Организация автоматизированного составления отчетности на базе первичных документов.

Примерно до середины 90-х годов в построении учетной системы превалирующим был ручной способ сбора и обработки информации. Вследствие этого ведение бухгалтерского учета являлось довольно трудоемким и требовало значительного количества кадровых ресурсов. Активно развивающаяся, нашедшая свое признание, прежде всего, в организации среднего и крупного бизнеса, автоматизированная форма учета значительно сократила ряд существующих проблем. Препятствием же глобального укоренения автоматизации являются многочисленные проблемы, связанные с нестабильностью законодательной нормативной базы по бухгалтерскому учету, становление и развитие практически удвоившего объем учетной работы налогового учета, экономическая нестабильность в стране и т.д. Все это требует постоянного обновления и совершенствования алгоритма расчетов и учета бухгалтерских программ. В связи с этим бурное развитие получила деятельность, связанная с разработкой, внедрением и обслуживанием программных продуктов бухгалтерского учета. Необходимость постоянного совершенствования и обновления используемых предприятием бухгалтерских программ является существенным препятствием на пути внедрения автоматизации в малых организациях и предприятиях с бюджетным финансированием. Применение ЭВМ не внесло существенных различий в технику ведения учета: остались неизменными система взаимосвязи между регистрами и принципы их контроля. Письмом Минфина РФ от 24 июля 1992 г. № 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях" предусмотрено изготовление 16 журналов-ордеров и большого количества различных ведомостей. Безусловно, изучить и запомнить такое количество регистров вряд ли возможно.

Разработчики программных средств в пакетах прикладных программ по бухгалтерскому учету в виде выходных форм предусмотрели журналы-ордера. Однако в последних версиях известных пакетов прикладных программ ("1С:Бухгалтерия" и др.) журналы-ордера представлены в виде регистров, не имеющих ничего общего с регистрами журнально-ордерной формы учета.

Главными признаками, определяющими автоматизированную форму учета, являются:

- использование персональных компьютеров и других технических средств для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета;

- применение системы классификаторов;

- использование универсальной документации и машиночитаемых носителей информации;

- сохранение принципа двойной записи;

- автоматизация логических операций по ведению учета;

- применение системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации, а также возможность использования запросного режима;

- хранение первичной информации и регистров.

В свою очередь, технологический и информационный аспекты приводят к созданию автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров.

Современная вычислительная техника обеспечивает автоматизацию полного комплекса учетных задач. В этих условиях появляется возможность автоматизации процессов сбора, регистрации первичной информации и передачи ее по каналам связи (или другими способами) в ПК. Подлежат полной автоматизации такие операции, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать регистров. Вычислительная техника позволяет не только выполнять работы, ранее производимые вручную, но сокращает (благодаря хранению нормативно-справочной информации в памяти ПК) трудоемкость заполнения первичной документации и снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации.

Следовательно, при автоматизированной форме учета обработку данных выполняют ПК, т.е. создается комплексная взаимосвязанная система обработки информации. При использовании ПК возрастает значение периферийной техники и выводных терминальных устройств, значительно повышаются требования к проектированию процессов сбора исходной информации и технологии ее обработки, к математическому и программному обеспечению.

Для автоматизации сбора и регистрации информации целесообразно использовать сканеры и другие устройства, установленные в пунктах оформления первичных документов, если сбор и регистрация информации производятся непосредственно в цехах, на складах, в отделах организации. В результате повышается загрузка этих средств, унифицируются процессы сбора и передачи информации для обработки на ПК бухгалтерии.

Для качественного функционирования автоматизированной формы учета большое значение имеет разработка системы классификаторов экономической информации. К ним относятся классификаторы цехов и отделов предприятия, клиентов, поставщиков, покупателей, бухгалтерских записей (корреспонденции счетов), бухгалтерских счетов и др. Использование классификаторов позволяет расширить содержание отчетных регистров. Большое значение имеет классификатор корреспонденции счетов, необходимый для проверки корректности (правильности) записей. Он представляет собой справочник, в котором по каждому синтетическому счету указаны корреспондирующие счета. Справочник используется для логического контроля корреспонденции синтетических счетов по каждой хозяйственной операции.

При автоматизированной форме учета широко применяются универсальные первичные документы, в которых совмещаются оперативные и бухгалтерские данные, и машиночитаемые носители информации, позволяющие с наименьшими затратами труда разрабатывать на ПК необходимую отчетную документацию в виде регистров, а также заполнять формы отчетности.

К числу логических операций по ведению учета можно отнести также автоматическое формирование корреспонденции счетов, контроль правильности корреспонденции счетов, контроль соответствия отдельных реквизитов и др. Основной из операций является, конечно, автоматическое формирование корреспонденции счетов (автоматизация котировки), определение некорректных записей.

Для автоматизированной формы учета большое значение приобретают принципы построения учетных регистров, которые являются носителями разнообразной сводной информации. Регистры разрабатываются на основании данных, содержащихся в первичных документах, и различных промежуточных сведений, хранящихся в памяти ПК.

В настоящее время на рынке программных средств по бухгалтерскому учету имеется достаточно большое количество пакетов прикладных программ ("1С:Бухгалтерия", "Инфо-бухгалтер", "Турбо-бухгалтер", "БЭСТ", "Галактика", "Парус" и др.). Однако принципы взаимосвязи регистров во всех пакетах практически не описаны, состав и деление их на синтетические и аналитические не приведены. Все это не ориентирует пользователя на законченную компьютерную технологию ведения учета.