 |
Оформление дел для архивного хранения
|
|
|
|
Дела, подготовленные для архивного хранения, делятся на две группы:
— по личному составу;
— по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи:
Опись № 1. Дела по основной деятельности.
Опись № 1л\с. Дела по личному составу
Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.
В опись № 1 дела заносятся в следующей последовательности:
— устав;
— протоколы общих собраний акционеров;
— заседаний Совета директоров;
— приказы по основной деятельности;
— перспективные, годовые планы;
— отчеты;
— контракты.
В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:
— книга учета сотрудников (если она ведется);
— приказы по личному составу;
— личные дела или личные карточки;
— лицевые счета по заработной плате;
— невостребованные трудовые книжки.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, в которой в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки с указанием количества дел, форме. Использование компьютера в этом случае может значительно сократить трудозатраты по подготовке документов к архивному хранению. Составление описей дел, сдаваемых в архив, актов на уничтожение, документов можно проводить в автоматизированном режиме.
Прием-передача дел в архив
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.
|
|
|
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.
Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин не менее чем двумя работниками предприятия.
Документы долговременного и постоянного хранения коммерческих предприятий могут быть переданы по желанию самого предприятия в государственные архивы.
При ликвидации предприятия документы, подлежащие архивному хранению, передаются правопреемнику или вышестоящей организации. В случае отсутствия правопреемника или вышестоящей организации в архив административного округа должны быть переданы все документы ликвидируемой организации, включая документы временного срока хранения. Архив проводит обработку документов самостоятельно, выделяя одну часть документов для уничтожения, а другую — для долговременного или постоянного хранения. В этом случае с архивом заключается договор на проведение пред архивной обработки документов.
Передача документов ликвидируемой организации на архивное хранение входит в обязанность ликвидационной комиссии предприятия.
Передача документов в архив оформляется актом приема-передачи дел. Доступ к переданным в архив документам осуществляется в соответствии с распоряжением самого коммерческого предприятия. Адреса и телефоны архивов административных округов можно узнать в филиалах регистрационных палат административных округов, ведающих вопросами ликвидации предприятий.
|
|
|
Вопросы для самопроверки
1. Дать определение понятию «документооборот».
2. Что называется объемом документооборота?
3. Что такое регистрация документов и какова ее основная цель?
4. Какие документы не подлежат регистрации?
5. В чем состоит основной принцип регистрации?
6. Каков порядок работы с поступающей корреспонденцией?
7. Каков порядок работы с исходящей корреспонденцией?
8. Порядок работы с внутренними документами?
9. Какова цель контроля исполнения документов?
10. Дайте определение понятия «дело». Как происходит его формирование?
11. Что представляет собой номенклатура дел?
12. Назовите виды номенклатуры дел?
13. Как формируется индекс дела по номенклатуре дел?
14. Что называется экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?
ЗАДАНИЯ МЕЖСЕССИОННОЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ.
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ЕЕ ВЫПОЛНЕНИЮ
Контрольная работа выполняется в тетради с учетом следующих требований:
1. Задание выполняется по вариантам, которые устанавливаются по первой букве фамилии студента: I вариант — с буквы А по букву Е; II вариант — с Ж по Л; III вариант — с М по Т; IV вариант — с У по Я. Работы, выполненные по другому варианту, возвращаются без проверки.
2. Каждый вариант контрольной работы включает один теоретический вопрос и три практических задания по разделам изучаемой дисциплины.
3. Задание контрольной работы должно быть дословно переписано (допускается ксерокопирование варианта задания).
4. Ответы на вопросы должны быть четкими, полными и аргументированными.
5. Работу выполнять чернилами (пастой) четко и разборчиво; рисунки, графики, схемы — с соблюдением действующих ГОСТов (в отдельных случаях допускается эскизное исполнение).
6. В тетради необходимо оставлять поля и место в конце работы для заметок и заключения рецензента, страницы пронумеровать.
7. В конце работы привести перечень использованной литературы, проставить дату выполнения и подпись.
Получив прорецензированную контрольную работу, необходимо ознакомиться с замечаниями рецензента, сделать дополнения с учетом указанных замечаний.
Задание к контрольной работе составлено в четырех вариантах.
|
|
|
Каждый вариант контрольной работы включает один теоретический вопрос и три практических задания по важнейшим разделам дисциплины «Документационное обеспечение управления»
ВАРИАНТ 1
1. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, расскажите, каков общий порядок их оформления.
2. Определите, какие документы приведены ниже. Найдите ошибки в их оформлении. Добавьте недостающие реквизиты. Покажите, как правильно они должны оформляться.
Адрес Наименование организации
Номер телефона
Главе администрации
Ф.И.О.
Уважаемый ________________________
Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.
Заранее благодарны за оказанную помощь,
по поручению дирекции фирмы «Сибинтек»,
генеральный директор В.Г.Иноземцев
Приложения:
1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», количество листов.
2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономики и финансов РСФСР о выделении квоты на экспорт на 1990 г.
3. Заявление фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей РСФСР с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 1990 г.
Герб
Наименование организации
Петрову Г. И.
Адрес
_ __№_______
Текст
Директор ООО
«Индивидуал» Подпись Гусейнов Г. Г.
Печать
3. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.
4. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
ВАРИАНТ 2
1. Документация по личному составу. Правила оформления.
2. Определите, какие документы приведены ниже. Найдите ошибки в их оформлении. Добавьте недостающие реквизиты. Покажите, как правильно они должны оформляться.
|
|
|
Наименование организации
Адрес На 1755/2 В администрацию
от 03.03.97 Новосибирской области
При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты за полученное сырье с Оренбургского комбината хлебопродуктов № 3 производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.97 составляет 125 млн. руб.
Директор И. А. Сидоров
Главный бухгалтер Е. А. Кривошеева
Наименование организации
ПРИКАЗ
______№_____
Об итогах работы комиссии
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. __________________________________________________________________
2. __________________________________________________________________
3. __________________________________________________________________
Директор Подпись Григорьев П. П.
Визы
3. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.
4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства.
ВАРИАНТ 3
1 Служебные письма. Порядок оформления. Их виды
2. Определите, какие документы приведены ниже. Найдите ошибки в их оформлении. Добавьте недостающие реквизиты. Покажите, как правильно они должны оформляться.
Герб
Наименование организации
Адрес
Директору предприятия «Адрон»
Н. В. Григорьеву
___№__________
Текст
Генеральный директор
АО НЗХК А. И. Белосохов
Наименование организации
СПРАВКА
Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 400 рублей.
Директор Сидоров И. Н.
3. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.
4. Составьте приказ о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П., об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
ВАРИАНТ 4
1. Раскройте все реквизиты служебных документов. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
2. Определите, какие документы приведены ниже. Найдите ошибки в их оформлении. Добавьте недостающие реквизиты. Покажите, как правильно они должны оформляться.
Герб
Наименование организации
Директору завода «Спецжелезобетон»
В. А. Борисову
|
|
|
копия: главе администрации
К. К. Петрову
копия: начальнику ГНИ
по Тагинскому району
В. Ф. Антонову
Текст
Генеральный директор Подпись А. А. Петруненков
Печать
Герб
Адресат
В администрацию
Новосибирской области
Текст
Директор Доволенской
ИПС Д. С. Мовчан
3. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.
4. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.
ИТОГОВЫЙ ТЕСТ ПО КУРСУ
ВАРИАНТ 1
1. Информация должна быть
а) достоверной;
б) современной;
в) всеобъемлющей;
г) доступной.
2. Система документации — это совокупность документов, применяемых:
а) в сфере управления;
б) в какой-либо сфере деятельности;
в) в данном учреждении;
г) в конкретном структурном подразделении.
3.Типовой формуляр документа — это совокупность реквизитов:
а) обязательных;
б) необходимых для данного вида документов;
в) расположенных в определенной последовательности;
г) постоянных.
4. По степени сложности документы бывают:
а) простые;
б) типовые;
в) индивидуальные;
г) действительные.
5. Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях — это функции:
а) группы контроля;
б) экспедиции;
в) архива;
г) группы по счету и регистрации корреспонденции.
6. Почтовый адрес в реквизите «адресат» указывается.
а) во всех документах;
б) разовому корреспонденту;
в) вышестоящим организациям;
г) органам власти и управления.
7. В случае отсутствия должностного лица при подписании документа
а) проставляется косая черта перед указанием должности;
б) проставляется предлог «За»,
в) проставляются слова «Зам.», «И.О.»;
г) ничего не проставляется.
8. В группу организационных документов не входят:
а) положения;
б) штатное расписание;
в) трудовой контракт;
г) устав.
9. На коллегиальной основе издаются:
а) постановления;
б) приказы по основной деятельности;
в) приказы по личному составу;
г) справки.
10. Проект приказа по личному составу готовится:
а) начальником канцелярии;
б) начальником отдела кадров;
в) юрисконсультом;
г) секретарем.
11. Служебные письма не имеют реквизита:
а) резолюция;
б) название вида;
в) ссылка на индекс и дату;
г) отметка об исполнителе.
12. Обоснование целей, причин издания приказа излагается:
а) в констатирующей части;
б) в основной части,
в) в распорядительной части;
г) в вводной.
13. Все пункты приказа вступают в силу:
а) одновременно;
б) могут иметь свои сроки;
в) выполняются поэтапно;
г) выполняются по степени важности.
14. Протоколы хранятся не менее:
а) 5 лет;
б) 10 лет;
в) 75 лет;
г) 100 лет.
15. Письмо, содержащее сообщение о каком-либо факте или мероприятии, пропагандирующее деятельность какой-либо организации, называется:
а) разъяснением;
б) информационным;
в) напоминанием;
г) гарантийным.
16. Документ, полученный по факсу:
а) обладает такой же юридической силой;
б) не обладает юридической силой;
в) обладает юридической силой, если имеется печать;
г) если имеется эмблема.
17. Прием на работу производится на основании:
а) распоряжения начальника отдела кадров;
б) личного желания работника;
в) личного заявления работника;
г) автобиографии.
18. Письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений называется:
а) трудовым контрактом,
б) коммерческим контрактом;
в) трудовым договором;
г) коммерческим договором.
19. При увольнении администрация обязана выдать трудовую книжку:
а) в день увольнения;
б) в семидневный срок;
в) в течение двух недель;
г) в течение двух месяцев.
20. Автобиография составляется с целью:
а) поиска работы;
б) при устройстве на работу;
в) установления личности;
г) завести трудовую книжку.
21. При определении объема документооборота подсчитывают:
а) только количество основных документов;
б) количество основных документов плюс количество копий;
в) раздельно основные документы и копии;
г) только количество копий и дубликатов.
22. Регистрация документов:
а) присвоение документу индекса и даты;
б) запись сведений о документе с проставлением индекса и даты;
в) запись сведений о документе в журнале или на карточке;
г) запись сведений о документе в электронной форме.
23. Виза на документе располагается:
а) от левого поля после реквизита «подпись»;
б) до реквизита «подпись»;
в) в левом верхнем углу документа,
г) в правом верхнем углу документа.
24. Письма предприятий должны быть исполнены в течение:
а) 5 дней;
б) 10 дней;
в) 15 дней;
г) 30 дней.
25. Целью контроля исполнения является:
а) исполнение вопроса по существу;
б) соблюдение сроков исполнения;
в) оба пункта;
г) нет правильного ответа.
26. Отвечает за качество исполнения документов:
а) руководитель;
б) начальник отдела кадров;
в) секретарь;
г) архивариус.
27. Каждая организация обязана иметь номенклатуру:
а) типовую;
б) индивидуальную;
в) примерную;
г) трафаретную.
28. Номенклатура дел утверждается:
а) руководителем учреждения;
б) экспертной комиссией вышестоящей организации;
в) Госархивом;
г) ВНИИДАД.
29. Толщина каждого тома не должна превышать количество листов:
а) 250;
б) 300;
в) 350;
г) более 350.
30. После завершения делопроизводственного года при необходимости выдачи сотрудникам отдельных документов:
а) разрешается их выдача, при этом ставится лист-заместитель;
б) выдается дело целиком (ставится карта-заместитель);
в) выдача не разрешается;
г) выдается дело на один день.
31. Экспертиза ценности документов проводится:
а) в один этап;
б) в два этапа;
в) в три этапа;
г) в четыре этапа.
32. На дела с истекшими сроками хранения составляют:
а) опись;
б) перечень;
в) акт;
г) договор.
ВАРИАНТ 2
1. Термин «документ» для документоведов обозначает:
а) способ доказательства;
б) источник сведений;
в) результат отображения фактов, событий;
г) исторический источник.
2. Стандартизация:
а) процесс установления и применения образцов, эталонов;
б) процесс применения унифицированных форм документов;
в) процесс установления правил обработки документов;
г) процесс регистрации документов.
3. Формуляр-образец:
а) совокупность реквизитов расположенных в определенной последовательности для данного документа;
б) совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности для данного вида документов;
в) совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности для данной системы документации;
г) совокупность обязательных реквизитов.
4. По месту составления:
а) внутренние;
б) личные;
в) официальные;
г) секретные.
5. На бланках организаций с воспроизведенным Государственным гербом эмблема:
а) может помещаться в некоторых случаях;
б) не может помешаться;
в) может помещаться в обязательном порядке;
г) может помещаться по усмотрению организации.
6. Допускается не указывать заголовок:
а) ко всем документам;
б) к документам формата А5;
в) к документам определенного вида;
г) к документа формата А4.
7. Заверительную отметку при снятии копии с наиболее важных документов.
а) заверяют печатью;
б) не заверяют печатью;
в) заверяют подписью директора;
г) заверяют подписью главного бухгалтера.
8. Устав юридического лица утверждается:
а) органами государственной власти;
б) учредителями;
в) вышестоящей организацией;
г) акционерами.
9. В констатирующей части распорядительного документа:
а) приводятся мотивы его издания;
б) приводятся конкретные меры по его реализации;
в) поясняется содержание отдельных положений основного документа;
г) содержится изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
10. Документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, содержащий выводы и предложения автора, называется:
а) служебной справкой;
б) служебной запиской;
в) докладной запиской;
г) объяснительной запиской.
11. Правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые или специальные стороны деятельности учреждений, называется:
а) Положением;
б) Инструкцией;
в) Указанием;
г) Уставом.
12. Визирование приказа оформляется
а) до подписания;
б) после подписания;
в) во время подписания;
г) нет правильного ответа.
13. Прием на работу главного бухгалтера обозначается термином:
а) назначить;
б) принять;
в) перевести;
г) командировать.
14. Документ, поясняющий положения плана, отчета, называется:
а) служебной справкой;
б) объяснительной запиской;
в) служебной запиской;
г) служебное письмо.
15. Печатью удостоверяются:
а) письма-подтверждения;
б) письма-приглашения;
в) гарантийные письма;
г) письма-претензии.
16. Приказы по основной деятельности оформляются на бланках:
а) общих;
б) трафаретных;
в) должностных;
г) для писем.
17. Личное дело работника заводится на основании наличия:
а) приказа по личному составу;
б) трудовой книжки;
в) в бухгалтерии лицевого счета по заработной плате;
г) резюме.
18. Трудовая книжка впервые заводится:
а) в течение семи дней;
б) в день начала работы;
в) в течение месяца;
г) в течение полугода.
19. Личная карточка заводится на работников, принятых на работу:
а) постоянную;
б) временную;
в) постоянную и временную;
г) в органах.
20. Свои пожелания о должности и сфере деятельности работник указывает:
а) в автобиографии;
б) в резюме;
в) в заявлении;
г) в приказе по личному составу.
21. Учет объема документооборота ведется с целью:
а) корректировки загрузки подразделении и работников;
б) для предоставления отчета в вышестоящую организацию;
в) для предоставления отчета в бухгалтерию;
г) для предоставления отчета в администрацию.
22. Для получения оценки содержания документа органами экологического надзора требуется:
а) визирование;
б) согласование;
в) обе процедуры;
г) утверждение.
23. Ответственными за исполнение документа в целом считаются:
а) все указанные в резолюции лица;
б) человек, чья фамилия указана первой;
в) человек, чья фамилия указана второй;
г) человек, чья фамилия стоит последней.
24. Договор на поставку товаров должен быть подписан и возвращен не позднее:
а) 5 дней;
б) 10 дней;
в) 15 дней;
г) 20 дней.
25. Формы организации контроля исполнения:
а) журнальная;
б) карточная;
в) смешанная;
г) индивидуальная.
26. Дело — это документы:
а) по одному вопросу или участку деятельности;
б) одного структурного подразделения;
в) с одинаковым сроком хранения, помещенные в одну обложку;
г) по личному составу.
27. Разработка номенклатуры должна проводиться:
а) в течение всего года;
б) в четвертом квартале года;
в) в первом квартале года;
г) в третьем квартале года.
28. Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется:
а) унификацией;
б) систематизацией;
в) формированием;
г) стандартизацией.
29. Дела учебных заведений формируют:
а) за календарный год;
б) за период обучения;
в) за учебный год;
г) за три года.
30. По требованиям органов суда и прокуратуры:
а) разрешается изъятие самого документа;
б) снимается и выдается заверенная копия;
в) не разрешается изъятие самого документа;
г) не разрешается снимать и выдавать заверенную копию.
31. Экспертная комиссия действует:
а) постоянно (в течение года);
б) в конце года при проведении экспертизы;
в) периодически (раз в квартал);
г) выбирается в начале четвертого квартала.
32. Дела постоянного срока хранения сдаются в архив:
а) по описи;
б) по перечню;
в) по номенклатуре;
г) по ведомости.
ВАРИАНТ 3
1. Документ выступает:
а) как предмет труда;
б) как результат труда;
в) как оба понятия;
г) нет правильного ответа.
2. В систему организационно-распорядительной документации не входят:
а) организационные документы;
б) финансовые документы;
в) нормативные документы;
г) документы по кадрам.
3. По способу фиксации документы бывают:
а) графические;
б) типовые;
в) сложные;
г) служебные.
4. Делопроизводство рассматривает унифицированную систему:
а) финансовой и отчетной документации;
б) организационно-распорядительной документации;
в) банковской документации;
г) отчетно-статистической документации.
5. Эмблема организации:
а) заменяет наименование организации;
б) заменяет изображение герба;
в) облегчает поиск документа;
г) представляет на международных выставках.
6. Если приложение к документу сброшюровано, то количество листов:
а) не указывается;
б) указывается;
в) указывается в исключительных случаях;
г) указывается по инициативе отправителя.
7. Юридическую силу документу придает:
а) гриф согласования;
б) гриф утверждения;
в) резолюция руководителя;
г) виза согласования.
8. Нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы, называются:
а) положением;
б) уставом;
в) инструкцией;
г) штатным расписанием.
9. В распорядительных документах не рекомендуется употреблять:
а) обеспечить;
б) улучшить;
в) возложить;
г) разработать.
10. Документ, составленный несколькими лицами для подтверждения фактов или событий, называется:
а) справкой;
б) докладной запиской;
в) служебной запиской;
г) актом.
11. Решение принимается на основе:
а) единоначалия;
б) коллегиальности;
в) устного распоряжения администрации;
г) документа вышестоящей организации.
12. Поощрение работников по результатам деятельности отмечается:
а) приказом по основной деятельности;
б) приказом по личному составу;
в) распоряжением;
г) актом.
13. При прекращении контракта с начальником отдела внутренней охраны используется слово:
а) уволить;
б) освободить;
в) перевести;
г) заменить.
14. Документ о доходах физического лица за год называется:
а) справкой;
б) личной доверенностью;
в) ведомостью;
г) описью.
15. В начале текста телеграммы указываются цифрой индексы:
а) инициативного документа;
б) данной телеграммы;
в) предприятия связи;
г) ответного документа.
16. Инструкция по делопроизводству утверждается:
а) вышестоящей организацией;
б) специальным распорядительным актом;
в) руководителем структурного подразделения;
г) архивным учреждением.
17. Заявление рекомендуется оформлять на листе бумаги формата:
а) А4;
б) А5,
в) A3,
г) А6.
18. В трудовую книжку запись о повышении разряда:
а) вносится;
б) не вносится;
в) вносится в исключительных случаях;
г) вносятся по просьбе работников.
19. Личные карточки хранятся:
а) в личном деле сотрудников;
б) в отдельной картотеке;
в) у самих сотрудников;
г) в кабинете директора.
20. Документооборот — это движение документа:
а) с момента создания до исполнения или отправки;
б) с момента получения или создания до исполнения и подшивки в дело;
в) с момента создания или получения до исполнения или отправки;
г) с момента получения до исполнения, отправки или сдачи в архив.
21. Отметка о поступлении документа не проставляется:
а) на приложениях к документу;
б) на извещениях;
в) на документах с пометкой «конфиденциально»;
г) на служебных письмах.
22. Распоряжение руководителя по выполнению задач, изложенных в документе, называется:
а) инструкцией;
б) заверением;
в) резолюцией;
г) указанием.
23. Типовые сроки исполнения документов определены:
а) в ГСДОУ;
б) в ГОСТе;
в) в Перечне документальных материалов;
г) в Перечне типовых управленческих документов.
24. Отметка об исполнителе содержит:
а) должность и фамилию;
б) должность, фамилию и телефон;
в) фамилию, имя, отчество и телефон;
г) должность и телефон.
25. Наиболее рациональной формой организации контроля исполнения являются:
а) карточки на бумажной основе;
б) карточки в электронной форме;
в) умелое сочетание этих двух форм;
г) личный контроль.
26. Классификационный справочник, определяющий порядок распределения документов в дела, называется:
а) номенклатура;
б) опись;
в) стандарт;
г) акт.
27. Документы временно действующих комиссий в номенклатуру:
а) включаются;
б) не включаются;
в) по усмотрению администрации;
г) по рекомендации работника архива.
28. Порядок формирования дел изложен:
а) в ГОСТе;
б) в Перечне документальных материалов;
в) инструкции по делопроизводству;
г) акте приема-передачи.
29. Распорядительные документы формируются:
а) по видам;
б) по хронологии:
в) по видам и хронологии;
г) по рассматриваемым вопросам.
30. Если все сотрудники должны иметь возможность ознакомления с документами в электронной форме, вводится пароль:
а) для чтения;
б) для полного доступа,
в) для частичного доступа;
г) не вводится.
31. Экспертную комиссию возглавляет:
а) руководитель или его заместитель;
б) представитель ведомственного архива;
в) секретарь;
г) менеджер.
32. Судебные и следственные дела и дела по личному составу сдаются:
а) по одной описи;
б) по разным описям;
в) по сводной описи;
г) по накладной.
ВАРИАНТ 4
1. Унификация обозначает:
а) процесс согласования документов;
б) выбор оптимального числа форм и разновидностей документов;
в) процесс установления и применения систем документации;
г) процесс визирования документов.
2. Реквизитом называется:
а) элемент официального документа;
б) элемент любого документа;
в) информационная основа документа;
г) элемент определенного документа.
3. По наименованию документы бывают:
а) письменные;
б) письма;
в) акустические;
г) индивидуальные.
4. По форме организации делопроизводства различают системы:
а) официальную;
б) обязательную;
в) смешанную;
г) распорядительную.
5. Дата не входит составной частью в реквизит:
а) гриф утверждения;
б) гриф согласования;
в) виза;
г) адресат;
д) резолюция.
6. На документах, составленных комиссией, указываются:
а) должности конкретных лиц;
б) распределение обязанностей;
в) роль в составлении документа;
г) фамилии участников.
7. Бланк — это:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится информация об организации-авторе;
б) стандартный лист бумаги с постоянными и переменными реквизитами;
в) документ, содержащий постоянную информацию об авторе;
г) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся постоянные реквизиты организации-автора.
8. Подзаконные акты, касающиеся конкретного вопроса или отдельного случая, называются:
а) решения;
б) распоряжения;
в) постановления;
г) приказ.
9. Констатирующая часть распорядительного документа:
а) является обязательной;
б) не является обязательной;
в) является обязательной в исключительных случаях;
г) является обязательной на усмотрение руководителя организации.
10. При подписании акта должности лиц:
а) указываются;
б) не указываются;
в) указывается должность председателя комиссии;
г) указывается должность присутствующих членов комиссии.
11. В тексте распоряжения применяется слово:
а) приказываю;
б) обязываю;
в) предлагаю;
г) возлагаю.
12. Приказы о командировках за границу, связанные с расходованием валютных средств, должны храниться:
а) 3 года;
б) 10 лет;
в) 25 лет;
г) 75 лет.
13. Ход обсуждения вопроса повестки дня указывается:
а) в полном протоколе;
б) в кратком протоколе;
в) в стенографическом отчете,
г) выписка из протокола.
14. Ссылка на индекс и дату заполняется в письмах:
а) инициативном;
б) гарантийном;
в) ответном;
г) рекламном.
15. Текст служебной телеграммы:
а) заверяется печатью;
б) не заверяется печатью;
в) достаточно подписи составителя;
г) достаточно подписи главного бухгалтера.
16. При нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму минимальных окладов:
а) до 10;
б) до 70;
в) до 100;
г) до 250.
17. Домашний адрес, паспортные данные указывают в заявлении:
а) об увольнении;
б) о переводе на другую работу;
в) о приеме на работу;
г) о командировании.
18. В случае заполнения трудовой книжки выдается:
а) дополнительная книжка;
б) дубликат;
в) вкладыш;
г) справка.
19. Личный листок по учету кадров заполняет:
а) сотрудник отдела кадров;
б) поступающий на работу;
в) юрист;
г) главный бухгалтер.
20. Объем документооборота:
а) количество документов, проходящих через учреждение за год;
б) количество входящих, исходящих и внутренних документов;
в) количество документов, проходящих через учреждение за определенный период времени;
г) количество документов, проходящих через учреждение за квартал.
21. Передача документов на рассмотрение руководству должна осуществляться:
а) до регистрации;
б) после регистрации;
в) после исполнения документа;
г) не рассматривается руководителем.
22. Внутреннее согласование оформляется:
а) визированием;
б) грифом согласования;
в) грифом утверждения;
г) резолюцией.
23. Жалобы на неправильные действия и распоряжения финансовых органов должны быть рассмотрены в течение (со дня получения):
а) 5 дней;
б) 10 дней;
в) 15 дней;
г) 30 дней.
24. На документе, подлежащем размножению, отметка об исполнителе располагается:
а) только на лицевой стороне документа;
б) только на обратной стороне документа;
в) может быть на лицевой и обратной сторонах д
|
|
|
