 |
Электронная почта. Общие правила.
|
|
|
|
Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях "зашиты" дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге.
Общение всякого рода и электронная деловая переписка, в частности, выявляет то, что называется "culture" или "cultural differences". Под этим подразумеваются культура и еще больше традиции, присущие данному народу, социальному уровню и даже области бизнеса. Будьте готовы к тому, что американец может довольно быстро перейти на почти неформальный уровень общения, что никак не говорит в пользу того, что Ваш бизнес для него является приоритетным, просто у них "так принято". Европейцы же, кроме итальянцев, напротив, будут держать дистанцию просто "до последнего", и тоже по той же причине. Они не хуже и не лучше, они все разные и у каждого народа существует свое время установления неформальных отношений.
Как вести себя и какой стиль общения выбрать, чтобы не чувствовать себя "бедным родственником" или не выглядеть неучтивым партнером? Наверное, наиболее оптимальным будет эволюционное или постепенное развитие отношение от строго формальных к более неформальным.
|
|
|
Следует, однако, помнить, что, Вы пишете деловые письма от лица Вашей компании, а не личные послания. Поэтому и стиль, и форма таких быстрых сообщений, по крайней мере в начале переписки, должны быть выдержаны в официальном стиле.
Кроме того, следует особо подчеркнуть, что Ваше электронное сообщение, прежде чем попасть в почтовый ящик адресата, путешествует по многим серверам и доступно вниманию многих людей и даже спецслужб разных стран. Поэтому при работе с электронной почтой будет полезно следующее.
Обращение.
Обращение остается таким же, как и в разделе 2. Если Вы имели личную встречу с вашим партнером и называете друг друга по имени, можно обращаться просто Dear Mary, Dear Ann, Dear Peter и т.п. Если Вы никогда не встречались с Вашим корреспондентом, избегайте фамильярности и не рискуйте, называя просто по имени незнакомого Вам человека. Если же Ваш партнер проявил инициативу и подписал свое сообщение просто своим именем, то в Вашем ответе вам следует обратиться к нему по имени, т.е. Dear Peter, Dear Nick и т.д.
Подпись.
Очень полезно будет приготовить автоматическую стандартную подпись и с указанием вашей должности в компании, от имени которой Вы ведете переписку. При помощи сервисных возможностей Вашего компьютера эту стандартную подпись можно использовать автоматически в каждом Вашем электронном сообщении. Не забудьте в Вашей подписи указать все возможные ссылки на сайты Вашей компании. Это упростит Вашему партнеру процесс получения информации о компании, ее продуктах, новостях, о Вас лично. В последнее время в подписи после всех официальных титулов можно встретить слоган – пословицу, остроумное высказывание и пр. неинформативное с точки зрения бизнеса сообщение. Такие "нагрузки" можно объяснить попытками самовыражения и "очеловечивания" виртуального информационного пространства, в котором Вам приходится работать. Будьте осторожны, выбирая себе подобное "украшение" к официальной подписи. Если Вы все же решились на подобное нововведение, лучше обратиться к соответствующим первоисточникам (словарям, справочникам и т.п.), дабы грамотно подобрать и выписать текст. Согласитесь, что исковерканное содержание вкупе с грамматическими и орфографическими ошибками произведет неизгладимое отрицательное впечатление на Вашего партнера.
|
|
|
Отдельно хотелось бы рассмотреть вопрос использования смайликов и прочей неинформативной атрибутики электронной почты. Вопрос использования смайликов – дело вкуса и Вашей потребности "разрядить" сухое виртуальное общение, однако, если исходить из положения, что Вы пишете свои послания в рабочее время, которое оплачивает Ваш работодатель, пользуетесь электронной почтой тоже за счет Вашей фирмы, то внесение любого рода "мусора" означает, что Вы сознательно пускаете по ветру казенные деньги. Вряд ли Ваш партнер будет особенно рад, если Ваше сообщение, "разукрашенное" различного рода музыкально-световыми эффектами, потребует час времени на полную загрузку в почтовый ящик, заблокирует последующие важные и срочные сообщения, потребует специальных усилий для его уничтожения. К тому же следует помнить, что на различных серверах установлены различные пропускные фильтры на длину сообщений. Пропускная способность фильтров варьируется от 1 до 3-4 Мбайт. Представьте себе, что у Вашего фильтра пропускная способность 4 Мбайта, а у почтового сервера Вашего адресата всего 1 Мбайт. Это означает, что ориентируясь на свой фильтр Вы можете послать сообщение с картинками и музыкой, которое просто заблокирует почтовый сервер партнера. О последствиях лучше не думать. В действительности, ничего нового в этих украшениях нет. В обычных письмах можно пользоваться специальной красивой почтовой бумагой и однотипным конвертом, красочными наклейками (существенно дешевле и настолько же примитивнее), но в отличие от электронной почты, такое письмо не вынуждает получателя делать дополнительные усилия для его получения и прочтения. Поэтому сто раз подумайте:
|
|
|
– о Вашей репутации,
– о реакции Вашего партнера,
– о реакции Вашего руководства, обнаружившего, что Вы убили целый рабочий день, выискивая в Интернете подходящую картинку и музыку, прежде чем загружать электронную почту заведомым мусором.
Содержание.
Содержание Вашего сообщения должно соответствовать Вашей должности и той мере ответственности, которую Вы несете. При этом полезно с самого начала выяснить с Вашим руководством, на какой ряд вопросов Вы имеете право отвечать, и что остается за рамками Вашей компетентности. А также, какие действия Вы должны предпринять, если к Вам пришел вопрос, выходящий за эти рамки.
Тоже самое относится к сообщениям, которые Вы получили как "скопированное сообщение" для рассылки всем членам рабочей группы. Не стоит сразу стараться ответить на такое сообщение. Возможно, что Вам оно было прислано только для ознакомления, а не для прямого контакта с партнером. В таком случае лучше соблюсти иерархию отношений в компании и вначале поинтересоваться у Вашего непосредственного начальника, нужно ли Вам отвечать на полученное сообщение. Не стоит также в переписке со своим непосредственным партнером демонстрировать свою особенную осведомленность в делах компании и проекта, обсуждать вопросы, выходящие за рамки Вашей компетенции и, что еще хуже, давать необоснованные и нереалистичные обещания. Помните, что Вашему партнеру ничего не стоит отправить Ваше оригинальное сообщение (команда Forward Message) Вашему шефу для выяснения подробностей и причин Ваших заявлений.
Полезные мелочи.
К полезным мелочам электронной переписки можно отнести такие новшества, как вставка комментариев >, использование специальных сервисных функций для копирования сообщений, полученных в Ваше отсутствие по указанному Вами адресу, возможность рассылки оригинального и полученного сообщений всем членам рабочей группы, выкладывание необходимой информации в режимах ftp, URL и т.д.
|
|
|
Комментарии, которые обозначаются символом >, позволяют шаг за шагом ответить на все заданные вопрос в режиме "вопрос-ответ".
Копирование. Все известные почтовые программы позволяют не только направить полученное Вами сообщение по другому или другим адресам, но также отправить Ваше оригинальное сообщение нескольким адресатам.
Скрытое копирование. В отличие от обычной почты, у электронной почты есть свое "невидимое" преимущество. Это команда BCc, которая позволяет послать копию письма так, что основной получатель об этом не догадается.
Изменение адреса. В случае, если Вы по каким-то причинам отсутствуете на своем рабочем месте и не можете срочно ответить на поступившие сообщения, полезно использовать сервисную функцию Вашей почтовой программы, которая автоматически будет отправлять все полученные сообщения по другому или другим адресам в течение заданного периода времени. При этом Ваша почтовая программа пошлет Вашему корреспонденту сообщение о том, что Вы временно отсутствуете на рабочем месте и ответите по возвращении.
URL, ftp режимы позволяют пользователям оставлять и получать большие объемы информации по указанным адресам вПриложенный файл. Attached file.
В случае, если Вы хотите послать длинное и важное по смыслу сообщение, аккуратно приготовьте его отдельным файлом и пошлите, как приложенный файл (attached file). При этом не забудьте указать в тексте основного сообщения, что ниже следует приложенный файл.
Please find attached file with some information about:
Please find attached file with our new proposals concerning:
Subject. Тема сообщения.
В силу того, что электронными письмами можно обмениваться несколько раз в день, полезно указывать в строке Subject тему вашего сообщения. Это поможет вам быстро отыскать нужное письмо в вашем архиве, если понадобится.
Важность.
В некоторых случаях, когда Вам надо срочно получить ответ на свой сообщение, можно использовать команду Важность и установить более высокий приоритет на свое сообщение. При этом адресат получит Ваше сообщение с красным восклицательным знаком, что укажет на повышенный приоритет последнего. По умолчанию используется обычная степень важности.
Жаргон
В разных областях бизнеса существует свой определенный жаргон, зачастую мало понятный для непосвященных. Особенно это касается программистов и компьютерщиков. Жаргон этот постоянно обновляется и расширяется, что делает последний порой почти неудобоваримым. Поэтому здесь полезно проявить волю и не дать затащить себя на "минное поле" опасных экспериментов с иностранным языком. Берите инициативу в свои руки и пишите лаконично, понятно, информативно. Избегайте поелику возможно жаргона и вульгаризмов. Пользуйтесь формулой KISS!
|
|
|
Безусловно, при непрерывном общении с партнером по бизнесу по электронной почте рано или поздно Ваши отношения станут более неформальными. Однако и здесь требуется проявить и деликатность, и сдержанность.
Неформальный образ общения допустим в следующих случаях:
Ваш партнер по бизнесу проинформировал вас,что он/она уходит в отпуск и вы хотите пожелать ему хорошо его провести.
Have a nice time!
Have a nice vacation!
Обычно принято поздравлять партнеров по бизнесу с Рождеством и Пасхой. Независимо от того, посылает ли Ваша компания официальное поздравление или нет, не забудьте в свое последнее перед почти недельными каникулами сообщение добавить строчку:
Merry Christmas and Happy New Year!
Happy Eastern!
Если Ваш партнер сообщил Вам о каком-то личном событии, обязательно поздравьте его или выразите свои соболезнования в зависимости от ситуации.
Запомните несколько основных выражений, которые помогут Вам быстро и информативно написать ваше сообщение.
I would appreciate if you (о чем вы хотите попросить вашего партнера).
Please inform me about:
Could you send me please:
Could you supply this information please?
Apart from the above:
It goes without saying:
In this connections:
As to:
The matter is:
The point is:
In my opinion:
I cannot accept your point of view for the following reasons:
In accordance with contract:
Moreover:
Nevertheless:
Therefore:
First of all:
In fact/Actually
Besides:
|
|
|
