Источники информации для аудита заработной платы

На первом этапе аудиторской проверки, аудитор должен проверить, как ведется учет личного состава и использования рабочего времени сотрудников, организацию и документальное оформление учета выработки.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации организации, который объявляется работнику под расписку. Приказ издается на основании письменного трудового договора (контракта). Согласно ТК РФ основным документом о трудовой деятельности работника является трудовая книжка.

Учет численности в организациях ведется в личных карточках. Личная карточка заполняется в одном экземпляре на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома об окончании образовательного учреждения. На руководящих работников и ИТР (инженерно-технические работники) заполняется личный листок по учету кадров.

Учет личного состава ведется в отделе кадров организации с использованием следующих первичных учетных документов: приказы (распоряжения) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении действия трудового договора. Каждому работнику присваивается табельный номер, по которому он числится в табеле учета рабочего времени и во всех документах на зарплату.

В каждой организации установлен определенный трудовой режим. Контроль за его соблюдением ведется при помощи табельного учета. Он предполагает наблюдение за приходом и уходом с работы, выяснение причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени. Табель составляется в одном экземпляре. Документ подписывается и сдается в бухгалтерию.

В бухгалтерии составляются сводные данные об отработанном времени, и начисляется заработная плата. Для начисления зарплаты бухгалтерия открывает лицевые счета на каждого работника, в том числе и совместителей, кроме лиц, работающих по договору подряда. На основе лицевых счетов заполняется расчетно-платежная ведомость. Лицевые счета открываются на год с разбивкой по месяцам, где указывается каждый вид начислений и удержаний.

Аудитор проверяет правильность составления, оформления и расчетов в расчетных и платежных ведомостях, в лицевых счетах работников, а также правильность заполнения табелей учета использования рабочего времени.

Кроме этого, аудитор проверяет наличие всех необходимых приказов (распоряжений), связанных с учетом личного состава. Особое внимание обращается на правильность заполнения документов, т.е. наличие всех реквизитов, подписей ответственных лиц, отсутствие подчисток и не оговоренных исправлений, и на соответствие требованиям нормативных документов. На этом этапе осуществляется также проверка организации учета и контроля выработки. Учет выполнения работ и выработки продукции осуществляют мастера, начальники участков и другие работники, на которых возложены эти обязанности.

Аудитор проверяет оформление первичных документов (нарядов, рапортов, маршрутных листов и др.), правильность применения и норм расценок, наличие подписей должностных лиц, заполнение соответствующих реквизитов, обращает внимание на имеющиеся исправления.

Анализируя наряды на сдельную работу по датам их выдачи, сопоставляя фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава, аудитор определяет, нет ли случаев включения в них вымышленных лиц, повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам. Методом арифметического контроля определяются неточности в подсчетах в первичных документах или расчетных ведомостях.

Источниками информации для проверки расчетов с персоналом по оплате труда служат документы по зачислению, увольнению и переводу работников организации, первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность.

В качестве первичных документов преимущественно используются унифицированные формы первичной документации.

По учету личного состава используются: штатное расписание, контракты, договоры гражданско-правового характера (подряда, возмездного оказания услуг и другие формы трудового договора), договоры на выдачу ссуд, продажу товаров в кредит и др. Также к первичной документации относят: приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. № Т-1), личная карточка (ф. № Т-2), учетная карточка научного работника (ф. № Т-4), приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. № Т-5), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. № Т-6), приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) (ф. № Т-8).

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются: табель учета использования рабочего времени с расчетом зарплаты и без расчета (ф. № Т-12, 13), расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49), расчетная ведомость (ф. № Т-51), платежная ведомость (ф. № Т-53) лицевой счет (ф. № Т-54), листки временной нетрудоспособности, путевые листы, налоговые карточки работников, авансовые отчеты с приложенными к ним первичными документами, исполнительные листы.

Кроме того, применяются первичные документы по учету выработки и сдельной заработной платы: наряды, рапорты, маршрутные листы.

К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ведомости распределения заработной платы (по видам затрат и др.), регистры по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, журналы-ордера по счетам 68, 69, 70, 71, 73, 76, 84 и др. (при журнально-ордерной форме учета), Главная книга, баланс (ф. № 1).

Приступая к проверке расчетов с персоналом по оплате труда, аудитор должен выяснить, какие формы и системы оплаты труда применяются на предприятии; имеются ли внутреннее положение об оплате труда работников и коллективный трудовой договор; списочный и среднесписочный состав работников; как организован учет расчетов по оплате труда (состав и квалификация бухгалтеров, обеспеченность нормативными материалами, кто осуществляет контроль за их работой, компьютеризован ли данный участок учета); ограничен ли состав сотрудников, получающих наличные деньги на хозяйственные и другие расходы; осуществляется ли на предприятии выдача ссуд, продажа товаров в кредит, как оформляются эти операции.

Из заработной платы сотрудников организации могут быть произведены удержания, представляющие собой разрешенные законодательством вычеты из заработной платы, уменьшающие начисленные суммы, которые можно условно подразделить на четыре категории: удержания в пользу бюджета, третьих лиц, самой организации, страховых органов.

Удержания из заработной платы работников могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Так, согласного Налоговому кодексу РФ, в России установлена единая ставка налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в размере 13%. Для отдельных видов доходов предусмотрены иные ставки.

Базой для определения суммы данного налога является сумма совокупного дохода, полученного фактически из всех источников в календарном году. НДФЛ взимается после уменьшения заработка на суммы стандартных, социальных, имущественных и профессиональных вычетов, установленных законодательством.