 |
Теоретические сведения: Создание таблиц и работа с ними
|
|
|
|
|
|
| 
|
| Рис. 75. Вставка таблицы, способ 1 | Рис. 76. Вставка таблицы, способ 2 |
В таблицу можно преобразовать и текст. Для этого необходимо выделить данный блок текста, Вставка → Таблица → Преобразовать в таблицу и указать параметры таблицы:
Рис. 77. Преобразование текста в таблицу
В результате получим:
Рис. 78. Результат преобразования текста в таблицу
Как только информация аккуратно занесена в таблицу, можно будет её переупорядочивать, оформлять и обрабатывать, также можно перемещать ячейки, строки и столбцы, изменять высоту строки или ширину столбца, объединять или разбивать ячейки. Все эти опции доступны на вкладке Макет:
Рис. 79. Команды для работы с таблицами на вкладке Макет
Но прежде чем переформатировать какую-то часть таблицы, необходимо выделить эту часть.
Чтобы выделить:
¨ ячейку - установите указатель мыши точно возле левого края внутри требуемой ячейки и щелкните левой кнопкой мыши.
¨ столбец - установите указатель мыши у линии сетки над выделяемым столбцом и. щелкните левой кнопкой мыши
¨ строку - установите указатель мыши точно у левого края первой ячейки строки (снаружи) и щелкните левой кнопкой мыши.
¨ несколько строк и столбцов - выделите строку или столбец; перемещайте мышь, не отпуская её кнопку, чтобы выделить дополнительные строки или столбцы.
|
|
|
¨ всю таблицу - кнопка 
, которая появляется над левым верхним углом таблицы, если указатель мыши находится внутри таблицы.
На вкладке Конструктор можно выбрать стиль оформления таблицы, границы и/или заливку всей таблицы или отдельных ее фрагментов (ячеек, столбцов, строк):
Рис. 80. Команды для работы с таблицами на вкладке Конструктор
Задание №5 Слияние
Цель задания: освоение средств автоматизации работы с типовыми документами
Задание
1. Создайте и сохраните поздравительную открытку с Новым годом или любым другим праздником, содержащую рисунки, текстовые эффекты, текст поздравления, а также вашу подпись (фамилия, имя, номер группы, курс, факультет). Используйте получившуюся открытку в качестве основного документа для слияния.
2. Создайте источник данных (список получателей) со следующими полями: обращение, имя, отчество, фамилия, город, адрес. Для регистрации источника данных воспользуйтесь пунктом меню Рассылки ® Выбрать получателей ®Ввести новый список.
Используя кнопку Настройка столбцов, удалите ненужные столбцы. Добавьте столбец Отчество. Используя кнопку Вверх, поместите его после столбца Имя.
Рис. 81. Настройка списка адресов
3. Заполните не меньше 10 строк. Обязательно сделайте несколько строк с другими городами (не Саратов). Заполнив одну строку, нажмите Создать запись. По окончании ввода всех записей, нажмите ОК. Появится окно диалога для сохранения файла получателей. Сохраните его на свой сетевой диск с именем Адреса.
4. Отредактируйте основной документ (вставьте поля слияния). Откройте документ. Установите курсор в то место, где должно быть обращение, имя и отчество конкретного получателя, выберите Рассылки ® Вставить поля слияния и в выпадающем списке полей выберите нужные поля. Не забывайте ставить между ними пробел, а в конце восклицательный знак. Измените цвет и начертание вставленных полей.
|
|
|
5. Сохраните основной документ. Внимание! В этом документе общий текст и ИМЕНА полей слияния (Рис. 75):
Рис. 82. Вид Основного документа
6. Выполните слияние: Рассылки ® Просмотр результатов.
Рис. 83. Просмотр результатов слияния
7. Если все получилось правильно, завершите слияние: Рассылки ®Завершить слияние ®Объединить записи ® все ®ОК
Рис. 84. Завершение слияния
В результате появится новый документ со стандартным именем Письма1, в котором будут поздравления всем получателям. Этот файл можно сохранить под этим или любым другим именем.
8. Подготовьте конверты для рассылки. В новом документе (пустом) выполните Рассылки ®Начать слияние ® Конверты. Заполните обратный адрес. Если использовать кнопку Блок адреса, получим вариант заполнения адреса, отличный от принятого в России:
Рис. 85. Подготовка Конверта для слияния
поэтому в область адреса получателя вставьте поля слияния в привычном порядке:
Рис. 86. Расположение полей слияния в области адреса получателя
9. Создайте конверты для иногородних получателей.
Теоретические сведения
О применении слияния
Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.
С помощью слияния можно создавать следующие документы.
Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным.
Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными.
Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты. Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию.
Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.
Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра.
|
|
|
Для слияния используются элементы вкладки Рассылки.
При слиянии используется следующая терминология:
Основной документ - документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.
Источник данных - файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.
Поле слияния - поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия.
Составной документ - документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.
Технология работы
1. Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ.
2. Создайте источник данных. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Outlook и т.д., содержащие организованные данные.
3. После подготовки основного документ и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.
4. Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния). Вместо наименования полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр объединенных документов.
5. Слияние можно выполнить в новый документ. В результате получим документ, который содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела. Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.
|
|
|
|
|
|
