 |
З. Порядок оформления документов, способы исправления ошибок.
|
|
|
|
Сроки хранения документов.
Бухгалтерские документы оформляются лицами, имеющими на то право. Устанавливается определенный порядок по их заполнению.
Основные требования, предъявляемые к заполнению документов:
1) записи должны быть разборчивы и выполняться любыми чернилами, кроме красных (красным цветом в бухгалтерском учете оформляются отрицательные числа - сторнировочные записи);
2) в документах не должно быть помарок, подчисток, исправления должны быть оговорены, в денежных документах исправления запрещены;
Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов.
1. Проверка документов:
формальная проверка, во время которой проверяют фактическое заполнение реквизитов, чтобы придать документу юридическую силу;
проверка по существу, в результате которой определяют правомерность хозяйственной операции и выявляют подлинность подписей лиц, которые дали разрешение на проведение данной операции;
арифметическая проверка, в процессе которой перепроверяют умножение цифр по горизонтали и сумму по вертикали;
2. Таксировка - перевод натуральных измерителей в денежные.
3. Группировка документов в пачки по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).
4. Контировка - проставление на каждом документе корреспондирующих счетов.
5. Регистрация - перенос содержания документов в учетные регистры.
6. Гашение:
оперативное - проставление штампа на документах «Получено», «Оплачено» для устранения возможности повторного их использования;
учетное – проставление на документе точек, галочек, даты записи в учетный регистр после разноски по счетам для устранения возможности повторной разноски.
|
|
|
7. Архивирование - первичные документы передаются для хранения в текущий архив бухгалтерии, подшивка по группам документов и сдача в архив.
Способы исправления ошибок в документах:
Исправление ошибок в первичных кассовых и банковских документах не допускается. Приходные и расходные кассовые ордера, банковские чеки переписываются, испорченные бланки хранятся, кроме расходного кассового ордера. Если ошибка в накладной (в таксировке) применяют корректурный способ.
При исправлении корректурным способом необходимо ошибку зачеркнуть одной тонкой линией, чтобы было видно неправильное, а сверху записать правильные слова или сумма, написать "исправлено", число, подпись.
Сроки хранения документов.
На предприятии должна быть разработана номенклатура дел, в которой указываются все сроки хранения документов и учетных регистров.
Сроки хранения:
• штатное расписание - 10 лет:
• оправдательные документы, вспомогательные и контрольные ведомости, журналы, книги - 3 года (после проведения налоговой проверки);
• лицевые счета по расчетам с персоналом — 75 лет.
Списание документов из архива осуществляется комиссией, с участием работников архивных органов.
Документооборот и его организация.
Документооборот - это путь, который проходит документ от момента его составления до сдачи в архив.
В течение определенного времени (1-3 месяца) первичные документы находятся на обработке у бухгалтера. После окончания учетного процесса документы за месяц комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Для этого выделяется отдельное помещение, оборудованное полками, шкафами, закрываемое на ключ. Ключ хранится у лица, на которое возложены обязанности по ведению и организации текущего архива бухгалтерии. Это лицо отвечает за сохранность документов и готовит их для передачи в архив предприятия.
|
|
|
Порядок хранения документов установлен Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах". Оправдательные первичные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости группируются в один том. При этом внутри тома документы подшиваются в той последовательности, в какой сделаны записи в журнал-ордер или ведомость.
Выемка из дел первичных документов не допускается. Изъятие первичных документов и регистров из архива предприятия может производиться только органами дознания, предварительного следствия или судами.
По истечении года документы передаются в архив предприятия под ответственность архивариуса.
Уничтожение документов оформляется актом, который составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем предприятия.
Инвентаризация, ее значение в бухгалтерском учете
Инвентаризация - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств и источников, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.
Необходимость инвентаризации вызвана следующими обстоятельствами:
• фиксирование хозяйственных явлений, не поддающихся повседневному наблюдению в текущем учете (усушка, распыл и т.д.);
• устранение расхождений между данными учета и фактическим наличием средств в организации, которые вызваны ошибками в учете (описки, неправильное отражение на счетах), неточностями при приеме и отпуске средств (просчеты, промеры);
• контроль за материально ответственными лицами.
Инвентаризации подразделяются на:
· полные и частичные;
· плановые и внеплановые.
Полная инвентаризация- проверка всех без исключения средств, где имеются материальные ценности или денежные средства.
Частичная инвентаризация - проверка материальных или денежных средств, находящихся в одном из подразделений либо числящихся за одним материально ответственным лицом.
Плановая инвентаризация проводится в установленные сроки.
Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся в целях контроля за сохранностью ценностей у материально ответственных лиц либо при замене материально ответственных лиц по распоряжению администрации или по требованию ревизора.
|
|
|
Этапы проведения инвентаризации материальных
Ценностей предприятия
I. На основании приказа руководителя предприятия создастся инвентаризационная комиссия, включающая неменее 3 человек:
♦ материально ответственное лицо, за которым закреплены проверяемые ценности;
♦ работника экономической службы предприятия (бухгалтер, экономист и г. д.);
♦ работника управленческогоперсонала, (при инвентаризации товаров - товаровед; если основных средств - инженер (главный инженер) предприятия и т. д.).
2. В бухгалтерии производится сверка данных аналитического и синтетического учета, уточнение иустранение выявленных расхождений по каждому наименованию ценностей, закрепленных за проверяемым материально ответственным лицом.
3. На месте проведения проверки комиссия ставит в известность о приказе на проведение инвентаризации материально ответственное лицо. Если на момент проведенияинвентаризации у материальноответственного лица имеются первичные документы на поступление или отпуск материальных ценностей, которые еще не сданы в бухгалтерию, они предъявляются комиссии после составления здесь же, в присутствии комиссии отчета (например, кассир составляет « Отчеткассира», кладовщик «Отчет о движении материалов по окладу »). Документы и отчет визируются членами комиссии - в левом верхнем углу каждою документа ставится дата проведения инвентаризации и подписи всех членов комиссии. После этого у материально-ответственного лица берут расписку в том, что все имеющиеся у него первичные документы сданы в бухгалтерию или предъявлены комиссии (как правило, текст расписки, напечатанный типографским способом, имеется на каждом стандартном бланке инвентаризационной описи).
4. Все материальные ценности, закрепленные за проверяемым материально ответственным лицом, взвешиваются, перемериваются, пересчитываются в присутствии комиссии и записываются в инвентаризационную опись по наименованиям, видам, сортам, количеству.
|
|
|
5. В бухгалтерии производится проверка инвентаризационной описи. Для выведения результатов инвентаризации бухгалтер по тем позициям, где есть расхождения, заполняет сличительную ведомость.
У материально ответственного лица берут письменное объяснение всех фактов выявленных отклонений: недостачи или излишков.
6. Инвентаризационная опись, сличительная ведомость и объяснительная записка материально ответственного лица вместе с предложениями инвентаризационной комиссии об отражении в учете выявленных отклонений передаются руководителю для рассмотрения и утверждения. На основании действующего законодательства и с учетом представленных документов принимается решение об оприходовании излишков, о списании стоимости недостающих ценностей: на издержки хозяйственной деятельности (в пределах норм естественной убыли), н а виновное лицо, которое обязано возместить нанесенный им ущерб на убытки предприятия (если виновных лиц нет).
7. На основании утвержденной инвентаризационной описи, сличительной ведомости и решения руководителя бухгалтер делает соответствующие проводки, позволяющие скорректировать учетные данные и привести их в соответствие с реальным наличием ценностей).
Примерная форма сличительной ведомости приведена в таблице:
Сличительная ведомость
| Наиме-нование | Ед. изм. | Цена | По данным бухгалтерии | По данным инвентаризации | Выявленные отклонения | |||||
| Недостачи | Излишки | |||||||||
| к-во | сумма | к-во | сумма | к-во | сумма | к-во | сумма | |||
В бухгалтерском учете выявленные излишки имущества отражают по дебету соответствующих счетов, предназначенных для учета такого вида имущества, и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы». Недостачи различных видов средств, выявленные при проведении инвентаризации, предварительно, до установления причин и виновников их возникновения, относят в дебет специального счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Суммы недостач, отраженные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», увеличиваются на сумму НДС, рассчитанного от стоимости недостающих ценностей. Начисление НДС в бюджет отражается проводкой по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Тема 8
|
|
|
|
|
|
