Отчётность материально-ответственных лиц

Получение и реализация товара на предприятиях розничной торговля отражаются в товарном отчете по форме № ТОРГ-29, оформляющем результаты за один или за несколько дней работы, который является основанием для ведения бухгалтерских записей. Материально-ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от одного до десяти дней. Эти сроки устанавливаются руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы. Такой порядок предусмотрен в п.2.2.8 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (далее - Методические рекомендации). При этом в п.2.2.4 Методических рекомендаций отдельно указано, что при розничной торговле полный отчет материально ответственного лица за полученное количество товаров обязателен.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляют товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов, например накладной: №ТОРГ-12, товарно-транспортной, железнодорожной.

В торговой организации накладная может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. Ее должно выписывать материально ответственное лицо при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. По движению товаров по ООО «Магазин Донвино» материально-ответственное лицо составляет Отчет о движении товаров.

Первичные учетные документы принимают к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Так сказано в п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [3]. А документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.

Форма товарного отчета №ТОРГ-29 приведена в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132 [7]. Организации розничной торговли составляют товарные отчеты в тех ценах, в которых они отражают товары. То есть если учет ведут в покупных ценах, то в них же должны быть и товарные отчеты (аналогично и в случае применения продажных цен).

В ООО «Магазин Донвино» форма товарного отчета ТОРГ-29 используется. При использовании в учете продажной цены товаров стоимость списанных реализованных товаров по товарному отчету должна быть равна сумме полученной выручки, которая отражена в кассовой книге, что упрощает учет и контроль за движением товаров. В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет. В приходной части товарного отчета фиксируются в стоимостном выражении остаток товаров (на дату составления предыдущего товарного отчета) и поступление товаров и тары по сопроводительным документам. Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно. Здесь же, в приходной части, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период. Каждому расходному документу отводится отдельная строка.

Материально ответственные лица составляют товарные отчеты в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица. Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке.

Нумеруются товарные отчеты последовательно с начала и до конца года с первого номера. Товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе в течение года, нумеруются с начала их работы. В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и подчистки не допускаются. Ошибочные записи зачеркиваются одной чертой, затем надписывается правильный текст или цифровые данные. Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления. Если дата проведения инвентаризации в торговой организации не совпала с установленным периодом отчетности, то составляются два отчета: один - с начала установленного периода до начала инвентаризации, второй - от даты окончания инвентаризации до установленного срока представления товарного отчета. В товарный отчет, составленный после инвентаризации, остатки товаров записываются из «Инвентаризационной описи товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле», форма № ИНВ.-13 (код по ОКУД 0309012).

Товарные отчеты могут содержать сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и количественном выражении. Кроме того, остатки, приход и расход могут указываться не только в целом, но и по каждому наименованию товаров.

В приходной части товарно-кассового отчета отражаются остаток товаров на начало отчетного периода и поступление товаров по датам в хронологическом порядке. При этом указываются наименование поставщика, номер и дата сопроводительного документа, сумма поступившего товара по каждому поставщику. В расходной части товарно-кассового отчета отражается сумма выручки по кассе за каждый день отчетного периода в целом по предприятию в хронологическом порядке и суммируется расход (сумма выручки) по организации. Затем рассчитывается остаток товаров на дату составления товарно-кассового отчета.

Сведения из товарных отчетов в течение месяца группируются в накопительную ведомость. Данные из накопительной ведомости сверяются с соответствующими регистрами по счетам 50 «Касса», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.