Основы учета денежных средств в организациях

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.

Свободные денежные средства организации обязаны хранить в учреждениях банков. Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, установленные Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу [30, с. 348].

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные по чеку в банке, расходуются на цели, указанные в чеке [26, с. 19].

На кассира возложено ведение кассовых операций и полная материальная ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей.

Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в Районах Крайнего Севера - в течение 5 дней). Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).Эти формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Министерством Финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999 г. (ред. от 03.05.2000) [30, с. 348].

Поступление и выдача денег оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер.

Когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Заработную плату, стипендии, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдают из кассы как по кассовым ордерам, так и по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером.

Бухгалтерия проверяет отметки, сделанные кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и производит подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы по передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда (и другие приравненные платежи), регистрируются после их выдачи [34, с. 235].

Оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег обязаны руководители предприятий, а также доставку из учреждения банка и сдачу в банк.

Обязанности кассира в организации при его отсутствии может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации. При этом с ним заключается договор о материальной ответственности.

Внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе производится в сроки, установленные руководителем организации. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. Если ревизией обнаружена недостача или излишек ценностей в кассе, в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).

Хранящиеся в кассе денежные средства учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы [24, с. 42].

Каждая организация вправе открывать расчетные и другие счета в любом банке для осуществления всех видов расчетных и кассовых операций.

Предприятия, имеющие отдельные нехозрасчетные подразделения (магазины, склады, филиалы) вне своего местонахождения, по ходатайству владельца основного счета могут открыть расчетные субсчета для зачисления выручки и производства расчетов по месту нахождения этих подразделений.

Текущие счета дают возможность открыть расчетный счет: производственным (структурным) единицам производственных и научно- производственных объединений; другим хозрасчетным подразделениям организаций, расположенным вне их местонахождения; кооперативам по месту нахождения их филиалов.

Следует отметить, что вопрос о количестве расчетных счетов одной организацией решался в различные годы по-разному. В соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994г. № 1006 организация могла иметь в банках только один расчетный (текущий) счет для осуществления операций по основной деятельности.

Согласно п. 2 Указа Президента РФ от 21 марта 1995г. № 291, Указ Президента РФ от 23 мая 1994 №1006 был отменен, и организация снова получила возможность иметь неограниченное количество рублевых расчетных (текущих) счетов, рассчитываться с бюджетом и производить другие расчеты с любого расчетного счета.

Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на активном синтетическом счете 51 «Расчетные счета». В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит – уменьшение средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами [31, с. 7].

Кроме расчетных счетов у предприятия в банках могут быть открыты валютные и специальные счета.

Предприятия могут открывать валютные счета в том случае, если у них имеются импортно-экспортные операции по обычной деятельности, т.е. экспорт продукции в другие страны или импорт определенного сырья для производства продукции. Также валютные счета могут быть открыты для каких-либо определенных целей, например кредиты в валюте, расчеты с поставщиками по разовым операциям (приобретение оборудования, технологических линий и т.п.).

Предприятие, открывшее валютный счет в банке, попадает под действие законодательства, регламентирующего обращение валюты в Российской Федерации и в соответствии с этим должно подчиняться определенным условиям работы с валютой.

Для учета денежных средств, выраженных в валюте, на предприятиях используется счет 52 «Валютные счета». По дебету счета отражается поступление валютных средств, по кредиту – списание. К счету могут быть открыты два субсчета: 52-1 «Валютные счета внутри страны», 52-2 «Валютные счета за рубежом». Валютный счет открывается только на одну из валют различных государств (доллары, марки, евро, юани и т. д.).

Оценка денежных средств, выраженных в валюте, производится как в валюте, так и в рублевом эквиваленте. При зачислении средств на валютные счета оценку этих средств производит банк по курсу ЦБ РФ на момент зачисления. При этом согласно ранее действовавшему законодательству, если эти средства представляли собой выручку от реализации, банк самостоятельно реализовывал 75% от общей суммы в валютном выражении а остальные 25% зачислял на валютный счет [15, с. 7].