 |
Стадии подготовки презентации
|
|
|
|
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Кузбасский государственный технический университет имени Т.Ф. Горбачева»
Кафедра прикладных информационных технологий
К. Э. Рейзенбук
Т. В. Сарапулова
Презентации проектов
Методические указания к практическим работам для студентов
направления подготовки 080200.68 «Менеджмент»,
очной формы обучения
Рекомендованы учебно-методической комиссией направления 080200.68 «Менеджмент» в качестве электронного
издания для использования в учебном процессе
Кемерово 2013
Рецензенты:
1. Соколов Игорь Александрович – к.т.н., доцент, заведующий кафедрой прикладных информационных технологий.
2. Королева Татьяна Геннадьевна – к.э.н., доцент, председатель учебно-методической комиссии направления 080200.68 «Менеджмент».
Рейзенбук Кристина Эдуардовна, Сарапулова Татьяна Викторовна. Презентации проектов: методические указания к практическим работам [электронный ресурс]: для студентов направления подготовки магистров 080200.68 «Менеджмент», очной формы обучения / сост.: К.Э. Рейзенбук, Т. В. Сарапулова. Кемерово: КузГТУ 2013. – 1 электрон. опт. диск (CD-ROM); зв.; цв.; 12 см. – Систем. требования: Pentium IV; ОЗУ 8 Мб; Windows XP; (CD-ROM-дисковод); мышь. – Загл. с экрана.
Электронное издание предназначено для выполнения практических работ. В состав указаний входят задания для выполнения практических работ и контрольные вопросы.
Ó КузГТУ
Ó Рейзенбук К. Э., 2013
Ó Сарапулова Т. В.,
составление, 2013
ОГЛАВЛЕНИЕ
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1. 4
1.1. Стадии подготовки презентации. 4
|
|
|
1.2. Структурирование содержания. 9
1.3. Разработка плана. 10
1.4. Планирование формы презентации. 11
1.5. Распределение слайдов. 12
1.6. Создание слайдов. 13
1.7. Задание для выполнения практической работы.. 14
1.8. Контрольные вопросы.. 16
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2. 17
2.1. Диаграммы, общие сведения и правила построения. 17
2.2. Задание для выполнения практической работы.. 21
2.3. Контрольные вопросы.. 22
3. ДЕЛОВАЯ ИГРА: «ВИТЯЗЬ НА РАСПУТЬЕ». 24
4. РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА.. 25
ПРИЛОЖЕНИЕ.. 27
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1
СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Целью данной практической работы является изучение правил подготовки и проведения презентаций, построения мыслительной карты, адаптации под конкретный тип аудитории, получение практических навыков области подготовки и проведения презентаций.
Стадии подготовки презентации
В подготовке любой презентации можно выделить три стадии:
1) Анализ – это первая стадия, когда необходимо найти пути решения существующей проблемы, подбирать информацию, извлечь из нее основные идеи и попытаться выразить идеи в форме выводов, составить план или мыслительную карту.
2) Адаптация контента – вторая стадия, где следует сделать эти выводы понятными и убедительными для аудитории.
3) Оформление и способ доставки до аудитории –третья стадия, когда выбираются средства и способы представления выводов.
Вывод – это результат анализа информации, а информация - это сырье. Анализ – процесс обработки информации, получение из сырья нужного продукта.
Получаемый эффект (воздействия на аудиторию) зависит от качества вывода и от способа подачи (аналогия - подарок – упаковка – процесс дарения).
Точно так же, как из сырья можно получить много разных продуктов, основываясь на одной и той же информации можно получить много разных выводов (иногда противоречащих друг другу). Каждый из этих выводов правомочен, так как основан на фактах. Но один из них может быть более значимым и полезным для достижения целей презентации, чем другие. Не стоит путать предмет разговора с выводами, которые необходимо донести до аудитории.
|
|
|
Чтобы сделать выводы, нужна позиция.
Позиция-утверждение, докладчик занимает определенную позицию и обращает внимание на важные с его точки зрения факты.
Позиция – мнение, выражает точку зрения, интерпретируются значимости имеющихся фактов.
Позиция – рекомендация, предлагается совершить какое-либо действие, обычно «следует» из предыдущих позиций.
Выводы в презентации отражают степень вашей причастности к происходящему.
Обычно, используются все три позиции, сначала излагаются факты и делаются утверждения, потом высказывается мнение докладчика к проблеме, затем высказывается план действий, и даются заключительные рекомендации.
Самая сложная задача – формулирование главного вывода (идеи) презентации. Он содержит основную идею, которую необходимо донести до аудитории, и, следовательно, должен быть краток, не более одного предложения.
Главный вывод должен быть подкреплен несколькими промежуточными, которые, в свою очередь, опираются на аргументы. Выводы выстраиваются в логическую цепочку и усиливаются визуальной информацией.
Главный вывод должен легко запоминаться, чтобы слушатели могли передать его другим (в идеале каждый слайд должен содержать свой вывод в виде заголовка). Факты никогда не говорят сами за себя, выводы аудитории нужно специально приготовить и преподнести. Они должны быть ясны аудитории.
Слабые выводы:
· «Существует несколько причин кризиса»
· «Следующие факторы привели к возникновению проблем»
Аудитория запомнит только о существовании «некоторых причин» и «следующих факторов».
Сильный вывод:
«Этот кризис вызван факторами, которые мы не могли контролировать»
Выводы могут быть выражены с помощью различных литературных стилей. В некоторых случаях «тонкий» юмор или игра слов могут быть не поняты аудиторией. Или стиль вывода может подразумевать двойное толкование.
Цель анализа - выделение самого существенного из всей информации. Выводы выражают самое главное. В процессе формирования выводов докладчик повышает ценность информации, а также окончательно проясняет, что же он хочет сказать.
|
|
|
Презентацию необходимо адаптировать к текущей ситуации. Для этого необходимо учесть два взаимозависимых фактора:
1) Цель. Презентация не бывает самодостаточной. Постарайтесь понять, что аудитория должна знать, принять или сделать после окончания презентации.
2) Аудитория - это потребитель. Проведение презентации подобно продаже идей этому потребителю. Каков его взгляд на предмет обсуждения? Каковы его предпочтения? Как завоевать его благосклонность?
Уточните цель – что необходимо достичь?
Большинство докладчиков не задумываются о цели, они просто излагают содержание презентации.
Докладчик может:
· Информировать – иногда нужна презентация, в которой просто содержится много информации.
· Убеждать – тут необходимо, чтобы аудитория разделила точку зрения докладчика. Факты сами по себе не очень убедительны. Аудитория не всегда понимает, что хочет сказать выступающий, ее выводы не обязательно совпадают с выводами презентатора. Докладчик должен уметь выражать свое мнение.
· Побуждать к действию, обычно побуждение – главная цель презентации. Часто требует прохождения первых двух этапов, но всегда заканчивается рекомендациями.
Чтобы быть эффективной, презентация должна устранять трудности, возникающие перед аудиторией. Для этого презентация должна отвечать, по крайней мере, трем условиям:
· Фокусирование на самом главном. Думать о презентации следует как о подготовке к дебатам. Говорить только то, что должно быть сказано. Если имеется в наличии достаточно времени, следует приберечь самое важное на потом, в ином случае, использовать эту информацию во время дискуссии для выработки деталей.
· Четкая структура. Аудитория должна прослеживать связь между различными частями презентации. Ведь в отличие от читателя, она не может вернуться к прочитанному ранее.
· Ясная визуализация. Визуализация делает выводы еще убедительнее, так как способствует более легкому пониманию и запоминанию информации. Изображение служит иллюстрацией к основной информации, в то время как устные комментарии дополняют ее.
|
|
|
Знание аудитории позволяет выбрать верный подход
· Кто они? - Чем больше аудитория, тем труднее удовлетворить всех. Концентрироваться следует на тех, кто принимает решения или способен влиять на других. При этом помните, что не всегда самый старший по рангу человек является вашей целевой аудиторией.
· Что они хотят от докладчика? - Это зависит от их позиции, квалификации и уровня знаний или заинтересованности. Ожидания аудитории определяют язык, на котором следует говорить, а также степень детализации подаваемой информации.
· Каково их отношение к докладчику и к теме презентации? - Поставьте себя на их место. Каково их отношение к предмету обсуждения? Есть ли у них какие-то свои цели? Как умозаключения докладчика повлияют на их личные интересы? Достойны ли презентатор доверия в их глазах? Позиция, занимаемая аудиторией, влияет на структуру и атмосферу презентации.
Каждый тип аудитории требует дифференцированного подхода.
Бывает три основных типа аудитории:
· Дружелюбная аудитория. Она варьируется от людей, которые просто разделяют точку зрения докладчика, до его поклонников. Если они заранее согласны, зачем им что-то доказывать?
· Нейтральная аудитория не имеет своей позиции. Эти люди ни за, ни против докладчика. Этот тип подразделяется на людей, которые не заинтересованы, не приняли решение или не информированы.
· Враждебная аудитория противостоит докладчику. Этот тип варьируется от людей, которые просто не согласны, до тех, кто настроен враждебно.
Докладчик должен отдавать себе отчет, чего он может достичь с той или иной аудиторией. Маловероятно, чтобы ему удалось превратить враждебную аудиторию в дружелюбную. Знание своей аудитории позволяет докладчику выбрать для себя оптимальную стратегию поведения.
Перед дружелюбной аудиторией стоит концентрироваться на получение результатов. Аудитория может согласиться с докладчиком, но она не всегда знает, что надо делать. В этом случае первоочередная задача - подкрепить ее энтузиазм. Перейдите от "Да, я согласен" к "Давайте сделаем это!". То есть в данной ситуации следует быть прямолинейным и не перегнуть палку, пытаясь доказать то, в чем аудитория уже убеждена, следует ставить цели тем самым подтолкнуть аудиторию к действию, согласовав с ней все цели. Стоит объяснить людям, что они выиграют или проиграют при любом исходе. И следует подталкивать к действию, сказав ясно, что надо или осталось сделать, и какова роль аудитории в этом.
|
|
|
Нейтральная аудитория пассивна. Неинформированная аудитория должна захотеть получить информацию. Стоит заставить ее задавать вопросы. Доказать, что докладчик достоин доверия, необходимо излагать мысли четко и ясно. Не стоит перегружать аудиторию излишней информацией. Незаинтересованная аудитория чувствует себя изолированной. Следует заручиться ее поддержкой, ясно показав выгоду (или оценив риск), использовать примеры из жизни и избегать абстрактных доводов, вовлекать людей в процесс, предложив им то, что они готовы принять или сделать. Не принявшая решение аудитория обычно хорошо информирована. Дополнительные аргументы вряд ли повлияют на нее. Вместо этого необходимо сфокусироваться на избранной позиции и поменять восприятие аудитории, а также ее отношение к предмету обсуждения, пользоваться реальными примерами. Чтобы помочь людям принять решение, следует предлагать им то, что легче принять.
С враждебной аудиторией стоит попытайтесь договориться. Самое главное - добиться прогресса: найти общие темы, встать на их точку зрения. Начинать следует с того, в чем взгляды докладчика и аудитории совпадают. Лучшим вариантом будет поделить презентацию на независимые части так, чтобы предложение не было отвергнуто из-за несогласия по какому-либо одному пункту. Не стоит переоценивать своих возможностей: цель - заставить аудиторию перейти от "Я не согласен…" к "Возможно…". Показав понимание их позиции, описав их аргументы своими словами, докладчик уменьшит убедительность подобных фактов, когда они будут приведены позже противоположной стороной. Также необходимо оперировать только фактами и доказательствами: пояснять, откуда взята та или иная информация, апеллировать к экспертам и признанным авторитетам. Враждебная аудитория не хочет знать того, во что верит докладчик и почему он в этом убежден.
Изучение ситуации является решающим при планировании и проведении презентации. Докладчик вырабатывает свою стратегию, по крайней мере, тремя способами:
· Структура. Докладчик решает сам, будет ли он излагать свою мысль прямолинейно или нет, а также, как будут выстроены аргументы - параллельно или последовательно (шаг за шагом). Он определяет, какую и в каком объеме информацию необходимо преподнести.
· Средство. От нарисованных графиков до анимированного мультимедиа шоу – докладчик может выбирать, что угодно. У каждого выбора есть свои сильные и слабые стороны. Необходимо выбрать средство, наиболее подходящее к данной ситуации.
· Метод. Докладчик адаптирует свой стиль и манеру повествования к сути самой презентации, а свой язык - к типу аудитории.
|
|
|
