 |
Инвентаризация товаров на предприятиях розничной торговли
|
|
|
|
В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности в каждой организации необходимо проводить инвентаризацию имущества, и в том числе товаров. В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается фактическое наличие товаров (их количество, состояние и оценка). Сведения, полученные при инвентаризации, сравниваются с данными бухгалтерского учета.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
В ООО «Магазин Донвино» инвентаризация проводится два раза в год перед составлением полугодовой и годовой отчетности: 30 июня и 20 декабря. Основными задачами инвентаризации товаров являются:
- выявление фактического наличия товаров;
- контроль за сохранностью товаров, путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
- выявление товаров, потерявших свои первоначальные качества, залежавшихся и не нужных организации;
- проверка соблюдения правил и условий хранения товаров;
- проверка полноты отражения в учете;
- проверка правильности установления цены на товары.
|
|
|
Инвентаризация проводится в несколько этапов.
1 Подготовительный этап. Материально-ответственные лица составляют промежуточные реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации (т.е. не дожидаясь обычной даты представления отчета) и передают их инвентаризационной комиссии. Эти документы служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» (дата)». Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
2 Натуральная и документальная проверка. Проверяется фактическое наличие товаров. Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись, документальной - акт инвентаризации. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены 6 типовых форм описи и 8 типовых форм акта.
3 Таксировочный этап. В описи (акты) вносятся денежные оценки товаров по данным первичных документов и бухгалтерского учета.
4 Сравнительно-аналитический этап. Производится сравнение фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей необходимо получить объяснения от материально-ответственных лиц. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. По результатам выполнения сравнительно-аналитического этапа все предложения комиссии обобщаются в унифицированной форме N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26.
|
|
|
5 Заключительный этап. Ведомость подписывают главный бухгалтер и руководитель организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее пяти лет.
Перед тем как проводить переучет, руководитель торгового предприятия издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22). Унифицированные формы первичных документов, которыми оформляют результаты инвентаризации, утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Приказом определяются имущество, подлежащее инвентаризации (в нашем случае это товары), сроки ее проведения, а также создается инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, бухгалтеры и другие специалисты. Если это необходимо, в комиссию могут входить аудиторы, работающие в данной организации или привлекаемые из других аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
В состав комиссии ООО «Магазин Донвино» входят: руководитель – председатель комиссии, бухгалтер, материально-ответственное лицо и представитель общественности. Перед тем как начать инвентаризацию, бухгалтеру необходимо установить, какое количество товарных запасов числится в бухгалтерском учете на дату ее проведения. Поэтому до начала инвентаризации бухгалтерия должна получить все последние приходные и расходные документы на прием и отпуск товаров (или товарные отчеты). А материально-ответственные лица обязаны дать расписки о том, что к моменту инвентаризации все приходные и расходные документы на товары сданы в бухгалтерию, все поступившие товары оприходованы, а выбывшие списаны.
|
|
|
Инвентаризация начинается с проверки денежных средств в кассе. Такую проверку оформляют актом снятия остатков кассы в магазине и фиксируют на титульном листе инвентаризационной описи. Кассир на момент инвентаризации составляет кассовый отчет и передает его для проверки и визирования документов председателю комиссии. Определяют результат по кассе (недостачу, излишек), который отражают в акте.
Председатель комиссии и счетный работник проверяют и визируют товарные отчеты и все приходные и расходные документы, приложенные к нему, и ставят штамп «До инвентаризации». С материально ответственного лица берут подписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи № _ по № _, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».
В торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета. Подготовка товаров к пересчету производится в присутствии членов комиссии, которые пересчитывают все товары. Не распакованные товары распаковывают. Если распаковка товара может вызвать понижение его качества, то массу товара определяют по трафарету (по массе брутто) с выборочной проверкой ряда товарных мест. Установленное комиссией фактическое количество товара отражается в инвентаризационной описи - акте. Отдельными описями оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак, порчу актируют в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации определяют на месте сразу же после ее окончания, сопоставив остатки товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально ответственных лиц, опломбировать магазин и сообщить об этом руководителю торгового предприятия. Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле. При выявлении недостачи рассчитывают и списывают по нормам естественную убыль (при наличии норм) и потери (в пределах фактических недостач). Недостача, не перекрытая суммой нормируемых потерь, подлежит взысканию с виновных лиц в установленном порядке. Излишки товаров и тары приходуются с отнесением на доходы предприятия. Результат инвентаризации тары оформляют составлением сличительной ведомости в количественно-стоимостном выражении по каждому виду тары в отдельности. Со сличительной ведомостью бухгалтер знакомит материально-ответственное лицо под расписку в ведомости. По распоряжению руководителя выявленная недостача товаров и тары сверх норм естественной убыли в размере, не превышающем среднего месячного заработка работника (каждого члена бригады при коллективной ответственности), взыскивается путем удержания ее из заработной платы работника. Ущерб, превышающий средний месячный заработок работника, взыскивается путем подачи иска в суд, если работник отказался погасить его добровольно. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки товаров вход в помещение не допускается (например, пломбируется). По результатам инвентаризаций (в отсутствие хищений) легко рассчитать стоимость проданной продукции. Для этого, например, на каждое первое число каждого месяца проводят инвентаризацию остатков товара в данном подразделении. Затем рассчитывают стоимость проданной продукции, которая будет равна стоимости остатка товаров на начало месяца плюс стоимость поступивших в этом месяце товаров (по данным накладных или дневных заборных листов) и минус стоимость остатков товаров на конец месяца. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
|
|
|
|
|
|
При инвентаризации товаров в ООО «Магазин Донвино» используются следующие формы:
| Номер формы | Наименование формы |
| ИНВ-2 | Инвентаризационный ярлык |
| ИНВ-3 | Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей |
| ИНВ-4 | Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных |
| ИНВ-5 | Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение |
| ИНВ-6 | Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути |
| ИНВ-19 | Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей |
| ИНВ-22 | Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации |
| ИНВ-23 | Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризаций |
| ИНВ-26 | Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией |
При заполнении инвентаризационных описей и актов следует соблюдать следующие правила:
1) описи заполняются ручным способом или с использованием средств вычислительной и другой организационной техники;
2) при ручном способе описи заполняют чернилами или шариковой ручкой;
3) не допускаются помарки и подчистки в инвентаризационных описях и актах. Такие описи (акты) придется переписать заново;
4) наименования инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
5) на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, записанных на данной странице;
6) на каждой странице описи указывают общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны;
7) исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей. Над зачеркнутыми записями делают правильную запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами;
8) нельзя оставлять в описях незаполненные и пропущенные строки. Незаполненные строки на последней странице прочеркиваются;
9) на последней странице описи делают запись о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку;
10) описи подписывают все члены комиссии и материально-ответственные лица;
11) в конце описи материально-ответственные лица дают расписку в том, что:
- инвентаризация проведена в их присутствии;
- у материально-ответственного лица нет претензий к членам комиссии;
- материально-ответственное лицо принимает на ответственное хранение имущество, перечисленное в описи;
12) при смене материально-ответственных лиц:
- лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении этого имущества;
- лицо, сдавшее имущество, расписывается в описи в сдаче имущества;
13) если после проведения инвентаризации материально-ответственное лицо обнаруживает ошибку в описях, то оно должно немедленно до открытия склада (кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю комиссии. В таких случаях производится проверка указанных фактов и делаются исправления в описях.
Распоряжение о проведении инвентаризации в ООО «Магазин Донвино» оформляется на бланке «Приказ о проведении инвентаризации» (форма № ИНВ-22), в котором определяются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Сведения о фактическом наличии товаров в ООО «Магазин Донвино» записываются в инвентаризационные акты и описи по форме № ИНВ-3 «Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей», № ИНВ-4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных», № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» и др.
Каждая из описей составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за хранение. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально-ответственных лиц. Все товары заносятся в опись отдельно по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.). Товары отражают в тех ценах, в которых они числятся в бухгалтерском учете ООО «Магазин Донвино», т.е. в продажных ценах.
Если комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет товаров и записать их в инвентаризационную опись, то используется форма № ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык». Заполняется она в одном экземпляре членами комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарами. В конце инвентаризации данные из формы № ИНВ-2 переносят в опись формы № ИНВ-3. Если у организации есть товары, которые приняты на ответственное хранение, то по ним составляют отдельную опись по форме № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение».
На находящиеся в пути товары должна заполняться отдельная форма - «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути» (форма № ИНВ-6). В ООО «Магазин Донвино» формы № ИНВ-5, ИНВ-6 не составляются, так как в организации отсутствуют товары, находящиеся на ответственном хранении, и товары, находящиеся в пути.
Если проверяют фактическое наличие товара при смене материально-ответственного лица, то лицо, принимающее и сдающее товар, расписывается в соответствующих строках описи. В описи должны включаться все выявленные товары, в том числе и излишки. Если при инвентаризации обнаружены испорченные товары, то на них составляют соответствующие акты. Товары, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товары приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. При инвентаризации они заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В такой описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти товары.
Как правило, товар во время инвентаризации не отпускается. Однако если инвентаризация длится долго, то в особых случаях материально-ответственные лица могут отпускать товар в присутствии членов инвентаризационной комиссии, но на это у них должно быть письменное разрешение руководителя и главного бухгалтера. Эти товары заносятся в отдельную опись под названием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается соответствующая отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.
По результатам проверки фактического наличия товаров, отраженных в инвентаризационных описях и актах, составляются сличительные ведомости по форме № ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в ее бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, приняты на комиссию и т.п.), составляются отдельные ведомости. В сличительных ведомостях отражаются только те товары, по которым были выявлены отклонения от учетных данных. В ведомостях показывают расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Излишки или недостачи отражаются в тех ценах, в которых ведется учет товаров (покупных, отпускных). В ООО «Магазин Донвино» таких случаев не было, форма ИНВ-19 не составлялась.
При оформлении итоговых документов следует учитывать пересортицу товаров, а также списание потерь в пределах норм естественной убыли. Пересортица - это одновременно излишки одного вида и недостачи другого вида товаров одного и того же наименования. При этом материально-ответственные лица должны представить подробные объяснения о допущенной пересортице. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товара одного и того же наименования и в тождественных количествах. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих товаров выше стоимости товаров, оказавшихся в излишке, то эта разница в стоимости относится на виновных лиц. При этом убыль товаров в пределах установленных норм определяется после зачета недостач товаров излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице еще осталась недостача товаров, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию, по которому установлена недостача. При отсутствии норм естественной убыли, убыль рассматривается как недостача сверх норм. Согласно п.3 ст.12 Закона N 129-ФЗ потери товаров в пределах норм естественной убыли на предприятиях розничной торговли относятся за счет прибыли, сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки списываются на финансовые результаты организации.
Списание потерь товаров в пределах норм естественной убыли отражается записью по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», а на сумму потерь сверх норм естественной убыли - в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (или в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», если виновное лицо не является работником организации).
При отсутствии виновных лиц или отказе суда во взыскании убытков делается запись с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 91-2 «Прочие расходы».
В сличительной ведомости отражают результаты проведенного зачета (суммы недостач, покрытых излишками), а также излишки и недостачи, оставшиеся после проведения зачета. Сличительную ведомость составляют в двух экземплярах. Результаты инвентаризации и выводы комиссии (о списании товаров, привлечении виновных лиц к ответственности и т.п.) оформляются приказом руководителя. Обобщенные данные результатов проведенных инвентаризаций отражаются в «Ведомости результатов, выявленных инвентаризацией» (форма № ИНВ-26).
При обнаружении несоответствий данных инвентаризации и бухгалтерского учета председатель инвентаризационной комиссии должен доложить об этом руководителю организации, который решает, как эти расхождения будут урегулированы. Только руководитель организации может принять решение о взаимном зачете излишков и недостач или о списании выявленных недостач в пределах норм естественной убыли, а также о привлечении виновных лиц к ответственности за недостачи сверх норм естественной убыли. Установленные недостачи или излишки в бухгалтерском учете отражаются в том месяце, в котором была закончена инвентаризация. Выявленные излишки собственного товара приходуются в бухгалтерском учете на счете учета товаров по рыночной цене на дату проведения инвентаризации (п.28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н):
Дт 41 «Товары»
Кт 91 «Прочие доходы и расходы» - рыночная стоимость излишков включена в состав внереализационных доходов (п.8 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).
Таким образом, при реализации товарных излишков, выявленных при инвентаризации, в состав доходов будет включена выручка от их реализации. При этом в состав расходов можно будет списать только расходы, связанные с реализацией. Выявленные недостачи отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кт 41»Товары» - выявлены недостачи
При отсутствии виновных лиц недостачи сверх норм можно отразить:
Дт 91 «Прочие доходы и расходы»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Списание недостачи за счет виновного лица производится следующим образом:
Дт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - сумма недостачи отнесена за счет виновного лица;
Дт 50 «Касса»
Кт 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - сумма поступивших денег в кассу от виновного лица на сумму недостачи товаров по продажным ценам. При этом разница между стоимостью товара, оплаченной виновным лицом, и суммой, выплаченной комитенту, отражается записью:
Дт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
Кт 91 «Прочие доходы и расходы».
|
|
|
