 |
Табличный процессор Ms Excel: основные функциональные возможности и настройки. Рабочая область Ms Excel. Работа с окнами в Ms Excel.
|
|
|
|
Общая характеристика табличных процессоров, их функциональные возможности. Основные понятия табличного процессора. Структурные единицы электронной таблицы.
Множество задач, стоящих перед фирмами и компаниями, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например, при составлении баланса, справок для налоговых органов, всевозможных финансовых отчетов и статистических таблиц. При этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам. Такие работы относятся к разряду рутинных и для их выполнения целесообразно использовать ПК.
Электронная таблица (ЭТ) — самая распространенная и мощная информационная технология дня профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты — табличные процессоры.
Табличные процессоры – это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей. Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.
Главное достоинство электронной таблицы — это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.
Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:
· числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;
· числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;
|
|
|
· предполагается статистическая обработка данных; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.
Табличные процессоры относятся к диалоговым системам, построенным по принципу меню: из списка возможных действий пользователь выбирает то, что ему необходимо. Табличные процессоры обеспечивают:
· ввод, хранение и корректировку большого количества данных;
· автоматическое обновление результатов вычислений при изменении исходных данных;
· дружественный интерфейс;
· наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране.
В зависимости от вида табличного процессора пользователю доступны различные функции. Как правило, обязательный набор включает следующие основные типы функций:
1) для формул при вычислениях:
· математические, тригонометрические, включая функции суммирования, произведения, извлечения квадратного корня, логарифмическую и т.п.;
· логические функции типа IF (если);
· статистические функции средней арифметической и определения количества всех значений в заданном диапазоне клеток;
2) текстовые функции, позволяющие отработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки;
3) финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определения величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т.п.;
4) функции даты и времени;
5) функции сгруппированных данных, например, сортировка данных по различным критериям.
На основе табличных данных средствами табличного процессора можно проводить графический анализ данных с использованием разнообразных графиков и диаграмм.
Возможности табличных процессоров определяются, с одной стороны, характеристиками собственно пакета прикладных программ, а с другой – техническими характеристиками ПК: объемом таблицы (допустимым количеством строк и столбцов), требуемым минимальным объемом оперативной памяти, минимально необходимым объемом дисковой памяти.
|
|
|
Основные понятия ЭТ:
Строки, столбцы, ячейки и их адреса. Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк — это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов — это буквы латинского алфавита сначала от А до Z, затем от АА до AZ, ВА до BZ и т. д.
Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4).
Указание блока ячеек. В электронной таблице существует понятие блока (диапазона) ячеек, также имеющего свой уникальный адрес. В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми, например, ставится разделительный символ — двоеточие.
Каждая команда электронной таблицы требует указания блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.
Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавиш управления курсором. Удобнее задавать диапазон выделением ячеек.
Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются: ширина ячейки в 9 разрядов, левое выравнивание для символьных данных и основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.
При работе с электронной таблицей на экран выводятся рабочее поле таблицы и панель управления. Панель управления обычно включает: Главное меню, вспомогательную область управления, строку ввода и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретного табличного процессора.
|
|
|
Вспомогательная область управления включает:
- строку состояния;
- панели инструментов;
- вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.
Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки ввода - возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не ее результат. Строку ввода удобно использовать для просмотра или редактирования текстовых данных.
Рабочее поле — пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.
Текущая ячейка и экран. Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш движения курсора.
Окно, рабочая книга, лист. Основные объекты обработки информации — электронные таблицы — размещаются табличным процессором в самостоятельных окнах. Табличный процессор дает возможность «многооконного режима» работы.
Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, в которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Все листы рабочей книги сохраняются в одном файле.
Основными понятиями табличного процессора Excel являются:
· книга – это файл, используемый для обработки и хранения данных, состоящий из отдельных листов;
· лист – разделен на строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк;
· ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы (ЭТ);
· текущая (активная) ячейка – ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится курсор;
· адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки;
· блок ячеек (диапазон) – группа смежных ячеек, определяемая адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом блоком. Например, D4:F13;
|
|
|
· ссылка – ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле;
· абсолютная ссылка – это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку;
· относительная ссылка – это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с положением формулы.
· формула – это конструкция, начинающаяся со знака “=”, состоящая из математических операторов, значений, ссылок на ячейки и имен функций, при этом результатом выполнения формулы является некоторое новое значение.
Окно приложения табличного процессора Excel имеет вид, представленный на рис.:
Основное меню содержит команды программы. Строка формул отображает вводимые в ячейку данные и формулы, содержащиеся в текущей ячейке. Поле имен отображает адрес активной ячейки.
При работе с электронной таблицей на экран выводятся рабочее поле таблицы и панель управления. Панель управления обычно включает: Главное меню, вспомогательную область управления, строку ввода и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретного табличного процессора.
Вспомогательная область управления включает:
- строку состояния;
- панели инструментов;
- вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.
Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки ввода - возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не ее результат. Строку ввода удобно использовать для просмотра или редактирования текстовых данных.
Рабочее поле — пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.
Текущая ячейка и экран. Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш движения курсора.
Окно, рабочая книга, лист. Основные объекты обработки информации — электронные таблицы — размещаются табличным процессором в самостоятельных окнах. Табличный процессор дает возможность «многооконного режима» работы.
Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, в которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Все листы рабочей книги сохраняются в одном файле.
|
|
|
