 |
Глава 1. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. октябрьска в законодательных и нормативных актах
|
|
|
|
Введение
Грамотное составление и обработка документов на современном этапе развития общества - актуальны. Четкая организация документирования - залог высокой эффективности в любой деятельности. Важным является то, что "неграмотные" документы снижают авторитет подписавшего их должностного лица или организации, в которой они составлены; ставят под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документы с ошибками способны превратиться в своего рода "бомбу замедленного действия": рано или поздно содержащиеся в них неверные и неточные сведения могут быть использованы и нанесут юридическому, физическому лицу существенный вред. Так, к примеру, неправильно составленный протокол судебного заседания затрудняет проверку дела в кассационном порядке и в порядке судебного надзора.
При создании документов следует помнить о качестве написания текста, о рациональном использовании специальной лексики, сокращений, языковых формул и стандартных фраз. Выполнение этих требований предаст документам должную убедительность, обеспечит их полноту, ясность, лаконичность и точность.
В Российской Федерации правосудие функционирует независимо от законодательной и исполнительной власти и имеет строго очерченную в Конституции РФ и особых законах компетенцию. В соответствии со ст.118 Конституции РФ правосудие в Российской Федерации осуществляется только судом.
Данное дипломное сочинение посвящено изучению порядка ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.
Данная тема актуальна на современном этапе, т.к. правильное составление и оформление документов, образующихся в деятельности суда, располагает к правильному пониманию сущности документа.
|
|
|
Объектом исследования является городской суд города Октябрьска Самарской области.
Предметом исследования является особенности ведения общего и судебного делопроизводства городского суда.
Исследования, посвященные непосредственно теме документирования деятельности городских судов, встречаются крайне редко.
Первая группа исследований посвящена работам таких авторов как:
А.Г. Чернявский "Правоохранительные органы Российской Федерации", где представлен научно-практический комментарий на основе Конституции РФ и иных нормативных правовых актов трудового законодательства и описаны функции суда. А в труде В.И. Батюка "Правоохранительные органы", на основе Федеральных законов и Постановлений Правительства РФ изложена характеристика Судов Российской Федерации, а в частности характеристика деятельности и полномочия городских и районных судов. М.А. Викут "Гражданский процесс России", учебник написан на основе гражданского процессуального кодекса РФ с учетом внесенных в него изменений. Рассмотрены вопросы структуры, содержание современного гражданского судопроизводства: принципы гражданского права, состав суда, доказательства, производство в суде 1 инстанции. В.А. Самин "Делопроизводство в судах", в настоящем издании рассматривается инструкция по делопроизводству в районном суде. В инструкции приведены формы документов, а также правила их составления, заполнения, рассылки и хранения.
Следующая группа исследований направлена на изучение работы с документами в издании Кузнецовой Т. В "Секретарское дело". Издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов. Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. Рассматриваются способы документирования. Нормативно-методическая база делопроизводства, способы документирования, организация работы с документами и образцы документов рассматриваются в издании Т.В. Кузнецовой "Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" и сборнике "Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы".
|
|
|
В справочном издании М.В. Стенюкова "Справочник по делопроизводству" собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.
Статья Кузнецовой Т.В. "Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря" описывает цель организации контроля, операции включающие контроль исполнения документов и сроки исполнения документов.
Существует еще одна группа исследования Сокова А.Н., в статье " Перспективы развития правил оформления управленческих документов" описывает состав типовой документации в управленческой деятельности, действующую нормативно методическую базу ДОУ и ее недостатки.
Правила заполнения личной карточки (форма Т-2) подробно описывается в статье журнала Кадры предприятия юристов Трухановича Л.В. и Щур Д. Л "Заводим личную карточку".
Установление трудовых правоотношений между работником работодателем закрепляется оформлением трудового договора. Правила заключения трудового договора описывается в статье журнала Кадры предприятия Покровской М.А. и. Строговича Ю.Н. "Заключение трудового договора".
Правила составление протокола судебного заседания описано в нескольких статьях журнала "Российская юстиция", а именно: в статье Львовой Е. и Паршруткина В. "Недостоверный протокол судебного заседания - не доказательство". В статье Наниева А. "Точный протокол укрепит доверие к суду" и в статье Фомина М. "Протокол судебного заседания: прошу данный вопрос и ответ на него отразить дословно".
|
|
|
При исследовании этой литературы можно отметить, что данная тема плохо изучена.
Целью данной работы является изучение порядка ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьск Самарской области.
Для достижения этой цели необходимо выполнение следующих задач:
определить функции, структуру порядка ведения делопроизводства в городском суде;
проанализировать законодательно - нормативную базу документирования деятельности суда;
определить правовое регулирование деятельности документирования деятельности суда;
проанализировать порядок оформления управленческой, судебной и кадровой документации;
рассмотреть технологию работы с документами;
проследить организацию работы с обращениями граждан;
разработать положение о кадровой службе;
спроектировать должностной регламент на секретаря суда.
При написании данной дипломной работы использовалась нормативно - правовая база: Конституция Российской Федерации, которая устанавливает судебную систему в Российской Федерации[1]. Уголовный Кодекс Российской Федерации[2], Трудовой кодекс Российской Федерации[3], Гражданский процессуальный кодекс[4], Гражданский кодекс[5].
Федеральный Конституционный Закон Российской Федерации "О судебной системе Российской Федерации"[6].
Федеральный Закон "О государственной гражданской службе в Российской Федерации"[7], Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"[8], Закон РФ "О языках и народов Российской Федерации"[9], Закон РФ "Об электронной цифровой подписи"[10].
Постановления Правительства Российской Федерации, которые используют в своей работе сотрудники аппарата городского суда города Октябрьска Самарской области: постановление "О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству"[11], постановление "О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора"[12], постановление "О соблюдении Судами Российской Федерации процессуального законодательства при рассмотрении уголовных дел в первой инстанции"[13], постановление "О применении Судами Российской Федерации законодательства, регламентирующего назначение мер уголовного наказания"[14], постановление "О судебном решении"[15], постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"[16] и многие другие.
|
|
|
Также использовалась нормативно - методическая база: инструкция по судебному делопроизводству[17], правила внутреннего трудового распорядка[18], штатное расписание суда[19]. Законодательная и нормативно - методическая база городского суда города Октябрьска рассматривается в 1 главе данного дипломного сочинения.
С целью совершенствования документирования деятельности городского суда автором применялись различные методы и способы.
Для более полного представления о состоянии объекта, а также значимость для моего диплома, проводилось предпроектное обследование суда. Обследованию подлежали функции задачи, структура суда, структура делопроизводственной службы, ее задачи, функции и штаты; состав и структура документов суда, их оформление и содержание; организация работы с документами; организация текущего хранения документов.
При проведении предпроектного обследовании использовались методы изучения документов, моделирования структуры, графический метод, метод сравнения, непосредственное наблюдение, метод опроса служащих и др.
Изучению подлежали законодательные и нормативные материалы о создании, задачах и функциях суда, штатное расписание.
Первоначальным шагом на этапе обследования был сбор исходных данных, показывающих картину документирования деятельности городского суда. В процессе сбора материала возникла необходимость их систематизации.
Для наглядного представления и анализа структуры суда применялся графический метод исследования, в ходе которого составилась организационно-структурная схема.
Метод сравненияиспользовался для сопоставления данных с целью выявления черт сходства или различия между ними, т. е оформление документации в соответствии с требованиями ГОСТов, типовой инструкцией. Соответствует ли документирование требованием законодательных и нормативно-методических документов.
Исследуя формы документов суда, применялся метод формулярногоанализа.
Наряду с документационными материалами источником для исследования послужили личные наблюдения. Непосредственное присутствие в городском суде при прохождении преддипломной практики позволило визуально фиксировать происходящие процессы и условия труда. Появилась возможность не только собрать необходимый исходный материал, разобраться лично, но проверить и уточнить данные, полученные другими методами.
|
|
|
Метод опроса (интервьюирования) позволил проверить, уточнить и дополнить данные, полученные другими методами. На основе метода опроса выявился перечень операций, выполняемых делопроизводителями, выяснились мнения сотрудников об условиях труда, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе.
Сведения, полученные в ходе исследования делопроизводства, анализировались аналитическими методами, заключающимися в обработке и изучении накопленной информации. Результаты обследования являются исходным материалом для последующего совершенствования документирования деятельности суда.
С учетом основных направлений совершенствования документирования деятельности городского суда, на основе выявленных в ходе обследования недостатков, предлагается оргпроект должностной регламент на секретаря суда и положение об отделе кадров.
В соответствии с поставленными задачами данная работа состоит из введения, трех глав, заключения списка источников и литературы и приложений.
Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, степень изученности, методология исследования, характеристика использованных источников и литературы.
В первой главе рассматриваются: структура, функции и задачи деятельности городского суда; законодательные акты и нормативно-методическое обеспечение деятельности суда; правовое регулирование деятельности городского суда г. Октябрьска, документы, возникающие в деятельности суда.
Во второй главе рассматривается: состав и оформление управленческой, кадровой и судебной документации, образующейся в деятельности суда.
В третьей главе была рассмотрена технология работы с документами и особенности ведения делопроизводства по обращениям к гражданам, разработки документы, которые помогут усовершенствовать делопроизводство в суде.
В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.
В приложении приведены некоторые документы суда и документы, разработанные с целью совершенствования делопроизводства и документооборота.
В моем дипломе не рассмотрена бухгалтерия, так как эта структура не относится к делопроизводству суда.
Глава 1. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. октябрьска в законодательных и нормативных актах
Законодательное и нормативно - методическое обеспечение документирования деятельности суда и порядок работы с документами.
Судебная система Российской Федерации устанавливается Конституцией Российской Федерации. В соответствии со ст.118 Конституции РФ правосудие в Российской Федерации осуществляется только судом. [20]
Уголовный Кодекс Российской Федерации устанавливает основание и принципы уголовной ответственности, определяет, какие опасные для личности, общества и государства деяния признаются преступлениями, и устанавливает виды наказаний и иные меры уголовно - правового характера за совершение преступлений. [21] Трудовой кодекс Российской Федерации, принятый Государственной Думой 21 декабря 2001, содержит нормы, права и положения по документам сферы трудовых правоотношений[22]. Гражданский процессуальный кодекс, который регулирует гражданский процесс, устанавливает состав суда, состав лиц участвующих в деле, состав и структуру иска и др. [23]
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский Кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других важных прав. [24]
Федеральный Конституционный Закон Российской Федерации "О судебной системе Российской Федерации"[25], является базовым правовым документом при написании данного дипломного сочинения и в нем определен статус суда в Российской Федерации.
Федеральным Законом "О государственной гражданской службе Российской Федерации"[26], ФЗ "О порядке рассмотрения общений граждан", устанавливаются правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации.
Следует также отметить ряд постановлений Российской Федерации, которые используют в своей работе сотрудники аппарата городского суда города Октябрьска Самарской области: постановление "О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству"[27], постановление "О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора"[28], постановление "О соблюдении Судами Российской Федерации процессуального законодательства при рассмотрении уголовных дел в первой инстанции"[29], постановление "О применении Судами Российской Федерации законодательства, регламентирующего назначение мер уголовного наказания"[30], постановление "О судебном решении"[31] и многие другие.
Нормативно - методическую базу делопроизводства в городском суде города Октябрьска составляет совокупность законодательных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения документов.
В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по документационному обеспечению управления оказались рассеянными по многим правовым и нормативным актам.
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы деятельности. Уголовный кодекс Российской Федерации установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Трудовой Кодекс Российской Федерации установил государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей[32].
Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"[33] регулирует отношения, возникающие для осуществления права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
Закон РФ "О языках и народов Российской Федерации"[34], Закон РФ "Об электронной цифровой подписи"[35] - целью настоящих Федеральных законов является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Закон "О государственной тайне"[36] - регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации, постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"[37], постановляет установить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Постановление правительства РФ "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности"[38]. Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"[39].
Основным нормативно - методическим документом в деятельности городского суда города Октябрьска является инструкция по судебному делопроизводству[40], которая определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районном суде, обязательная для всех работников суда.
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда.
Задачи и функции отдела делопроизводства, обязанности, права и ответственность начальника отдела делопроизводства регламентируется положением об отделе делопроизводства.
Обязанности, права и ответственность работников отдела делопроизводства определяются их должностными регламентами, утвержденными председателем суда.
Прием граждан в суде производиться в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, утвержденными председателем суда.
В своей деятельности работник канцелярии, который занимается также кадровой документацией руководствуется следующими, законодательным и нормативно - методическим обеспечением:
Трудовой кодекс Российской Федерации[41] устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, а также документы, издаваемые в случае оформления приема, перевода, увольнения, отпуска.
Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в деятельности государственного управленческого аппарата передаются на хранение в государственные архивы.
Кроме законодательных и нормативно - правовых актов, документирование кадровой деятельности и работа с документами кадровой службы городского суда города Октябрьска базируется на целом ряде нормативно-методических документов.
Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 собрания актов Президента и Правительства РФ[42] - устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Он создавался как составная унифицированной системы организационно - распорядительной документации и представлял собой основу для унификации документов этой системы. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) [43].
Унифицированные формы документов включены в Альбом форм[44], который является на сегодняшний день действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов.
В кадровой службе городского суда, при оформлении документов, используются следующие классификаторы:
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) [45], который предназначен для использования при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров. Классификатор содержит наименования и коды информации, которая традиционно присутствует во многих кадровых документах (анкеты, личные карточки): пол, возраст, гражданство, национальность, языки народов РФ и иностранные языки, степень знания языков, состояния в браке и др.
Канцелярия городского суда г. Октябрьска, в лице главного специалиста несет ответственность за правильное ведение трудовых книжек и за их сохранность. Основным подзаконным актом, определяющим всю работу с этими документами, является инструкция о порядке ведения трудовых книжек. В настоящее время действует Инструкция, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 02 августа 1985 г. № 252. Однако следует учитывать, что в последующие годы в нее вносились изменения и дополнения, которые опубликованные в официальных изданиях[46].
Основные правила работы архивов организаций[47] - главный нормативный документ, используемый в городском суде, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и в архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу.
Подготовка документов и сдаче в архив включает в себя оформление обложки каждого дела. Требования к составу информации, обязательно помещаемой на обложке, и порядок ее расположения закреплены специальным государственным стандартом ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительного хранения. Типы, разновидности, технические требования[48].
Нормативным документом, устанавливающим сроки хранения, является "Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций с указанием сроков хранения[49]".
Для единого порядка ведения организационно-штатной работы, основанном на строгом исполнении федеральных конституционных законов, федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных актов Верховного Суда Российской Федерации и Судебного департамента была разработана инструкция по организационно - штатной работе в Федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента.
Деятельность кадровых служб, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким кругом разработок самых различных министерств и ведомств. В их числе законодательные и нормативно-правовые акты, а также нормативно-методические документы регламентирующие правильный подбор и использование кадров - "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров[50]" с изменениями на 20 июня 2002 года.
Таким образом, существующая законодательная и нормативно-правовая база, регулирующая деятельность суда и судебное делопроизводство представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня - правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта. Нормативно-правовая и законодательная база является основой для правильной работы городского суда г. Октябрьска и для ведения делопроизводства в нем. Но конечно же как и в любой организации, в городском суде г. Октябрьска требуют еще доработки, так как существуют маленькие недочеты.
|
|
|
