 |
Структурирование содержания
|
|
|
|
Структура презентации должна быть простой – следует ограничить ее тремя частями.
Простая структура очень эффективна:
· легко запомнить, типичная аудитория с трудом запоминает более трех пунктов повествования.
· легко понять связь, связь между тремя частями презентации очень легко уловить. Четвертый элемент усложнит повествование.
· дополнительные аргументы менее убедительны, даже если трех аргументов недостаточно для того, чтобы убедить аудиторию или объяснить ей что-то, дополнительные аргументы не дадут ожидаемого эффекта. Более того, докладчик тем самым даст шанс противнику для критики.
Структура может быть параллельной или последовательной.
Параллельная структура состоит из трех аргументов одного типа (например, причины), которые дополняют друг друга. Они похожи на опоры треноги и представляют собой индуктивный логический процесс. Параллельные аргументы ясны и прямолинейны.
Параллельная аргументация подходит, если предмет презентации достаточно прост, и при этом аудитория нейтральна или дружелюбна. Главный вывод должен поддерживаться целым набором причин, эффектов, преимуществ, особенностей и т. д.
Порядок следования аргументов можно менять. Например, рекомендуется самые сильные аргументы помещать в самом начале или конце презентации.
Большим преимуществом параллельной аргументации является то, что главный вывод может и не пострадать, даже если уничтожен один из поддерживающих его аргументов.
Параллельная аргументация популярна при продаже и рекламе товара: например, белее, светлее и чище.
Последовательная структура логически связана. Каждый аргумент основывается на предыдущем и продолжается последующим. Это похоже на лестничные ступеньки и представляет собой дедуктивный логический процесс. Последовательные аргументы проводят аудиторию по цепи логических или аналитических шагов.
|
|
|
Последовательная аргументация приемлема, если предмет изложения достаточно сложен, или аудитория настроена враждебно. Мы начинаем с общепринятых или общеизвестных вещей и постепенно приходим к нужному выводу.
Последовательная аргументация - очень мощный инструмент. Поскольку все аргументы представляют собой логическую цепочку, аудитория не может легко отступить и отвергнуть новую идею, которая основывается на принятом раньше аргументе.
С другой стороны, если аудитории удастся опровергнуть один из аргументов, то и главный вывод автоматически становится неверным.
Хорошо структурированная презентация - признак ясного мышления ее автора. Соответственно, аудитория способна отличать самое главное от деталей, доброжелательно реагировать на набор аргументов и запоминать важные выводы.
Таки образом, если презентация хорошо структурирована, докладчик получает больший контроль над аудиторией и тактические преимущества.
1.3. Разработка плана
Планирование имеет несколько преимуществ. Оно заставляет организовывать идеи. План позволяет в любой момент получить представление о презентации. С его помощью легко оценить структуру и попытаться использовать новые подходы в повествовании. План показывает, как развивается презентация. Сразу же становится очевидным, что еще надо сделать. План обеспечивает единую задачу для команды. Его можно использовать для просмотра презентации по частям, можно разделить ответственность за подготовку различных частей презентации между членами команды, и быть уверенным, что эти части подойдут друг другу идеально.
Основной принцип планирования гласит, что презентацию надо продумать заранее, постепенно выстраивая ее повествование. Докладчику не следует ждать до самого последнего момента, пока его не "озарит", в каком виде представить выводы.
|
|
|
Планирование облегчит поиск информации.
Самый лучший способ начать - это представить себе конечный результат: определить, каким, будет ваш главный вывод, даже если на данный момент нет всей необходимой для этого информацией. Это поможет найти факты, поддерживающие или опровергающие гипотезу. Продумать схему, которая наилучшим образом проиллюстрирует главный вывод.
Планирование формы презентации
Продолжительность презентации - это не время, которое необходимо докладчику, а время, которое аудитория согласна потратить на доклад. Необходимо распределять время, отведенное, на саму презентацию и дебаты:
· Если предстоит убедить аудиторию в неочевидных вещах, оставьте достаточное количество времени (примерно 2/3 общего времени презентации) для последующего обсуждения. Подготовьте дополнительные "дублирующие" слайды для последующего детального обсуждения.
· Если просто необходимо проинформировать дружелюбную аудиторию, сконцентрируйтесь на самой презентации, оставив примерно 1/3 общего времени для обсуждения.
Всегда следует планировать закончить презентацию вовремя. Вряд ли кто пожалуется, что презентация оказалась слишком короткой.
Количество слайдов, приходящихся на определенную продолжительность презентации, зависит от сложности докладываемой темы и от выбранного докладчиком стиля повествования. В среднем, от 1 до 1,5 минут на один слайд. Такая скорость может показаться слишком большой, но:
· Она подталкивает докладчика к использованию простых слайдов.
· Презентация становится более динамичной, так как каждый новый слайд "возрождает" внимание аудитории. Три слайда, содержащие по три пункта, полезнее, чем один с девятью пунктами.
· Докладчик может пропустить некоторые слайды, чтобы сократить презентацию.
Когда докладчик отводит более трех минут на слайд, презентация превращается в речь.
Распределение слайдов
Вступление и заключение – три/четыре слайда. Оставшиеся слайды делятся на разделы согласно структуре презентации (три раздела). Если один раздел длиннее остальных, стоит изменить структуру. Если к концу остается больше слайдов, чем необходимо, сохраните только сверхважные, а остальные приберегите для обсуждения.
|
|
|
Обычно уровень внимания аудитории наиболее высок в начале презентации. Затем он падает, в определенных интервалах колеблется и к концу презентации повышается снова. Эта кривая зависит от аудитории, с которой вы имеете дело, а также от раскрываемой темы и таланта докладчика.
В некоторых случаях первое, что должен сделать докладчик, – это завоевать доверие. Один из способов добиться этого - пригласить человека, который смог бы представить докладчика с благоприятной стороны перед началом презентации. Кроме того, можно прибегнуть к перечислению источников информации перед презентацией.
· Для нейтральной или дружелюбной аудитории можно использовать "шоковый эффект" – сразу объявить главный вывод (заинтересовать, привлечь внимание).
· Обращаясь к враждебной аудитории, стоит говорить только о теме презентации или задавать вопросы таким образом, чтобы подтолкнуть людей к главному выводу.
Закончить презентацию нужно так, чтобы она запомнилась, и обязательно необходимо предложить последующие действия. Можно попытаться вывести аудиторию на дебаты. Обязательно нужно убедиться, что выводы соответствуют информации, размещенной на слайдах.
Окончательная схема, как правило, отличается от первоначального варианта. Используя построение схемы, можно избежать типичной ошибки – анализ заканчивается в последний момент, как раз перед трансформацией данных в презентацию.
Создание слайдов
Все слайды должны быть выдержаны в одном стиле. Предварительные заготовки можно получить вместе с программным обеспечением. Однако стоит избегать стиля и фоновой графики, которые будут отвлекать внимание от самой презентации.
Полезно будет запомнить несколько правил:
1) Выбирать нужно горизонтальное расположение страниц. Очень часто верхняя часть экрана расположена слишком низко и перекрывается проектором.
|
|
|
2) Стоит создавать графическую рабочую область (с помощью рамок, границ или заливки), чтобы сфокусировать внимание там, где будет расположена сопровождающая информация.
3) Необходимо определите стиль: например, расположение, шрифт и ту информацию, которая будет повторяться от слайда к слайду. В частности,
· выводы должны быть заметными (например, жирный шрифт 24 размера);
· шрифт текстов должен быть, по крайней мере, 18 размера;
· расположите несущественную информацию (логотип, ссылки и т. д.) внизу страницы.
Презентация – это не доклад, перенесенный на экран.
Текст на слайде выполняет две задачи:
· Он фокусирует докладчика на предмете разговора.
· Он заставляет аудиторию сосредоточиться и предоставляет вспомогательную информацию, если внимание аудитории рассеялось.
Если текст слишком длинный и детальный, аудитория также отвлекается, так как подобное "чтение" мешает презентации. Таким образом, текст должен быть кратким и ограничен тремя пунктами.
Короткие фразы привлекают внимание и легче запоминаются, для этого следует:
· Удалить ненужную информацию и лишние слова.
· Использовать формы, призывающие к действию. Заместить существительные глаголами.
· Выражать свои идеи в одном стиле. Использовать фразы или предложения, одинаковые по форме (например, все начинаются с глаголов).
Краткий текст не должен превращаться в заголовок, его цель – выразить какую-либо идею.
Тесты показывают, что, если в презентации присутствует пять выводов, то в первый момент люди могут запомнить не более трех. Более того, все запоминают разные выводы.
Необходимо сфокусировать внимание аудитории на наиболее важных идеях – ограничиться себя тремя пунктами. Один из подходов рекомендует группировать факты. Часто, если список длинный, то некоторые пункты являются подпунктами других.
Если аудитория не была убеждена тремя самыми сильными аргументами, добавление двух более слабых также будет неэффективным. Фактически, вывод, поддерживаемый таким количеством фактов, может показаться подозрительным. Более того, враждебная аудитория получит возможность подорвать вашу позицию.
|
|
|
