Управление в организационных системах

Элементами организационных систем (организаций) являются взаимодействующие коллективы людей, поэтому функционирование таких систем неразрывно связано с деятельностью человека, под которой понимается внутренняя (психологическая) и внешняя (физическая) активность человека, регулируемая задаваемой целью. Так как деятельность человека определяется задаваемой или формируемой целью, то функционирование организационных систем связано с управлением, т.е. с формированием и реализацией целенаправленных воздействий. Управление в организационных системах имеет свою специфику, определяемую разнообразием деятельности людей, обработкой больших массивов информации, принятием решений в условиях высокой неопределенности, отсутствием четких границ между управляющей системой и объектом управления, которые зачастую имеют сложную иерархическую структуру.

Все это приводит к необходимости использования новых понятий, таких как: «операция»; «этап»; «работа»; «процедура»; «задача»; «стадия»; «процесс»; «план»; «программа» и др., присущих организационным системам. Рассмотрим эти понятия в сравнении с понятиями процесса управления.

Операция – деятельность коллектива, направленная на достижение поставленной цели. Операция протекает с использованием материальных средств – ресурсов (орудия и предметы труда, технические системы, вооружение, материалы, сырье, энергия, транспорт, денежные средства), которые могут являться как элементами организационной системы, так и потребляться из окружающей среды в процессе выполнения операции. Одна организационная система может одновременно совершать несколько операций и соответственно у нее может быть несколько целей. Операцию всегда можно расчленить на отдельные частные операции, этапы и работы, которые связаны друг с другом определенными условиями, ограничивающими последовательность их выполнения, а также общими ресурсами организационной системы.

Этап (от франц. etape – промежуток времени, отмеченный каким-либо событием) – часть операции, завершающаяся достижением поставленной цели за конечный интервал времени, после чего ресурсы могут быть использованы для выполнения последующих этапов. Этапы образуют последовательность, при которой завершение предыдущего этана создает предпосылки для выполнения следующего этапа с более совершенной целью, приближающейся к конечной цели всей операции. Типичным примером являются этапы создания технической системы с конечной целью, направленной на повышение эффективности какого-либо процесса: разработка задания, научно-исследовательские работы, опытно-конструкторские работы, производство, эксплуатация. Этап включает отдельные работы, которые могут выполняться последовательно и параллельно. Для каждой работы на основе общей цели операции или этапа формируется частная цель, как правило, с конкретными количественными характеристиками желаемого результата и срока его достижения. Такую конкретную цель с дополнительными количественными характеристиками желаемого результата называют задачей.

Таким образом, задача – желаемый результат деятельности, достижимый за заданный интервал времени и характеризующийся набором количественных данных и параметров этого результата [68]. В итоге под работой будем понимать совокупность взаимосвязанных действий, направленных на решение задачи. Причем результат решения задачи может носить как материальный характер, связанный с преобразованием веществ, так и концептуальный характер, связанный с обработкой информации с целью составления отчетности, разработкой планов, написанием документации. В последнем случае задачу иногда называют процедурой.

Следует обратить внимание на относительность понятий «этап» и «работа»: этап может являться операцией так же, как отдельно взятые работы. Иногда отдельные последовательно выполняемые этапы и работы объединяют в стадии.

Стадия (от греч. stadion – мера длины) – определенная ступень, период, этап в развитии чего-либо, имеющая свои особенности. В соответствии с этим в стадии объединяют этапы и работы, выполняемые при создании, эксплуатации и применении технических и человеко-машинных систем.

Для обозначения совокупности последовательных действий, выполняемых в ходе операции, этапа или работы, широко используют такое понятие, как «процесс».

Процесс (от лат. processus – продвижение) – совокупность последовательных действий для достижения какого-либо результата. Таким образом, понятия «процесс» и «работа» в отдельных случаях употребляются как синонимы.

Расчленяя операцию на отдельные этапы и работы, ее можно представить в виде многоуровневой иерархической системы. Соответственно членению операции на иерархическую совокупность частных операций происходит разделение генеральной цели операции на иерархическую совокупность подцелей. Указанные этапы и работы выполняются определенными коллективами организационной системы, которые также образуют соответствующую иерархическую структуру. В каждом коллективе можно выделить орган управления или орган руководства операцией (управление промышленного предприятия, фирмы и т.д.), представляющий собой управляющую систему и объект управления, включающий остальную часть коллектива с приданным ей оборудованием.

Таким образом, система управления операцией представляет собой иерархическую совокупность органов и объектов управления, причем для органов управления всей операцией объектом управления будут являться органы управления и коллективы исполнителей всех частных операций, этапов и работ; для органа управления этапом – органы управления и исполнители работ этого этапа и т.д.

Процесс управления операцией включает в основном все этапы управления, представленные на рисунке 5.4. Однако с учетом специфики организационных систем этап формирования воздействий принято называть, планированием операции, а этапы реализации воздействий и контроля результатов – оперативным управлением операцией.

На рисунке 5.5 представлена информационная структура системы управления. Сбор информации об объекте управления осуществляется с помощью регистрации, классификации и идентификации. Реальное и требуемое состояние объекта описывается с помощью математических моделей и на основе анализа критериев оптимальности получают информацию о состоянии объекта управления. Модель прогнозируемого состояния объекта управления формируется в виде плана. Возникающие за счет внешних воздействий отклонения от плана корректируют путем сравнения полученной в результате сбора и плановой информации, нового анализа и формирования управляющих воздействий (регулирования).

Рисунок 5.5 – Информационная структура системы управления

При анализе процесса управления используют пассивную и активную форму информации. Пассивная форма отражает свойства внешней среды, объекта управления и самой управляющей системы. Активная форма отражает изменения состояния управляемого объекта. Выделяют следующие формы проявления информации: осведомляющая – I _ос, преобразующая – I_т, принятия решения – I_пр и управляющая – I _у. Осведомляющая информация – информация о состоянии внешней среды, объекта управления и управляющей системы. Преобразующая информация – информация, содержащаяся в алгоритмах управления. Информация принятия решения – конечное множество принимаемых решений, являющееся отображением целей. Управляющая информация – информация, вызывающая целенаправленное изменение состояния объекта управления.

В любой системе управления можно выделить два информационных канала: целевой и рабочий. В целевом канале на основеинформационных процессов происходит выбор цели и принятие решения по выбору управляющего воздействия. В рабочем канале формируется информация, реализуемая исполнительным органом, осуществляющим целенаправленное изменение состояния объекта управления через вещественно-энергетические характеристики. Целевой канал может находиться как на одном уровне иерархии с рабочим, так и на более высоком.