 |
Состав собираемой информации
|
|
|
|
Технология сбора информации
Общее обследование компании производится сверху вниз в соответствии с организационной структурой, начиная от высшего руководства и, заканчивая определением выполняемых операций на конкретных рабочих местах. Такой подход позволяет ещё на ранних этапах оценить объём работ, направление детальных исследований, сроки. Всё это поможет в дальнейшем эффективно распределить работы между участниками проекта.
Технология сбора информации при обследовании достаточно проста:
- Интервьюирование, опрос.
- Анкетирование.
- Заявки на предоставление определённой информации.
Все три названных способа применяются при необходимости во время всего выполнения проекта. Цель интервьюирования - получить общее представление руководства о функционировании компании, основных механизмах взаимодействия, отделах, ключевых сотрудниках. Существенно облегчить этот процесс может наличие организационно-функциональной структуры (ОФС). Выясняется то, за что ответственны руководители, цели их подразделений, что они контролируют, что обеспечивают, общие принципы управления используемые ими.
Помимо предварительных опросов, одинаковых для всех сотрудников компании в ходе обследований могут проводиться и специализированные опросы среди сотрудников компании, а также персональное интервьюирование.
Каждый раз при анкетировании определяется срок, в течение которого должно поступить как минимум 90% анкет от не ключевых сотрудников и 100% от ключевых.
Если технические средства заказчика позволяют, обследование желательно проводить с помощь электронной почты. Это уменьшает нагрузку участников проектной команды и на аналитиков, поскольку стираются пространственно - временные ограничения, отпадает необходимость регулярно собирать совещания со всеми участниками проектной команды (хотя и без этого не обойтись), каждый может подключиться к обсуждению в любой удобный для него момент (в свободное время). Особенно актуальным использование электронной почты становится при проведении работ в регионах.
|
|
|
Состав собираемой информации
В ходе обследования собирается и анализируется статическая информация, свойственная определённому типу компаний. Перечень этой информации достаточно стабилен, но содержание различно для каждой компании:
Организационно - функциональная структура (ОФС). Эта информация особенно полезна на первых этапах обследования. Основные её составляющие:
- Перечень подразделений.
- Иерархия подразделений.
- Основные функции подразделения.
- ФИО руководителя подразделения и ключевых сотрудников.
- Численность сотрудников в отделе.
Для описания организационно-функциональной структуры предприятия, большую помощь могут оказать следующие документы:
- Штатное расписание
- Положения (регламенты) о подразделениях
- Должностные инструкции сотрудников
Реестр используемых документов. Содержит весь перечень используемых документов. Документы можно разбить на две группы:
- Нормативные. Это типовые нормативные документы. При их описании обычно указывается только нормативный номер документа.
- Внутренние. Это документы, существующие только в данной компании, включая регулярные служебные записки. Им уделяется особое внимание, т.к. они отражают специфику компании. В их описании всегда присутствует список всех полей и параметров с описанием назначения и использования каждого. Обязательно собираются образцы таких документов.
В любом случае, по всем документам собирается следующая информация:
- Кем (или каким документом) и когда инициируется создание документа.
- Кто, что и когда (при каких условиях) заполняет.
- К кому поступает законченный документ.
- Какую хозяйственную операцию отражает документ, проводки.
- Архивируется ли документ? Если да, то кем?
- Таким образом, после анализа собранной информации получают схему движения отдельного документа. Если схема линейная, то её описывают в таблице, если же нет, то схематично.
Алгоритм вычисления зарплаты, если она зависит от каких-то показателей. Если в компании заказчика имеются сотрудники, зарплата которых не фиксирована, а зависит, например, от их результативности, то выясняется и подробно описывается алгоритм её вычисления.
|
|
|
Алгоритм формирования цен и ценовая политика, если таковая имеется. Выясняется, какая ценовая политика принята в компании заказчика, насколько она гибкая или жёсткая. Как формируются цены в конкретном заказе, что на это влияет, какие есть ограничения. Вся собранная информация анализируется и формализуется.
Принципы построения учета и учетная политика. Сбор этой информации наиболее сложен, а сама информация сильно отличается в различных компаниях. Здесь имеется в виду не только схемы проводок в бухгалтерии, компания AVACCO большое внимание уделяет сбору сведений о том, как осуществляется учет именно в управленческих целях, поскольку, результаты этого учета содержат гораздо больше информации, чем бухгалтерского. Здесь основные трудности при сборе информации связаны с тем, что в большинстве случаев управленческий учёт в компаниях не поставлен четко, он фрагментирован, и никто в компании заказчика обычно не представляет себе целостную картину управленческого учёта. Более того, этот учёт часто существует в неосознанной форме и заказчик даже отрицает факт наличия его как такового. Основная задача при сборе этой информации - обеспечение ее полноты, что выдвигает требование информационной открытости к заказчику. К основным видам собираемой здесь информации относятся:
- Алгоритм формирования себестоимости и учёт издержек, принятый в компании.
- Принципы построения управленческого учёта в отдельных бизнес - процессах.
- Принципы построения бухгалтерского учёта.
- Схемы учёта хозяйственных операций.
Используемая аналитическая информация и способы её получения. Здесь собирается информация по всем отчётам, регулярно используемым в компании заказчика, сведения о назначении этих отчётов и о том, при принятии каких решений они используются. Если отчёты уникальны и специфичны для компании заказчика, то описание проводится наиболее детально с описанием назначения всех полей и алгоритмов их расчёта.
|
|
|
Отметим, что хотя перечень перечисленных видов информации является типовым, его содержание меняется в зависимости от компании, также может изменяться и структура представления данных, их детализация, форма представления, смысловая группировка. В каждом проекте на формализацию собираемой информации наносит отпечаток специфика компании, а также стиль работы конкретных аналитиков компании AVACCO.
В ходе обследования также собирается и анализируется различная статистическая информация по компании. Эта информация понадобится позже для обоснования актуальности выявленных проблем, при выборе альтернатив решений этих проблем и т.п. Она используется также при принятии решений о неэффективности отдельных участков работы и необходимости изменений в управлении.
При обследовании анализируется частота возникновения различных ситуаций. На основании этой информации, исходя из соотношения результат - затраченные ресурсы, принимается решение о поддержке в КИС определенных ситуаций. Дело в том, что в практическом плане может оказаться просто невыгодно придумывать изощрённые механизмы для каких-то ситуаций, возникающих, скажем, раз в полгода. На создание механизмов, обрабатывающих такие ситуации, будет потрачено слишком много ресурсов, тогда как проще и дешевле такие ситуации обработать вручную.
Отметим, что часто заранее список собираемой информации не известен, необходимость в ней возникает по мере проведения работ, при возникновении определённых прикладных проблем, вопросов. Естественно для сбора этой информации должны привлекаться и сотрудники компании заказчика, т.к. только они располагают определённой информацией и могут её корректно интерпретировать. Например, это может быть следующая информация:
- Средний размер заказа.
- Распределение количества заказов в зависимости от объёма.
- Причины возвратов товара клиентами и поставщику.
- Причины возникновения пересортицы.
- Случаи снижения цен.
- Частота срыва поставок и другие сведения.
|
|
|
