный документ. Имеет типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики. Заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы предприятия. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись, в которой указываются фамилии работников (в графе «Заголовок документа»). Срок хранения личных карточек — 75 лет.
|
|
|
Практические занятия
Составление и оформление организационно-распорядительной документации (приказ по основной деятельности, протокол, докладная записка, объяснительная записка, акт, справка, приказ по личному составу, выписка из приказа, заявление).
Вопросы для самоконтроля
1. Каковы основные признаки классификации документов?
2. Какие документы относятся к организационным?
3. Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?
4. Какие бывают виды приказов?
5. Чем отличается оформление приказа по личному составу?
6. Какие документы относятся к группе справочно-информационных?
7. Какие бывают виды протоколов и чем они отличаются друг от друга?
8. Какие требования предъявляются к оформлению и составлению актов?
9. Дайте основные характеристики информационно-справочным документам (протокол, докладная записка, объяснительная записка).
10. Что такое служебное письмо? Особенности его составления и оформления.
11. Какие виды документов относятся к документации по личному составу?
12. Какие документы должны входить в состав личного дела?
ТЕМА 3
|
|
|
