 |
Оформление управленческой документации
|
|
|
|
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. (см. Приложение 2).
К организационно - правовым документам в городском суде города Октябрьска относятся штатное расписание, должностные регламенты работникам, правила внутреннего распорядка рабочего времени, инструкция по ведению делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.
Так как форма штатного расписания унифицирована ОКУД (форма Т - 3), эта форма применяется в городском суде г. Октябрьска. Документ визирует председатель суда, подписывает главный бухгалтер. Изменения в штатное расписание вносятся приказом председателя суда.
Анализ документа "Штатное расписание" предполагает, что данный документ оформлен правильно и соответствует всем требования и нормам, так как составляется на новой унифицированной форме, введенной в действие с 01 января 2004 года.
Такие инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по заполнению и ведению документов.
Инструкция оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный №; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования; отметка о наличии приказа.
|
|
|
Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами.
Подписывается инструкция главным специалистом, а утверждается председателем городского суда г. Октябрьска. Должностные регламенты определяют функции, права и обязанности сотрудников организации. В городском суде должностные регламенты разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием[59].
Анализ должностного регламента на секретаря суда предполагает, что в левой части документа отсутствует реквизит "Наименование организации", являющийся автором документа, который должен соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.
Не указан реквизит "дата документа". Датой документа является дата его утверждения. Реквизит должен быть проставлен после реквизита "наименования вида документа".
После реквизита "дата документа", примерно через 1 интервал, указывается регистрационный номер документа. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
В ненадлежащей зоне расположения и места составления проставлен реквизит "заголовок к тексту". Заголовок к тексту проставляется после даты и регистрационного номера документа и включает в себя краткое содержание документа.
Гриф "утверждения документа" и "подпись" расположены в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30.2003.
Анализ документа показал, что должностной регламент не оформлен полностью, так как отсутствует реквизит "визы согласования". Документ должен быть согласован с секретарем судьи, и после ознакомления с нею работника, оформлена отметкой об ознакомлении следующим образом: " С инструкцией ознакомлен, секретарь суда, личная подпись и дата подписания."
|
|
|
Рассматривая должностной регламент на секретаря суда можно увидеть, что текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда, перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения, перечень вопросов, по которым секретарь суда участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений, показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.
Должностной регламент необходим для четкого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях, следовательно, документ должен разрабатываться грамотно, с соблюдениями всех норм и правил составления и оформления. Анализ показал, что регламент нуждается в совершенствовании.
Председатель городского суда города Октябрьска наделяется правом издания распорядительных документов.
Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты: полное наименование суда, наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов); дата подписания акта и его регистрационный номер; наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего акт.
Распорядительные документы, подписанные председателем городского суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии[60].
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед судом получая максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируются деятельность суда, зависят результаты работы организации.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, касаются совершенствования организационной структуры суда, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными и иными ресурсами.
|
|
|
Для оформления организационно-распорядительных документов, которые включены в ОКУД,[61] в городском суде применяется ГОСТ Р 6.30-2003 который является важнейшим регламентирующим нормативным документом, в дальнейшем сохранит свое практическое значение и будет иметь повсеместное распространение[62].
Важное значение среди распорядительных документов имеют приказы. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности городского суда.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности суда, его материально - техническое обеспечение, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги А4, с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа "Проект". Заголовок является обязательным реквизитом приказа, и отвечать на вопрос "О чем?".
Распоряжение - правовой акт, издаваемый председателем суда, его заместителями для разрешения оперативных вопросов.
Анализ распоряжения председателя городского суда г. Октябрьска "О создании комиссии для списания испорченных и сданных бланков служебных удостоверений" (Приложение 2.1), выявил ошибку по оформлению. Подпункты данного распорядительного документа были пронумерованы римскими цифрами.
Классификация должностных инструкций по личному составу в городском суде составляет:
назначение работника на должность, освобождение от должности, перемещение по службе;
вынесение поощрения, наложение дисциплинарного взыскания;
премирование работников и выплата единовременных денежных вознаграждений;
приобретение работником или повышение им квалификации, присвоение разряда, классности;
предоставление отпуска, перемена фамилии и другие случаи.
Изменение основных персональных данных работника или содержания трудового договора также сопровождается изданием приказа.
|
|
|
Приказы служат основанием для внесения в трудовые книжки работников, в учетные и другие документы соответствующих записей.
В приказе по личному составу нет вводной части слова "Приказываю". Приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия). (Приложение 2.2)
Документы организационно-правового характера, входят в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и соответственно подлежат должной регламентации.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в городском суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы. Анализ документов свидетельствуют, что в состав справочно-информационных документов городского суда г. Октябрьска входят: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.
Записки оформляется на стандартном листе бумаги и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направление его в дело.
Протокол оформляется на бланке суда и имеет следующие реквизиты: наименовании организации, вид документа, дата заседания, регистраицонный номер протокола, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заявление оформляется на трафаретном бланке и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф. И.О. председателя, текст, дату, подпись служащего и ее расшифровка, визы, резолюции, отметка об исполнителе и направлении в дело.
Телеграмма составляется на специальных типографских бланках и имеет следующие реквизиты: наименование организации, указание категории, отметку о виде, подпись, регистрационный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя. Письма оформляют на бланке письма с нанесением всех необходимых реквизитов.
Таким образом, анализ информационно - справочных документов показал, что все документы оформлены правильно в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003.
Можно сделать вывод, что функция "оперативное управление" в городском суде обеспечивается видами документов, относящимися к двум подсистемам. Во-первых, распорядительными документами, которые издают на основе единоначалия (приказ, распоряжение), на основе коллегиальности (протокол, решение).
По организационным, кадровым, финансовым вопросам, вопросам планирования, труда и т.д. председателем суда издаются приказы.
Но не во в всех документах оформлено все качество. Требует улучшение оформление документов, не во всех делах присутствуют письма и заявления, до сих пор не сданы в архив дела 2004 и 2005 года.
|
|
|
