Оперативный контроль выпуска продукции

От выполнения плана выпуска продукции в натуральном выражении зависит бесперебойное выполнение обязательств по поставке продукции потребителям по номенклатуре (в ассортименте) по договорам и заказам на изготовление продукции. Номенклатура важнейших видов продукции для объединений и предприятий устанавливается министерством (ведомством) при утверждении их годовых планов.

Проверяя содержание плана производства продукции в на­туральном выражении, необходимо удостовериться в тождестве измерителей единой номенклатуры изделий для составления отчетов по продукции. При выявлении фактов несовпадения плана выпуска продукции с утвержденным перечнем необходимо выяснить причины расхождений, кто повинен и к каким последствиям это привело. Очень важно проанализировать увязку выпуска продукции из производства со сроками ее поставки потребителям по заключенным договорам. На практике встречаются случаи неувязки между датой производства отдельных видов продукции и датами ее поставки, что приводит к невыполнению обязательств по поставкам по заключенным договорам. Такие факты рассматриваются как серьезные нарушения государственной плановой и договорной дисциплины, они влекут, как правило, непроизводительные расходы по уплате неустоек, пени, штрафов. Поэтому по каждому такому случаю необходимо определить размер понесенного ущерба и предъявить его к возмещению виновным лицам, а также выяснить, что предпринято, чтобы впредь не возникали такие нарушения и потери.

Выполнение плана производства в натуральном выражении проверяют по данным, приведенным в отчетах о выполнении плана по продукции (Ф. №1-П), используя при этом сдаточные накладные и другие первичные документы и записи по счету 26 “ Готовая продукция”. В отчетности приводятся данные не по всем выпускаемым изделиям, поэтому сведения, недостающие в отчетности, нужно брать из аналитического учета (ведомостей выпуска полуфабрикатов и готовой продукции). Прежде всего, следует проверить, правильно ли включены в объем продукции в натуральном выражении готовые изделия, изготовленные в пределах проверяемого периода. При этом следует руководствоваться положением, определяющим, что изделия считаются готовыми только в том случае, если они полностью укомплектованы и точно соответствуют нормативно-технической документации, приняты ОТК и снабжены сертификатом или другим документом, удостоверяющим качество продукции, и сданы на склад или заказчику.

Необходимо проверить также, не относились ли к готовой продукции изделия, оставленные в цехе на конец отчетного периода под сохранную расписку начальника цеха (кроме случаев, разрешенных в установленном порядке).

Проверяя правильность (достоверность) отчетных данных раздела 3 “ Производство продукции в натуральном выражении”Ф. №1-П, ревизор должен иметь в виду, что при составлении этого раздела отчетов в данные о выпуске продукции включается продукция для отпуска на сторону и израсходованная на промышленно- производственные нужды предприятия (т. е. валовой отпуск). Изделия, по которым в плане предусматривается товарный выпуск, в отчете приводятся по этому выпуску, т. е. без продукции, потребляемой на промыышенно-производственные нужды предприятия. Запрещается включать в отчет продукцию, изготовленную с отступлениями от нормативно-технической документации, хотя она и была реализована, а также продукцию, пришедшую в негодность при хранении на складе и полученную и реализованную без переработки на предприятии.

Иногда предприятия включают в отчет продукцию, полученную со стороны с отступлениями от нормативно-технической документации, после ее восстановления. Такая продукция в данные о выполнении плана производства продукции в натуральном выражении не включается.

Общую оценку выполнения плана производства продукции в нату­ральном выражении из-за неоднородности измерителей по отдельным видам продукции произвести нельзя. Это можно сделать за ревизуемый период путем перевода количественных данных в денежное измерение (путем суммирования произведений количества единиц продукции по плану и отчету на их цены). При этом можно применить способ исчисления среднего процента выполнения плана, при котором в зачет выполнения плана производства продукции в натуральном выражении засчитывается только та продукция, которая произведена в пределах плана. Продукция, изготовленная сверх плана, в расчет не принимается, что исключает возможность перекрывать недовыполнение плана по одним изделиям за счет других.

При ревизии выпуска продукции в натуральном выражении необ­ходимо проверить, не изготавливалась ли продукция, не имеющая спроса и сбыт которой не гарантирован. При выявлении таких фактов необходимо выяснить: почему изготавливалась такая продукция, кто разрешил ее производство, на какую сумму, что предпринято для ее реализации, сумму ущерба, а также не принимался ли к зачету объем этой продукции при оценке деятельности ревизуемого органа.

Целесообразно произвести встречную проверку. Несоответствие отдельных показателей в указанных документах позволит ревизору выявить отклонения по движению продукции.

Очень важным моментом при ревизии выпуска готовой продукции является контроль за качеством продукции. Представление о состоянии работы по обеспечению качества продукции можно получить при изучении материалов ОТК предприятий, актов приемки продукции на месте представителями заказчиков, рекламаций потребителей, данных о размере штрафов, уплаченных покупателями за поставку недоброкачественной и некомплектной продукции, или допущенных недоделок и т. п.

Нередко дефекты в продукции допускаются из-за низкого качества сырья, ”материалов, комплектующих деталей и узлов, поставляемых другими предприятиями. В этом случае необходимо выяснить, по всем ли случаям были предъявлены претензии на возмещение потерь к поставщикам указанных ценностей, как соблюдается установленный порядок контроля за качеством поступающих материалов и комплектующих деталей и узлов.

Важным показателем качества продукции является ее комплектность. По данным актов ОТК, актов приемки продукции и рекламаций покупателей следует определить количество изготовленной некомплектной продукции и изучить причины, вызвавшие ее производство, а также выявить виновных лиц.

Очень часто плохое качество продукции и брак вызываются нару­шениями технологического процесса. Отклонения можно вскрыть по за­ключениям работников ОТК в актах о браке продукции, по рекламациям покупателей об обнаруженных дефектах и заключениям об их происхож­дении, по данным маршрутных листов и другим документам, отражающим последовательность технологической обработки. При этом следует иметь в виду, что замена отдельных материалов вносит изменения в систему обработки и последовательность осуществления технологического процесса, поэтому не всякое изменение в очередности выполнения операции технологического процесса следует относить к его нарушению.

Ритмичная работа предприятий является одним из основных условий выполнения плана выпуска продукции. Приступая к проверке ритмичности выпуска продукции, следует иметь в виду, что ее показатели на предприятиях не одинаковы и зависят от типа производства. На пред­приятиях индивидуального и мелкосерийного типа производства рит­мичность выпуска продукции целесообразно проверять путем сопоставления графика производства отдельных заказов с временем фактического их изготовления и сдачи продукции на склад или покупателю. На предприятиях серийного и массового типа производства ритмичность проверяют, сравнивая фактический выпуск продукции в натуральном и денежном выражении с планом по декадам и месяцам.

При проверке ритмичности выпуска продукции используют сведения о сдаче готовой продукции на склад по данным аналитического учета счета 26 “ Готовая продукция”, оперативно-технические сводки, рапорты о выработке продукции, сменные отчеты и другие первичные документы и отчеты о выполнении плана выпуска продукции.

Выполнение плана выпуска продукции по ритмичности нужно про­верить за ревизуемый период в целом, а внутри его - по кварталам, месяцам и декадам как по всей продукции, так и важнейшим ее видам, выпуск которой устанавливается вышестоящей организацией, и продукции, пла­нируемой к выпуску самим предприятием на основе заключенных договоров с покупателями. Иногда проверка ритмичности за ревизуемый период дополняется выборочной проверкой ритмичности выпуска продукции внутри какого-нибудь месяца по дням. Анализируя выполнение плана по ритмичности за месяц, следует иметь в виду, что количество рабочих дней в отдельных декадах колеблется, и это может сказаться на объеме выпуска продукции. Такие колебания при расчете за год нивелируются.

Ревизор должен очень тщательно изучить причины, вызвавшие пе­ребои в производстве и повлиявшие на снижение показателя ритмичности, с тем, чтобы разработать конкретные мероприятия, направленные на их устранение и обеспечение ритмичного выпуска продукции в текущем периоде. Такими причинами могут быть: несвоевременное и комплектное снабжение предприятия сырьем, основными и вспомогательными мате­риалами, покупными полуфабрикатами, топливом, энергией, инструментами; плохое использование оборудования и рабочей силы; недостатки в организации труда и технологического процесса производства и другие.

Успешное выполнение плана реализации продукции зависит не толь­­­ко от своевременной и ритмичной ее отгрузки, но и от расчетных взаимоотношений с покупателями т.е. от своевременности и правиль­­­ности выписки счетов на отгруженную продукцию, сдачи их в банк на инкассо. Поэтому на предприятиях необходимо наладить оператив­­­ный контроль за формированием платежных документов, своевремен­­­ностью и полнотой оплаты. Такой контроль может быть текущим и пос­­­ледующим и осуществляется он, как правило, финансовым отделом. Пос­­­ледующий контроль организуется финансовым отделом предприятия при помощи ежедневных сведений, поступающих с вычислительного центра в виде машинограммы, в которой должны печататься данные об отгруз­­­ке продукции покупателям. Машинограммы могут печататься ежедневно, а сведения об оплате счетов проставляются работником финансового отдела по мере оплаты. В этих сводках следует отражать не только дату отгрузки готовой продукции, но и дату сдачи в банк докумен­­­тов. Если разница между этими показателями увеличивается, то пред­­­приятие принимает меры к тому, чтобы ускорить выписку платежных документов и предъявить их в банк. При необходимости получения выборочных сведений о состоянии расчетов с конкретным покупателем за отгруженную в их адрес продукцию по запросу финансового отдела вычислительный центр должен выдать машинограмму, содержащую све­­­дения о номере счета, его сумме и сроке задержки в оплате. По каж­­­дому грузополучателю подводится итог. Такая информация позволяет усилить контроль за состоянием расчетов за продукцию.

Таким образом, контроль за отгруженной и реализованной продукци­­­ей дублируется отделом сбыта, финансовым отделом и бухгалтерией предприятия. Сведения о результатах оперативного контроля первых двух отделов могут быть не точны, так как не всегда отражают воз­­­врат продукции, ее уценку. Контроль с помощью бухгалтерских реги­­­стров дает возможность получить полные и вполне достоверные, но не всегда оперативные данные.

С целью устранения дублирования информации об отгружен­­­ной и реализованной продукции все функции по ведению учета этого процесса следует сконцентрировать в отделе сбыта. В условиях функционирования АСУ и применения ПЭВМ появляется возможность получения ежедневной информации о реализации готовой продукции. Автоматизация учета реализованной продук­­­ции позволяет получить оперативные сводки о реализации за сутки и с начала месяца, которые выдаются финансовому отде­­­лу. Полученные таким образом данные, предотвращают дублиро­­­вание учетной работы по отгрузке и реализации готовой про­­­дукции в различных подразделениях предприятия.

На каждом предприятии или объединении использование ПЭВМ для контро­­­ля за отгруженной и реализованной продукции решает­­­ся в зависимости от характера производства: ассортимента вы­­­пускаемой продукцией, ее специфики, способов реализации и оценки, частоты отгрузки.

Одним из видов контроля на предприятии является инвентаризация товарно–материальных ценностей. Периодические инвентаризации предприятие проводит в сроки, предусмотренные в их планах, но независимо от плана проведение инвентаризаций обязательно в следующих случаях:

- перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее 1 октября отчетного года;

- при смене материально-ответственного лица;

- при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей;

- в случае пожара или стихийных бедствий.

Ревизору, проверяющему материалы инвентаризаций, необходимо установить наличие в бухгалтерии всех необходимых для проведения инвентаризации документов:

- приказов или распоряжений на проведение инвентаризации и составе комиссии;

- материальных отчетов;

- инвентаризационных описей или актов инвентаризации ценностей (готовой продукции);

- сличительных ведомостей, письменных объяснений материально-ответственных лиц по результатам инвентаризации;

- протоколов, приказов по утверждению и рассмотрению результатов инвентаризации.

Для проверки качества проведенный инвентаризаций нужно проанализировать данные инвентаризационных описей и установить:

- указаны ли в них наименование предприятия, место, где проводилась инвентаризация и время ее проведения;

- полностью ли записаны наименования материалов, их марки, сортность, артикулы и другие отличительные признаки;

- оговорены ли исправления в установленном порядке;

- приведены ли на каждой странице описи прописью показатели числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества единиц в натуральном выражении;

- наличие на инвентаризационных описях подписей членов инвентаризационной комиссии, а также записей материально-ответственных лиц с их подписью о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.

При изучении сличительной ведомости проверяют достоверность приведенных в ней остатков по данным бухучета и инвентаризационной описи. Для проверки остатков по данным бухучета используют количественно-сортовой учет, оборотные ведомости, сальдовые ведомости и др., в зависимости от принятого порядка ведения аналитического учета в бухгалтерии.

В процессе проверки обращают внимание на правильность составленных расчетов на списание потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм. Такие потери могут быть списаны только по правильно оформленным документам с разрешения руководителя предприятия в том случае, когда выявлена недостача и имеются утвержденные нормы убыли. При этом списание может быть произведено не свыше размеров выявленной недостачи по сличительной ведомости.

В процессе проверки выясняют, соблюдается ли установленный порядок оформления списания потерь и не производится ли их повторное списание или предъявление таких ценностей при последующих инвентаризациях с целью изъятия с оборота доброкачественных ценностей.

При определении результатов инвентаризации могут выявляться недостачи и излишки отдельных ценностей. Поэтому в процессе проверки выявляют, соблюдается ли установленный порядок зачета недостач образовавшимися излишками и отнесены ли на виновных лиц суммовые разницы в результате того, что стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке.

При проведении ревизии на предприятии в обязательном порядке производится инвентаризация готовой продукции на складах и незавершенной обработке в цехах.

При выявлении недостач или порчи запасов следует учитывать изменения в отражении данных операций на счетах бухгалтерского учета.

 

Таблица 4.
Бухгалтерский учет списания запасов вследствие недостачи

№

П/п