Электронные таблицы в процессе оценки и обработки результатов исследований

Длинные надписи (тексты), вылезающие за границу ячейки, будут видны полностью, если справа от них — пустые ячейки. Но стоит туда что-нибудь ввести — и Excel урежет надпись. А вот длинное число программа урежет, даже если справа от ячейки пусто. В этом случае можно изменить ширину столбца, установив указатель мыши на правую границу в заголовке столбца (указатель примет форму черного крестика). После этого необходимо, нажав на клавишу мыши, переместить границу влево или вправо и отпу­стить клавишу — метод «Drag-and-Drop». Подобным же образом можно изменить высоту строки, но для этого необходимо устано­вить указатель мыши на нижнюю границу в заголовке строки (ука-Катель примет форму черного крестика) и переместить границу верх или вниз.

Если вы хотите задать ширину столбца (в символах) или высоту строки (в пунктах), выделите хотя бы одну ячейку в столбце или строке, затем выберите команду Формат ► Столбец > Ширина... или Формат ► Строка ► Высота... и в соответствующем диалого­вом окне укажите необходимое значение ширины (высоты).

По окончании ввода программа Excel автоматически выравни­вает текстовые данные по левому краю, а числовые — по правому. С помощью клавиш на панели инструментов Форматирование дан­ные любой ячейки можно выровнять слева, справа, по центру. Кроме операций с отдельными ячейками можно работать с груп­пой таких ячеек, называемой диапазоном. Для проведения данной операции нужные ячейки необходимо выделить (выбрать). Выб­ранная группа ячеек выделяется на экране: их содержимое ото­бражается белым цветом на черном фоне, а вся группа выделен­ных ячеек обводится толстой рамкой.

Проще всего выделить прямоугольную область, то есть ячей­ки, попадающие в определенную область столбцов и строк. Для

^ Железняк 113

этого надо перевести указатель мыши на ячейку в одном из углов выбираемой области, нажать на левую клавишу мыши и, не от­пуская ее, протянуть указатель в противоположный угол области. После отпускания клавиши мыши все ячейки в прямоугольнике выделяются. Цвет первой ячейки не меняется, что свидетельству­ет о том, что она является текущей.

Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольни­ка, например А1:С8; A2:D2; B1:B12.

Вместо протягивания мыши можно использовать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть по последней ячейке. Если последняя ячейка находится за пределами экрана, завершить операцию можно после прокрутки. При выборе больших диапазонов этот метод удоб­нее, чем протягивание.

Для выбора целых столбцов или строк можно использовать их заголовки, то есть кнопки с буквами А, В, С,... (для выделения столбцов) или с цифрами 1, 2, 3,... (для выделения строк).

Щелчок по пустой кнопке в левом верхнем углу рабочей обла­сти окна позволяет выбрать весь рабочий лист целиком.

Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу Ctrl, то можно добавлять новые диапазоны к уже выделенному. Этим при­емом можно создавать даже несвязанные диапазоны. Для снятия выделения достаточно щелкнуть по любой ячейке.

С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как и с выбранным фрагментом текста в программе Word. Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Нажатие на клавишу Delete приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек. Копи­рование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществ­лять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами — второй.

Для перемещения данных необходимо указатель мыши подвести к горизонтальной или вертикальной границе выбранной ячейки или диапазона (курсор превратится в стрелку) и, нажав на левую клавишу мыши, перетащить данные на новое место и отпустить клавишу мыши. При этом данные появятся на новом месте, а на старом исчезнут. Если же вы хотите скопировать данные в другое место, необходимо после превращения курсора в стрелку при под­ведении к горизонтальной или вертикальной границе ячейки (диа­пазона) нажать на клавишу Ctrl (возле стрелки появится мелкий плюсик, означающий, что мы будем делать копирование, а не пе­ремещение) и перетащить данные туда, куда вам нужно. В этом случае данные останутся на старом месте и появятся на новом.

Для более надежного контроля за операциями копирования и перемещения рекомендуется использовать специальное перетаски-

вание. В этом случае после выделения необходимой ячейки (диапа­зона) необходимо нажать на правую клавишу мыши, появится специальное меню, в котором можно выбрать конкретную вы­полняемую операцию. Копирование и перемещение ячеек (диапа­зона) можно осуществлять и через буфер обмена по командам меню: Правка > Копировать или Правка ► Вырезать. Для этой же цели можно использовать кнопки на панели инструментов Стан­дартная. Однако здесь следует предупредить о том, что операцию вставки нужно произвести сразу же после операции копирования или вырезания.

До настоящего момента мы не касались операции ввода фор­мул в ячейки, так как она в отличие от текста и чисел имеет свои особенности. Если ячейка содержит формулу, значит, эта ячейка вычисляемая, т. е. ее значение может зависеть от значе­ний других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают числовой результат. Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу, храня­щуюся в вычисляемой ячейке, надо выделить эту ячейку и по­смотреть в строку формул. Изменения в формулы вносят редак­тированием в этой строке.

Давайте посмотрим, как это делается, на примере создания и использования простых формул, связанных с арифметическими операциями. В Excel используются самые обычные знаки ариф­метических операций: «+» — сложение, «—» — вычитание, «•» — Шумножение, «/» — деление, «%» — процент и, наконец, «^л» (крышка) — возведение в степень. Для задания аргументов ис­пользуются уже известные нам знаки: «:» — интервал и «;» — перечисление (объединение). Порядок действий определяется имен­но так, как вас учили в школе. Можно использовать скобки, в том шсле и вложенные. Напомним еще раз, что формула должна на-гинаться со знака равенства, иначе она будет считаться текстом. Пример: = ((А1 + В3)/С4) • (D2- А5)+ В5^Л2.

Поставим курсор на ячейку А1 и введем число, например 4. После этого нажмем Enter, окажемся в ячейке А2 и введем цифру 6. В следующей ячейке (в нашем примере — A3) напишем форму-' для их суммирования (при вводе формулы в ячейку убедитесь, гго ваша клавиатура находится в режиме ввода латинских симво­лов): «= Al +A2» и нажмите Enter. Excel посчитает сумму и запишет ге в ячейку A3. При этом если мы изменим значение каких-либо *чеек, входящих в область суммирования, то автоматически изме­нится и результат. Подобным образом можно сосчитать сумму и по строкам. Однако при работе с большими массивами результатов Чанный способ суммирования не совсем удобен. Эту операцию лег­ко автоматизировать, используя стандартную функцию Excel —

кнопку суммирования (сигму) — на панели инструментов, ко­торая имеется только для операции суммирования. Например, вам необходимо найти сумму диапазона данных по столбцу с Al no A15. Для этой цели выполним следующие операции:

=> Установим указатель мыши над ячейкой А1;

=> Нажмем на левую клавишу мыши и, удерживая ее в этом положении, переместим указатель мыши до ячейки А15 включи­тельно, выделив таким образом диапазон ячеек Al: A15 (конечно, выделять можно и другими способами, описанными выше);

=» Щелкнем левой клавишей мыши по кнопке суммирования на панели инструментов Стандартная;

=> В ячейке А16 тут же появится вычисленная сумма.

Таким же образом можно найти суммы по различным стро­кам, выделив предварительно соответствующие строки. А как мож­но автоматизировать процесс суммирования, если вы хотите по­лучить суммы не отдельных столбцов или строк, а прямоугольной области, включающей несколько столбцов и строк? В этом случае в зависимости от того, что вы хотите получить, можно поступить следующим образом:

1. Для получения суммы по каждому столбцу заполненных ячеек выделим прямоугольную область, в которую входят эти данные (например, А1:А10; С1:С10), и нажмем на кнопку суммирования на панели инструментов. В результате получим суммы по каждому из столбцов (А, В, С), которые будут введены в свободные ячей­ки в конце каждого выделенного столбца (All, B11, СП).

2. Если необходимо подобным образом посчитать суммы по каждой строке, то, выделяя блок А1:С10, надо захватить и пус­той столбик D (A1:D10). Тогда при нажатии на кнопку суммиро­вания в столбце D окажутся суммы, вычисляемые по строкам. То есть для получения таких результатов при выделении прямоуголь­ной области необходимо захватить пустой столбец справа.

3. В случае, если вы хотите одновременно получить суммы по столбцам и строкам, то кроме блока с данными необходимо вы­делить пустой столбец справа и пустую строку снизу и нажать на сигму.

Остальные арифметические действия выполняются посредством ввода соответствующих формул. Поэтому попытайтесь, самостоя­тельно отредактировав формулу в ячейке A3 («=А1+А2») в приме­ре для суммирования, приведенном выше, выполнить операции умножения «=А1-А2», деления «А1/А2», вычитания «=А1—А2». Возведение в квадрат любого числа из ячейки производится пу­тем ввода формулы в пустую ячейку, например «=А1^Л2» и нажа­тия на клавишу Enter.

Вычисления, которые возможны в программе Excel, не огра­ничены простейшими арифметическими операциями. Программа позволяет использовать большое число встроенных стандартных

функций и способна выполнять весьма сложные вычисления: ма­тематические, статистические, финансовые и др. Для выполне­ния подобных работ используется Мастер функций, диалоговое окно которого открывается при нажатии кнопки на стандарт­ной панели инструментов.

В левом списке первого окна Мастера функций вы можете выб­рать категорию функций (например, статистические). В правом — имена всех функций, входящих в данную категорию, среди которых вы также выбираете необходимую (например, СРЗНАЧ — среднее арифметическое значение). После этого необходимо нажать на кноп­ку в окне ОК. Имя выбранной функции автоматически заносится в строку формул и открывается второе окно, требующее внесения соответствующих аргументов.

В качестве аргументов функции могут использоваться числа, адреса ячеек, диапазоны ячеек, арифметические выражения и функции. Например, СРЗНАЧ (А1:А8) рассчитывает среднее значение чисел, записанных в ячейках А1, А2,..., А8; МАКС (В1: В10) — определяет максимальное из чисел, записанных в ячей­ках Bl, C2,..., В10; КОРРЕЛ (А1:А8; В1:В8) - определяет коэф­фициент корреляции между двумя выборками, записанными в диапазонах ячеек А1:А8, В1:В8 и т.п.

Оформление таблиц. Вы уже представляете, как создать табли­цу, заполнить ее данными и заставить работать на вас (по-насто­ящему понять это можно, только поработав самостоятельно). С по­мощью разнообразных средств Excel можно оформлять таблицы по своему вкусу, поэтому остановимся на некоторых из них. На­пример, вы набрали заголовок таблицы в ячейке А1, а таблица имеет больший формат, заканчивается на столбце D, в связи с этим при печати заголовок не будет находиться по центру таблицы. Для того чтобы выровнять текст заголовка по центру всей табли­цы, необходимо выделить все ячейки, расположенные на ширине данной таблицы, например с Al no D1, и нажать на кнопку на панели инструментов Форматирование. При этом текст заго­ловка разместится по центру выделенного диапазона ячеек.

Очень часто возникает необходимость по-особенному располо­жить текст в ячейке (например, развернуть надпись по вертикали). Выделите эту ячейку (или группу ячеек) и выберите команду Формат ► Ячейки...

В появившемся окне щелкните по вкладке Выравнивание. С по­мощью этой вкладки можно как угодно расположить текст в пре­делах ячейки. При оформлении таблиц будет полезной функция Автоформатирование. Чтобы воспользоваться этой функцией, не­обходимо:

=> Выделить блок ячеек, который необходимо оформить по тому или иному шаблону;

=ф Выбрать команду Формат ► Автоформат...;

=> В появившемся диалоговом окне из раскрывающегося спис­ка Список форматов выбрать шаблон и нажать ОК.

Список шаблонов, предлагаемых в диалоговом окне автофор­матирования, сравнительно невелик, однако Excel позволяет вам «вручную» оформлять различные участки таблицы с помощью множества комбинаций линий и рамок различной формы (двой­ная линия, пунктир и т. п.). Для этого можно использовать либо панель инструментов, либо команду меню.

В первом случае необходимо:

1. Выделить блок ячеек, который надо оформить;

2. Щелкнуть по кнопке раскрывающегося списка рамок в пане­ли инструментов Форматирование;

3. Найти в этом списке пиктограмму с подходящим шаблоном обрамления.

Во втором случае надо выбрать команду Формат ячейки, а за­тем вкладку Рамка. На этой вкладке вы сможете выбрать форму линии (стиль), образующий рамку, а также расположение рамки относительно выделенного блока ячеек (замкнутый контур, сле­ва, сверху и т. п.). При этом линии раздела ячеек (сетку) можно предварительно убрать, пользуясь строкой меню Сервис > Пара­метры ► Вид. В появившемся окне необходимо щелкнуть по галоч­ке, напротив строки Сетка и нажать кнопку ОК. После этого все линии таблицы вы сможете оформить по своему вкусу, используя описанные выше способы.

Еще одна возможность, которую предоставляет Excel при оформ­лении таблиц, — это Сортировка. Часто возникает необходимость расположить данные в таблицах в определенном порядке: по воз­растанию или убыванию, если это числа, или расположить в ал­фавитном порядке, если в ячейках текстовый материал (списки, команды, города и т. п.). Для этого предварительно выделите столбик, данные которого вы хотите сортировать, и нажмите на одну из кнопок панели инструментов Стандартная (сор­ тировка по возрастанию — А—>Я) или сортировка по убы­ванию — Я -» А). Однако будьте внимательны при сортировке боль­ших массивов с данными. Например, если вы хотите отсортиро­вать антропометрические данные учащихся, расположенные следу­ющим образом: столбик А — фамилии и инициалы, столбик В — рост, столбик С — вес, столбик D — класс, то необходимо пред­варительно выделить всю таблицу и сортировку проводить по фа­милиям. В противном случае, если вы попытаетесь проводить сор­тировку по отдельным столбикам, данные таблицы перемешают­ся, и вы не будете знать, у кого какой рост, вес и т. д.

Построение диаграмм и графиков. Для более наглядного пред­ставления табличных данных часто используют диаграммы и гра­фики. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму,

основанную на ряде данных из электронной таблицы, и размес­тить ее в той же рабочей книге. Рядом данных называют группу ячеек в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаг­рамме можно отображать несколько рядов данных. Диаграмма пред­ставляет собой вставной объект на одном из листов рабочей кни­ги. Она может располагаться на том же листе, на котором нахо­дятся данные, или на любом другом месте. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обнов­лении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Проще всего строится диаграмма, если заранее выделить необ­ходимый фрагмент таблицы, причем хорошо, когда левый столбец содержит названия строк, а первая строка — названия столбцов. После этого для построения диаграммы обычно используется мас­тер диаграмм, запускаемый щелчком по кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Мастер диаграмм руково-дит процессом создания диаграммы и позволяет просматри- |0| вать ее на каждом шаге. На первом шаге работы мастера вы­бирают тип диаграммы из окна, которое появляется сразу после щелчка по кнопке Мастер диаграмм на панели инструмен­тов Стандартные (рис. 16).

Доступные типы диаграмм перечислены на вкладке Стандарт­ные. Для выбранного типа диаграммы справа указываются несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых сле­дует выбрать наиболее подходящий. Выбрав соответствующий тип

и вид, необходимо нажать на кнопку Далее первого диалогового окна Мастера диаграмм.

При выборе типа и вида диаграмм немаловажное значение при­обретает характер представленных в таблице данных. Excel позво­ляет выбрать один из 14 основных и 20 дополнительных типов диаграмм. Каждый из 14 основных типов диаграмм, предлагаемых Excel, предназначен для решения конкретных задач и эффектив­ного представления данных, несущих различную смысловую на­грузку. Поэтому постараемся здесь рассмотреть характерные типы диаграмм, позволяющих наиболее адекватно представить получен­ные результаты научных исследований.

Гистограммы, как правило, используются для анализа изме­нений различных показателей с течением времени. В таких ди­аграммах в качестве маркеров (графического элемента представле­ния точки данных, который зависит от вида диаграммы: на гистог­рамме это обычно прямоугольники, на круговой диаграмме — сек­торы и т. п.) используются вертикальные столбцы, обозначаю­щие величины конкретных показателей в определенный момент времени.

Линейчатые диаграммы аналогичны гистограммам, за исклю­чением того, что осью категорий является вертикальная ось (У), а осью значений — горизонтальная ось (X). Они удобны при сопос­тавлении значений различных показателей в определенный мо­мент времени, например показателей тестирования учащихся осе­нью или весной, позволяют подчеркнуть положительные или от­рицательные отклонения от некоторой величины. Этот тип диаг­рамм, как правило, не используется для представления измене­ний каких-либо величин по времени.

Графики отображают зависимость данных (ось Y) от величины, которая меняется с постоянным шагом (ось X). Поэтому они очень удобны при демонстрации тенденций изменения какого-либо показателя с течением времени. Например, ЧСС в течение урока. Обычно в графике нежелательно использовать данные более трех-четырех рядов измерений.

Круговые диаграммы позволяют показывать соотношения час­тей, которые в сумме составляют 100 %. Такие диаграммы можно построить только по одному ряду данных. Секторы круговой диаг­раммы можно выдвигать из общего круга, снабжать надписями или числами процентного соотношения.

Остальные типы диаграмм либо дополняют указанные выше, либо менее информативны, либо более трудны для восприятия, например лепестковые диаграммы.

Второе диалоговое окно Мастера диаграмм позволяет обеспе­чить правильность представления данных на диаграмме. В боль­шинстве случаев Excel правильно распознает, какие ячейки со­держат данные для горизонтальной оси категорий (X), какие —

для вертикальной оси значений (У). После выполнения соответ­ствующих операций во втором диалоговом окне нажмите на кнопку Далее, появится третье диалоговое окно.

В нем можно добавить названия диаграммы и осей, изменить либо удалить ось категорий, удалить ось значений, добавить либо удалить легенду, либо изменить ее расположение. Закончив эти операции, нажмите на кнопку Далее. Появится четвертое диало­говое окно — Мастер диаграмм. Выполнив операцию в этом окне, щелкните по кнопке Готово.

Есть еще один вариант создания диаграммы — автоматиче­ский. Для построения диаграммы этим способом достаточно выде­лить данные и нажать на клавишу F11. В этом случае Excel создаст диаграмму на отдельном листе диаграмм, используя тип, задан­ный по умолчанию.

Созданные диаграммы независимо от способа их построения можно редактировать и форматировать средствами Excel. Напри­мер, диаграмму можно перемещать или изменять ее размеры. Что­бы переместить диаграмму, выделите ее щелчком мыши. Вокруг области диаграммы появится рамка с черными квадратными мар­керами. Установите указатель мыши внутри рамки и, нажав на левую клавишу мыши, перетащите диаграмму на новое ме­сто. С помощью кнопок на панели инструментов Стандарт­ная диаграмму можно импортировать в другой документ, на­пример в документ, подготовленный в Microsoft Word. Для этого после выделения диаграммы необходимо нажать на кнопку вырезать или копировать на панели инструментов Стандартная, затем, открыв документ Word, с помощью кнопки вставить импортировать диаграмму в другой документ.

Чтобы изменить размер или пропорции диаграммы, поместите указатель мыши над маркером рамки, после чего указатель пре­вращается в двустороннюю стрелку, и, нажав на левую клавишу мыши, передвигайте маркер до достижения необходимого разме­ра рамки. Для удаления диаграммы ее следует предварительно выделить и нажать на клавишу Delete.

Готовую диаграмму, если она не совсем оправдала ваши ожи­дания, можно отредактировать: ввести недостающие или попра­вить существующие надписи, изменить цвет линий, фона, еди­ницы измерений и шага по осям и т. д. Для редактирования от­дельных элементов диаграммы их нужно предварительно выде­лить, подводя стрелку мыши и нажав на левую клавишу. Двойной Щелчок по любому элементу диаграммы перенесет вас в соответ­ствующее диалоговое окно. Щелкая правой клавишей мыши на выделенном элементе диаграммы, вы будете получать контекст­ное меню — для каждого элемента свое. Если требуется внести в Диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользовать­ся мастером диаграмм.