Требования к изготовлению, учету, использо-

Ванию и хранению бланков с воспроизведением

Государственного герба Российской Федерации,

Гербов субъектов Российской Федерации

 

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются поли­графической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии техни­ческих и технологических возможностей для изготовления указан­ного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам орга­нов государственной власти, иных государственных органов и уч­реждений (далее -организаций), определенных Положением о Госу­дарственном гербе Российской Федерации, соответствующими пра­вовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых блан­ках типографским способом или нумератором проставляют порядко­вые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) по следующим реквизитам:

при поступлении бланков:

наименованию вида гербового бланка;

дате поступления;

номеру сопроводительного документа;

наименованию организации-поставщика гербовых бланков;

количеству экземпляров;

при выдаче бланков:

наименованию вида гербовых бланков;

количеству экземпляров;

серии и номерам гербовых бланков;

наименованию структурного подразделения организации, фами­лии и инициалам должностного лица получателя гербовых бланков;

расписке в получении;

примечанию (отметке об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гер­бовых бланков возлагают на подразделение организации, ответствен­ное за делопроизводство организации. Лица, первоначально ответст­венные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распо­рядительным документом руководителя организации. О проведен­ных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при из­готовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полигра­фии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, - при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

 

Литература к главе 4

 

1. Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991 - 75 с.

2. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных ор­ганизационно-распорядительных документов. - М.,ВНИИДАД, 1991. - 24 с.

3. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., 1985. -6с.

4. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. - М.,1987. - 12 с.

5. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к оформлению документов. - М.,1990. - 19 с.

6. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования кдокументам. - М., Изд-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1993. - 88 с.

 

Глава 5 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

Система организационно - правовой

Документации

 

Назначение и состав организационно-правовой

Документации

 

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в де­ятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-пра­вовой формы;

установление ее структуры;

определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполни­телей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);

регламентацию деятельности структурных подразделений и ра­ботников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценка труда работников;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разра­ботке и утверждении комплекса организационно-правовых докумен­тов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие ста­тус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обя­занности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав орга­низации, положение об организации; положения о структурных под­разделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); долж­ностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми­нистративного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят про­цедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоя­щей организацией, руководителем данной организации или ее кол­легиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непо­средственно актом руководителя с проставлением грифа утвержде­ния на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряже­нием).

Цель разработки организационных документов - наиболее ра­циональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необхо­димость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности уч­реждения организационно-правовые документы либо разрабатыва­ются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и допол­нения распорядительными документами (приказом или распоряже­нием руководителя). В случае реорганизации деятельности учрежде­ния разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процеду­рой — по решению высшего органа управления организацией (обще­го собрания акционеров или участников и др.) с обязательным ин­формированием органа, осуществляющего государственную регист­рацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных ор­ганах учреждения также вносятся распорядительными "документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руковод­ством учреждения или подразделения с привлечением квалифици­рованных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стан­дартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если доку­мент утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа яв­ляется дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состо­ит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирова­ния) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юри­дической службой (юристом), заместителями руководителя органи­зации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

 

⇐ Предыдущая9101112131415161718Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: