 |
Санаторно-курортная путевка
|
|
|
|
Работа с документами является одной из наиболее важных составляющих работы менеджера санаторно-курортной организации, на которую им тратится основная часть рабочего времени. Внимательное и серьезное отношение к документальному сопровождению курортного туроперейтинга необходимо в силу ряда важных причин:
§ санаторно-курортная услуга отличается от товара изменчивостью своего качества, по этой причине все составляющие санаторного продукта должны быть строго регламентированы, их малейшие изменения требуют оперативного отражения в соответствующих документах;
§ текущий курортный туроперейтинг представляет собой большой поток информации, проходящий через менеджеров организации. При этом практически любая входящая и исходящая информация нуждается в учете и носит принципиальный характер для самого туроперейтинга;
§ наличие определенного перечня документов установленного образца является необходимым условием легального туроперейтинга и бухгалтерского учета.
Документы организации можно классифицировать по ряду признаков:
Ø по кругу пользователей документацией можно выделить документы для внутреннего пользования и для пользования третьими лицами;
Ø по источнику информации, содержащейся в документе, бывают входящие и исходящие;
Ø по степени и форме волеизъявления в документе можно выделить согласительные, императивные, разрешительные, рекомендационные и консультационно-разъяснительные документы.
Ведущей классификацией документов курортного туроперейтинга является классификация по отношению содержащейся в документах информации к той или иной сфере деятельности туроператора. На основании этой классификации можно выделить документы: уставные; бухгалтерские и статистические; внутреннего распорядка; регламентирующие отношения с поставщиками; регламентирующие отношения с турагентами; регламентирующие отношения с клиентами; регламентирующие отношения с партнерами.
|
|
|
Уставные документы организации имеют ряд характеристик: а) их наличие и юридическая сила необходимы по действующим законам и нормативно-правовым актам (например, санаторий должен иметь лицензию); б) они являются подтверждением легальности бизнеса и содержат минимум информации о правовых основах деятельности санаторно-курортной организации. К уставным документам санатория согласно существующим в России нормативно-правовым актам можно отнести следующие:
§ Устав санатория – основной документ, содержащий сведения о составе учредителей предприятия, их взносах в Уставный капитал, их правах и обязанностях в ходе управления предприятием;
§ Учредительный договор – смысл его заключается в отражении добровольного характера объединения усилий учредителей для достижения совместных коммерческих целей и интересов;
§ Свидетельство о государственной регистрации санатория;
§ Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
§ Свидетельство о постановке на учет во внебюджетных фондах.
Бухгалтерские или статистические документы санатория мало чем отличаются от подобных документов организаций, занимающихся другими видами коммерческой деятельности. Их характерными чертами являются: строго установленный образец документов и правила их заполнения; предназначенность данной документации как для внутреннего пользования, так и для предоставления третьим лицам; установленные государственными органами правила хранения данной документации; право составления и подписи бухгалтерских или статистических документов принадлежит ограниченному кругу лиц, что закрепляется Уставом или приказами организации.
|
|
|
Бухгалтерские документы регулируют следующие сферы работы санатория: осуществление наличных и безналичных расчетов; соблюдение кассовой дисциплины; выплата налогов и сборов; начисление зарплаты; денежные или имущественные отношения между учредителями; инвентаризация и учет фондов предприятия; накопление резервных фондов; учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности предприятия. Статистические документы предоставляются в соответствующие статистические органы, которые занимаются рекомендациями по повышению эффективности макроэкономического государственного регулирования рынка.
Внутрислужебные документы предназначены только для внутреннего пользования и обычно регулируют: отношения менеджера санатория с персоналом (личные дела, трудовые договора, должностные инструкции, приказы по найму, увольнению, предоставлению отпусков и др.); организационные вопросы текущей деятельности предприятия (штатное расписание, график рабочего дня, организационная структура предприятия, взаимоотношения между отделами); проблемы эргономичности, экологичности и безопасности трудовой деятельности (правила пожарной безопасности, планы эвакуации и т. д.). Характерными чертами внутрислужебных документов являются: а) необходимость их наличия в работе; б) и авторы, и пользователи данной документации являются работниками одной организации; в) наличие данной документации и ее соответствие государственным требованиям может проверяться третьими лицами.
Документация о работе с поставщиками регламентирует отношения санатория со всеми поставщиками, услуги которых применяются в текущем курортном туроперейтинге, и является важнейшей компонентой документации, поскольку регламентирует процесс создания санаторно-курортного продукта и является гарантией его качественной реализации.
Договоры являются основным видом документов, регламентирующих отношения санатория с поставщиками услуг, они заключаются только с дееспособными поставщиками. Дееспособность поставщиков определяется нормативно-правовыми актами и наличием соответствующей документации (прежде всего, лицензий и сертификатов). Любой договор санатория с поставщиком должен содержать следующую информацию: полное наименование и реквизиты сторон; документы, на основании которых признана дееспособность сторон; предмет договора; права и обязанности сторон; ответственность сторон; условия вступления договора в силу, его продления или расторжения.
|
|
|
Акты сверки выполненных работ (оказанных услуг), смысл которых заключается в регулярной взаимной проверке сторонами соответствия между оплаченными и оказанными услугами за определенный отчетный период. Данный акт составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами, если указанные в нем сведения не вызывают сомнений или протеста. Чаще всего акты сверки применяются либо в бартерных операциях, либо в случае туристского кредита.
Входящая документация от поставщиков содержит информацию о предложения поставщиков и их рекомендации о возможностях дальнейшего сотрудничества. Примерами такой документации могут быть прайс-листы, прейскуранты, предложения о сотрудничестве, информационные письма, рекламная информация.
Исходящая информация для поставщиков содержит возможности дальнейшего сотрудничества, предлагаемые санаторием. В случае разовой работы санатория с поставщиками распространены заявки на бронирование их услуг. Заявка на бронирование определенной услуги выполняется на бланке санатория и должна содержать следующие основные сведения: вид бронируемой услуги; сроки оказания услуги; условия оказания услуги; класс обслуживания; количество человек в группе; личные данные отдыхающих; дополнительные условия.
Документы, регламентирующие отношения санатория и его агентов чрезвычайно важны в курортном туроперейтинге. К числу таких документов, прежде всего, относятся агентские договоры. Смысл их заключается в установлении сотрудничества между санаторно-курортной организацией и турагентом по продвижению и реализации продукта. Предметом агентского договора является желание агентства под собственную ответственность продвигать и реализовывать санаторно-курортный продукт на рынке, вовремя производить оплату реализованных услуг санаторию, сообщать санаторию необходимую информацию и передавать необходимые для оформления поездки документы. Санаторий, в свою очередь, гарантирует качество туров и выплату турагенту комиссионного вознаграждения.
|
|
|
Документы, регламентирующие взаимоотношения курортных организаций и потребителей услуг. Данный вид документации является одним из основных по ряду причин:
Ø эти документы фиксируют факт сделки между санаторием и клиентом, в результате которого у обеих сторон появляется ряд обязанностей;
Ø фиксируя факты продаж санаторно-курортных услуг, эти документы являются наиболее часто проверяемыми со стороны контролирующих органов и лиц – поэтому заполнение и хранение этих документов является необходимым условием легального бизнеса;
Ø грамотное заполнение, систематизация, хранение данной документации позволяет санаторной организации отслеживать собственные продажи, оценивать эффективность рекламных кампаний, определять размер вознаграждений работникам и т. д.
Особые требования предъявляются и к оформлению сопроводительной документации, необходимой для получения туристом санаторно-курортной путевки. И порой этот момент вызывает наибольшее раздражение и недовольство у наших сограждан, так как сопряжен с выстаиванием огромных очередей к лечащему врачу и прохождение рутинных обследований и процедур. Тем не менее, заведенный порядок исключает ошибочное направление туристов в тот или иной санаторий и исключает серьезные последствия от неправильного лечения и реабилитации, последствия которых могут быть крайне трагичными.
При наличии показаний к санаторно-курортному лечению больному выдают медицинскую справку для получения путевки, в которой указывают диагноз заболевания, рекомендации о виде лечения (санаторно-курортного или амбулаторно-курортного), медицинский профиль санатория, его месторасположение (отдаленный или местный), желательный сезон для лечения и название курорта и его аналогов. Справка действительна в течение двух месяцев со дня выдачи и является медицинским основанием для получения путевки, но не для поступления в санаторий.
После получения путевки больной является к лечащему врачу для определения перечня необходимых лечебно-диагностических мероприятий, которые должен пройти больной перед направлением в санаторий. На основании данных медицинского обследования, при отсутствии отклонений в текущем состоянии здоровья, исключающих направление в санаторий, лечащий врач заполняет и выдает больному санаторно-курортную карту, подписанную им и заведующим отделения. В ней отражают анамнез, данные осмотра специалистов, результаты анализов и инструментальных исследований.
|
|
|
При поступлении больного в санаторий он предъявляет путевку, паспорт и надлежаще оформленную санаторно-курортную карту. На основании первичного и последующего углубленного осмотра врач заполняет историю болезни и выдает курортную книжку, в которой отмечает порядок и последовательность приема процедур, необходимый двигательный режим и диету. Характер и результаты проведенного лечения, а также рекомендации по дальнейшей реабилитации больного отражают в отрывном талоне санаторно-курортной карты, который больной по возвращении из санатория должен предъявить в лечебное учреждение, выдавшее санаторно-курортную карту.
Рис. 6.7. Санаторно-курортная путевка
|
|
|
