Забудьте о мелочах. Как стать эффективнее: применяем правило 80/20

Забудьте о мелочах

У вас высокие стандарты. И, честно говоря, вы наверняка работаете намного лучше других. Вы делаете больше, вы внимательнее, вы аккуратнее – и это замечательно, когда можно работать в привычном ритме.

Но что происходит, когда сроки поджимают, когда работы больше, чем часов в сутках? Если у вас несколько задач, а вы в состоянии выполнить лишь их часть? Как с этим справиться?

Допустим, вы должны составить предложение для предполагаемого клиента. Время истекает в 17: 00 в пятницу. Клиент несколько раз предупредил, что позже этого срока он даже не будет смотреть эти документы. Босс попросил вас заняться этим только недавно, так что вам остается меньше трех часов на подготовку предложения с «нуля», что обычно занимает у вас шесть часов. Как вы поступите?

Я консультирую достаточно много людей с высоким уровнем добросовестности, которые еле справляются с рабочей нагрузкой. Они столь щепетильны в работе, что не пропустят в документе ни одной опечатки или невыровненного абзаца. Но когда очень много дел, нужно расставлять приоритеты. Иногда лучше сделать работу «просто хорошо», чем подводить клиента, преподавателя, друга или коллегу.

Я консультировал Анушку, очень добросовестную управляющую, которая перешла на работу, связанную с основанием нового подразделения в инженерной фирме. Через три недели она возненавидела свою работу. Ей было некогда составить план, потому что все свое время она проводила на встречах. У нее было по 20–30 встреч каждую неделю, иногда одновременно, и это занимало 30–40 часов в неделю. Коллеги так хотели вовлечь ее в жизнь компании, а она так боялась отказаться, чтобы не показаться замкнутой и недружелюбной.

Я помог ей понять, что большинство встреч не способствовали достижению поставленных ею целей. Через год руководство компании будет оценивать ее по качеству работы команды, которую она создала, и количеству денег, которые она заработала для компании, а не по количеству встреч, на которых она присутствовала. Так что мы вместе расставили приоритеты: сократили ее график, отказались от некоторых встреч и освободили время для работы над планом для ее нового отдела.

Что касается других встреч, она объяснит коллегам, что сможет прийти ненадолго, а потом уйдет, когда разберется в сути. Да, некоторых такое ее решение сначала покоробило, зато она высвободила в своем графике время для создания бизнес‑ плана, набора команды и поиска новых клиентов. В итоге деньги, которая она заработала для компании, доказали правильность ее подхода.

Научитесь расставлять приоритеты. Проанализируйте свой график и сосредоточьтесь исключительно на том, что вы обязательно должны сделать. Только так вы сможете стать по‑ настоящему эффективным.

Как стать эффективнее: применяем правило 80/20

Какое отношение к вашей эффективности имеют недвижимость, сбор гороха и итальянский экономист?

На самом деле самое прямое. В XIX веке итальянский экономист Вильфредо Парето определил, что 80 % недвижимости в Италии принадлежит всего 20 % ее жителей. Он также отметил, что 80 % урожая гороха в его саду дают 20 % гороховых стручков. Отсюда мы получаем знаменитый принцип Парето, правило 80/20, согласно которому 80 % результата получается от 20 % вклада.

Скорее всего, это верно и в отношении того, как вы проводите время. Из дел, которые вам надо завершить в течение дня, только часть действительно  важна. Не будем спорить, какой процент представляет собой эта часть – чуть больше или чуть меньше 20 %. Смысл в том, что некоторая часть дел важнее остальных.

Допустим, вы должны в короткий срок собрать свой чемодан перед отпуском или командировкой. Конечно, вам хотелось   бы взять с собой отглаженные рубашки и спокойно обдумать, что может понадобиться еще. Но есть дела и поважнее: проверить билет, паспорт и, возможно, документы для поездки. Это те 20 %, которые имеют значение.

Допустим, вам нужно написать отчет для клиента. В этом случае лучше потратить время на то, чтобы отметить ключевые моменты и информацию, чем на оформление. Лучше предложить клиенту основную суть и голые факты, чем вообще ничего.

У всех нас очень мало времени и много дел, и мы должны научиться отделять важное от просто срочного. Мы должны сосредоточиться на том, что необходимо   сделать – что принесет наибольшую выгоду, в отличие от того, что больше всего привлекает наше внимание.

Вы уже составляете перечень дел на день? Если нет, то стоит начать именно с этого. В конце каждого дня напишите список задач на следующий день. Конечно, многие из ваших дел важны, но некоторые имеют решающее значение. Именно эти задачи больше всего повлияют на рабочий день, карьеру, жизнь. Так какие это задачи? Можно подчеркнуть их, нарисовать звездочку, выделить шрифтом, по крайней мере, в голове, если не на бумаге.

Определите приоритеты на завтрашний день. Привыкайте делать это по отношению ко всей своей работе и всем задачам в жизни. В течение дня пересматривайте свои приоритеты. Когда вам поручают новое задание, оцените его – это «необходимо сделать» или всего лишь «желательно сделать, если появится время». Если вы решите, что новая задача критически важна и ее необходимо выполнить, то одно из других обязательных дел придется вычеркнуть из перечня.

Не пытайтесь втиснуть все больше и больше работы в один день. Смысл распределения приоритетов заключается в том, чтобы выполнить несколько наиболее значимых задач, то есть примерно 20 %, от которых на 80 % зависит успех дела.