Эффективность контроля

Понятие эффективности трактуется широ­ко, не только в экономическом аспекте. Составляющими эффектив­ного контроля являются: стратегическая направленность, ориента­ция на результаты, соответствие делу, своевременность, гибкость, простота и экономичность.

Стратегическая направленность. Она означает контроль в пер­вую очередь наиболее общих, важных для успеха дела показателей. Контроль остальных, менее важных показателей, делается реже, и его результаты оглашаются лишь после значительных отклонений, создающих угрозу. Стратегические цели необходимо контролировать даже в том случае, если их невозможно количественно оценить.

Ориентация на результаты. Часто руководители контролируют параметры, «удобные» для контроля, формально подходя к решению проблем. Дело в том, что контроль, основанный на результатах, довольно сложен и не всегда возможен при традиционном подходе. В связи с этим отдельные руководители по причине неумения или нежелания наладить такой контроль не ориентируются в собственной работе по контролю исполнителей на конечный результат. В итоге активные работники, новаторы, изобретатели невкладываются в установленные формальные нормы и бывают незаслуженно наказаны. Выигрывают при таком подходе сотрудники, чье поведение ориентировано на контроль.

Соответствие делу. Здесь подразумевается соответствие контролируемых параметров показателям целей. Каждая работа имеет неко­торый перечень основных показателей, нормирующих значение вы­ходных параметров. При большом разнообразии работ увеличивается и перечень контролируемых параметров. Руководитель вынужден делать выбор между взаимоисключающими требованиями стандартизации контроля и учета специфичных характеристик контролируемых параметров. Ошибка в выборе контролируемых показателей приводит к снижению эффективности выполнения работ.

Своевременность. Эффективность контроля зачастую зависит не от количества проверок, их скорости и мобильности, а лишь от своевременности. Своевременность означает, что моменты контроля точно совпадают с фазами производственной деятельности, наиболее полно отражающими ее ход. Своевременно проведенная внеплановая проверка может упре­дить возможные отклонения в работе с наименьшими потерями.

Гибкость контроля. Она означает, прежде всего, приспосабливаемость к изменениям во внешней и внутренней среде. Этот показатель особенно важен в сферах деятельности с быстрым темпом перемен. Например, финансовый контроль должен адаптироваться в соответствии с изменением финансового законодательства, курсом валют и т. п. Под гибкостью понимается не только адаптивность су­ществующих контрольных параметров. В некоторых случаях требуются введение новых показателей, уменьшение либо увеличение ин­тервала между контрольными замерами и другие изменения.

Простота контроля. Чем проще система контроля, тем больше вероятность успеха и меньше затраты. Это требование не исключает случаев контроля сложных, многофакторных организаций с особы­ми условиями работы. Содержание требования заключается в необ­ходимости упрощения системы контроля. Избыточная сложность контроля приводит к неразберихе, резко снижает его эффективность, нервирует сотрудников, отвлекает их от основной работы. Недопус­тимо дублирование функций контролирующих организаций. Цели, задачи и процедуры контроля должны быть понятны абсолютно всем сотрудникам предприятия, а это возможно только при его относи­тельной простоте.

Экономичность. Существуют два взаимосвязанных понятия: зат­раты на контроль и экономический эффект, получаемый вследствие контроля. До тех пор, пока полученный эффект больше затрат,— контроль эффективен. Если затраты на контроль превышают полу­ченный от него результат, следует отказаться от такого контроля либо изменить его — это, пожалуй, единственное универсальное правило. Под результатом иногда нужно подразумевать не только сиюминутную выгоду, но и отдаленную перспективу.