 |
Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы Помните, больше одной страницы никто не станет читать.
|
|
|
|
Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.
Стандартное деловое письмо в самом полном виде должно выглядеть следующим образом:
Письмо может быть отпечатано на стандартном бланке компании. В таком случае адрес отправителя представляет заглавную строчку в начале письма. Например:
Если адрес компании или отправителя не напечатан типографским способом, то этот адрес должен быть напечатан в правом верхнем углу письма.
Безусловно, Вы хотите скорее получить ответ на свое письмо. В таком случае будет полезно привести номер Вашего телефона, адрес Вашей электронной почты и домашней страницы, если таковая имеется. Золотое правило
В адресе не должно быть никаких знаков препинания. Верно как для GB, так и для US современных стандартов.
Здесь и далее везде сокращение GB соответствует стандартам Великобритании, а US - США.
Дата
Во избежание путаницы в датах, месяц в обоих случаях пишется полностью буквами и никогда цифрами.
Адрес получателя
Адрес получателя пишется в левой части письма после адреса отправителя и даты.
Если Вы знаете точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.
Если Вы не сумели найти имени адресата, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку "attention line".
Таким образом, "адресная" часть письма выглядит следующим образом:
Или так, если письмо пишется на бланке компании и Вы не знаете точного имени адресата:
Обращение
Любое письмо начинается с обращения к адресату. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности.
|
|
|
Чем точнее адрес и имя получателя, тем скорее Вы получите ответ.
Различие в пунктуации обращения
В настоящее время деловая переписка идет по пути упрощения стиля и стандартов. Это особенно заметно в обращении без знаков пунктуации. Обращаться Mrs принято к замужней даме.Ms - более нейтральное и современное обращение к даме, семейное положение которой Вам не известно.
Окончание, подпись
При подготовке письма необходимо принять во внимание, что в английском языке обращение обязательно подразумевает вполне определенное окончание письма.
Ниже приведены стандартные пары обращение-подпись.
Dear Mr Smith
Dear Ms Smith
Dear Mrs Smith
| Dear Mr. Smith:
Dear Ms. Smith:
Dear Mrs. Smith: 
|
Если Вы в начале письма обращаетесь к адресату по имени, то закончить письмо нужно обязательно словами Yours sincerely (GB)/Sincerely yours (US). Если Вы не знаете имени адресата и обращаетесь нейтрально Dear Sir/Madam и т.д., то в конце письма должно стоять Yours faithfully (US/GB).
Если это Ваше не первое письмо к корреспонденту, и за время переписки у вас установились отношения более, чем просто формальные, допустимо в конце написать
| Дословный перевод (калька) с русского | Так пишется по-английски |
| Dear Mr Smith, dear Mrs Smith | Dear Mr and Mrs Smith |
| Dear Mary and Bruce | Dear Mary and dear Bruce |
| We refer to your application of June 9 | We are writing with reference to your application of June 9 |
| Further to my fax of March 1, I am enclosing a list of:.. | Further to my fax of March 1, I send you hereunder: |
| Dear Mr Winston Ms Smith will arrive at 3 am on am on flight:.. | Dear Mr Winston I am writing to inform you that flight no: Ms Smith will be arriving at 3 Dear Mr Winston This is to confirm that Ms Smith be arriving at 3 am on flight no: |
| We refer to your letter of August 19 which we received today | We are writing with reference to your letter of August 19, which we received today Thank you for your letter of August 19, which we received today |
| Due to an internal reorganisation we inform you of a change of address of the above mentioned department, | We are writing to inform you of the change of address for the above mentioned department. Which is due to internal reorganisation. |
| Please note the change of address of the above mentioned department, due to internal reorganisation. | |
| We refer to your last letter and confirm | With reference to your recent letter, we would like to confirm |
| I wish to invite you to a dinner with us on August 19, when you are in Moscow | I am writing to ask whether you would like to have dinner with us on August 19, when you are in Moscow. |
| I wish to invite you to a dinner with us you on August 19, when you are in Moscow I am writing to ask whether would like to have dinner with us on August 19, when you are in Moscow. | |
| As you asked in your phone call, we are sending you the forms necessary to apply for a study grant | Further to our telephone conversation on August 19, we are enclosing the forms necessary to apply for a study grant. |
| We were very sorry to your get letter of August 19 complaining about: | Thank you for your letter of August 19 in which you: |
| Dear Ms Stuart Enclosed are 5 copies of the above mentioned paper. | Dear Ms Stuart I am enclosing 5 copies of the above mentioned paper. |
| In the meantime, I remain with kindest regards | Kind regards |
| Hoping you receive your checks soon, I remain | I look forward to hearing of the safe arrival of your checks. |
| We hope your checks arrive soon | |
| We remain at your disposal for further any questions. | If you have any further questions, please do not |
| My colleague and I are at your disposal, should you have any further question. | |
| Awaiting your most appreciated answer, from you | We look forward to hearing we remain: |
| Hoping that the above clarifies your questions, we remain: | We hope that this has answered your questions satisfactorily. |
| Hoping that the above has clarified everything for your. | |
| I look forward to hearing from you soon, I remain | I look forward to hearing from you. |
| We look forward to seeing you soon, I remain:. | I look forward to hearing from you. |
| We look forward to seeing you. | We look forward to seeing you. |
| Meanwhile, I send you my best regards. | Best regards, |
| Hoping to have been of assistance, I remain, | I hope I have been of assistance. |
| Yours sincerely, | Hoping to have been of assistance. |
| Looking forward to meeting you, | Looking forward to meeting you. |
| We kindly ask you to let us know your instructions as soon as possible. | We would be grateful if you could let us know your instructions as soon as possible. |
| Please could you let us know your instructions as soon as possible? | |
| Thanking you in anticipation, | Thanking you in advance, |
Тема письма (сообщения)
|
|
|
Subject line
Эта строка информирует получателя письма о содержании последнего.
Приложение Encl
Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например, боршюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта, Ваше резюме и т.п., то в последней строчке должно быть указано
Можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце Encl Encl. или как Encls. Все три возможности считаются допустимыми.
Если Вы обязательно хотите непременно указать, какие именно дополнительные материалы приложены к письму, то в этом случае строчка приложения выглядит так:
|
|
|
Отправить копию Сс:
Команда Сс: Ms Ann Smith после строчки приложение Encl: означает, что копия письма будет послана Ms Ann Smith.
Таким образом, в самом полном виде образцовое письмо должно выглядеть следующим образом:
Безусловно, в Вашем письме могут не понадобиться некоторые частности, как, например, входящий и исходящие номера, копия или приложение. В таком случае вы безболезненно выбрасываете все ненужное из плана оформления письма с сохранением порядка и пунктуации оставшихся частей. Рассмотрите приведенные ниже примеры различных деловых писем. Обратите внимание, что каждое письмо составлено применительно к каждому конкретному случаю.
Некоторые специальные почтовые отправления
Ниже приведены знаки специальных почтовых отправлений. Это полезно знать, чтобы понять, какой почтой Вам пришло письмо и какой почтой посылать ответ.
Air mail – отправить авиа почтой.
EXPRESS – срочная доставка. Для таких целей пользуются услугами как государственных экспресс – компаний, так и частных. В этом случае на почтовом отправлении указана компания, осуществляющая доставку. Обычно для доставки срочных материалов существуют гарантированные сроки. В случае невыполнения сроков доставки почтовая компания, в принципе, обязана оплатить стоимость пересылки и издержки, вызванные неполученим почтового отправления в гарантированные сроки.
Printed matter – печатные материалы, которые обычно отправляются по низким тарифам.
Registered mail – заказное письмо.
Special delivery – доставка курьером от почтового отделения.
Zip code = Postcode – номер почтового отделения.
. Цель письма. Текст письма. Общие правила.
В самом общем случае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу и пр.) и письма о предложениями купить (продукты, услуги и пр.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и пр.) можно отнести к производным или результатам писем первых двух категорий.
|
|
|
Поэтому и стратегия, и стиль таких писем различный. Наиболее трудным делом, конечно, является категория писем о продаже, т.к. продать что-то всегда намного труднее, чем купить.
Никогда не старайтесь перевести письмо дословно со своего родного языка на иностранный. Стандарты везде разные. Приготовьте банк данных из писем, по которым Вы учились, которые Вы получали, которые представляются вам образцовыми. Вам останется только адаптировать исходный текст к текущему моменту и получить готовое письмо.
2.1. Представление компании.
План письма с предложением сотрудничества, продуктов и услуг компании и пр. можно представить в следующем виде:
Деловое формальное письмо должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз! Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях и их надо строить!
1 Краткое представление вашей компании, продукта.
I am writing to you to introduce our company:
I am very pleased to introduce our company:
Further to our telephone conversation I am very pleased to write you more about our company and its products.
With reference to our telephone conversation of May 19 regarding the educational software I am very pleased to inform you:.
I am writing to you in connection with:
With reference to our telephone conversation this morning, I am writing to confirm:
I am writing to you regarding:
You may remember we met and exchanged addresses at the CeBIT'2000 in Hannover.
We are a company which imports tools for the industrial and do-it-yourself markets:...
2 Перечислять все достижения, преимущества вашей компании, продукта, сервиса, ваши личные нужно честно, без излишних преувеличений. Любую информацию можно легко проверить.
Перечисление основных достоинств, новшеств, преимуществ предлагаемого продукта, услуг.
This is a new reviewed edition including more than 20 new pictures:
3 Определение сегмента рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт.
Определение потенциальных потребителей.
Our customers are small entrepreneurs:
We are working for teens.
We suppose that our products will be of interest for young families and people with rather low income level.
4 Конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибуторской сети и пр.
We are particularly interested in long term working relations:
We are looking for German companies to create a chain of retailers.
In fact we are interested in license agreements only.
5 Если вы прилагаете образцы продукта, необходимо объяснить, какие это продукты из серии предлагаемых.
I am enclosing 5 copies of the software mentioned above.
Please find enclosed 3 units of the "Smart Styler" for evaluation.
6 Выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.
If there is any further information you require, please contact us.
We will be pleased to supply any further information you require.
Please do not hesitate to get in touch if you need any further information.
7 Закончить письмо стандартной фразой, выразить надежду на сотрудничество.
|
|
|
Hope to hearing from you soon.
We look forward to hearing from you.
We look forward to doing business with you.
We would be grateful for an early reply.
Hope for future cooperation.
Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы Помните, больше одной страницы никто не станет читать.
|
|
|
