Главная | Обратная связь
МегаЛекции

Заголовок к тексту (17).




Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполнен­ных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:

приказ - о приеме на работу

положение - о бухгалтерии

протокол - собрания акционеров

должностная инструкция - менеджера по кадрам

Отметка о контроле (18).

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение ко­торых взято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле - буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

Текст документа (19).

Текст документа составляют на русском или национальном язы­ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направ­лении их:

в федеративные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящи­еся в ведении данного субъекта Российской Федерации или распо­ложенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связан­ного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем сущест­вительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Ха­рактеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предло­жения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть, без констати­рующей; письма, заявления - просьбу, без пояснения; справки, до­кладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголо­вок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеру­ют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение тек­ста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст из­лагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного чис­ла (слушали, выступили, постановили).

В документах, устанавливающих право и обязанности организа­ции, их структурных подразделений (положения, инструкция), а так­же содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («Министерство не возра­жает», «Академия управления считает возможным»).

 

Отметка о наличии приложений (20).

Часть служебных документов имеет приложения, которые до­полняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затро­нутые в тексте.

В распорядительных документах сведения о наличии приложе­ний указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте документа есть полное наименование приложе­ния, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно:

 

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

 

Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наиме­нование документов, входящих в приложение. Например:

 

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

 

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим обра­зом:

 

Приложение: Договор аренды от 03.04.96 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывают.

В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложе­ниях:

 

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

 

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа.

Например:

 

Приложение 1

к приказу директору АО «Квант»

от 22.09.96 № 15

 

Подпись (21).

Подпись - это один из основных способов удостоверения доку­ментов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за со­держание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр доку­мента. В состав подписи входят: наименование должности лица, под­писывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавы­чек и скобок. Например:

 

Генеральный директор подпись Р.Л. Ломакин

 

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

 

Зав.кафедрой Документоведения

и документационного обеспечения

управления

профессор, к. э. н. подпись В.А. Кудряев

 

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подпи­сывают несколько равных должностных лиц, их подписи располага­ются на одном уровне. Например:

 

Директор АО «Лана» Директор АО «Синтез»

подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин

 

Также несколькими лицами подписываются документы колле­гиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределе­ние обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов ко­миссии указываются в алфавитном порядке. Например:

 

Председатель комиссии подпись И.К. Корнеев

Члены комиссии подписи В.В. Галахов

Г.Н. Ксандопуло

А.В. Пшенко

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фами­лии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.





©2015- 2017 megalektsii.ru Права всех материалов защищены законодательством РФ.