 |
Правила делегирования задач
|
|
|
|
Личная эффективность руководителя, максимально результативное использование его времени – только на 30% вопрос личной организованности, и на 70% – вопрос грамотного делегирования задач.[4]
Делегирование задач – постановка задач подчиненным с определением необходимых полномочий и ресурсов, ответственности за неисполнение и т.д.
· Старайтесь делегировать задачи оперативно-тактического характера, оставляя за собой дела стратегической направленности;
· Формулируя задачи для делегирования, используйте результатоориентированные формулировки;
· Делегируя задачу, оставляйте напоминание о ней у себя;
· Используйте для контроля делегированных задач настройки Outllok.
· Создавайте эффективную систему контроля делегированных задач и поручений.
· Осуществляйте периодический мониторинг исполнения делегированных задач.
Планирование в Outlook
Outlook – наиболее широко распространенная программа-органайзер, являющаяся «де факто» стандартом в корпоративной среде. К сожалению, в России Outlook часто используется только как почтовая программа, и сравнительно редко – как органайзер. Одна из причин – жесткость изначально заложенной в эту программу системы планирования. Стандартные возможности, появляющиеся при первом запуске программы, сводят процесс планирования к тому, что в разделе задач получается длинный неструктурированный список дел с разными сроками, названиями и степенями важности. Подобное перечисление не поддается обзору и очень неудобно.
Всех перечисленных трудностей поможет избежать подход, базирующийся на контекстном планировании и основывающийся только на штатных возможностях Outlook, без всякого дополнительного программирования. Контекстное планирование организуется путем несложной настройки.
|
|
|
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
· Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения – «Пятница, 15.00».
· Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели.
Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Увидеть все «гибкие» задачи можно на панели задач в «Календаре»:
Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом, на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач нужно только сделать двойной клик мышкой на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача».
Один из главных секретов успешного управления личным временем – грамотная расстановка приоритетов. В любом списке задач выделяйте главное, и начинайте именно с главного – вот главное правило в этом деле. Microsoft Outlook позволяет этот процесс автоматизировать и сделать более удобным.
Как только вы внесете первые 10–15 задач, ориентироваться в них станет сложно. Поэтому важно сразу начать расставлять приоритеты: выделять наиболее значимые задачи, чтобы, согласно принципам тайм-менеджмента, начинать работу именно с них.
|
|
|
Outlook позволяет автоматически раскрашивать приоритетные задачи. Если при создании задачи вы выбирали «Важность – высокая», то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу более крупным и красивым шрифтом (на приоритезированные задачи указывают стрелки). Если задача потеряла актуальность – вы снимаете с задачи «Высокую» важность, и задача возвращается к обычному шрифту и цвету. Таким образом, Outlook помогает вам структурировать ваше внимание, сразу видеть в списке задач главное, не рассеиваясь на мелочи.
Outlook предоставляет достаточно удобные возможности для создания различных представлений списка задач. Каждое представление – это некая совокупность правил отбора задач и правил их отображения, удобных в разных ситуациях. (Более подробно об этих и других настройках см. в списке литературы Архангельский Г.А. Формула времени)
Аналитические материалы
1. Лукашенко М.А. «Тайм-менеджмент для руководителя» часть 2;
2. Острикова Г. «Ежедневник – жизнь как на ладони»;
3. Витер Дм. «О расстановке приоритетов»;
4. Башкиров Ф. «Моя система тайм-менеджмента».
Перечень литературы и интернет-ресурсов по теме:
1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: Учеб. пособие/ Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В.; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: ДС Маркет, 2008. – 288с.
2. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. – 3-е изд., доп. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006. – 256 с.
3. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – 2-е изд. – СПБ.: Питер, 2006. – 448 с.: ил.
4. Архангельский Г.А. Формула времени: Тайм-менеджмент на Outlook 2007. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006. – 224 с.
Статьи и материалы с сайта тайм-менеджерского сообщества http://www.improvement.ru/3katalog.shtm
Тема 3. Life management
Успешно освоив предыдущие две темы, вы получили знания и инструменты для создания эффективной персональной системы контроля и планирования времени. Но, составляя самый грамотный план, неизбежно возникает вопрос: «Для чего нужно решить эту задача (или выполнить действие)». А высвобожденные резервы времени порождают размышления: «На что их потратить?». Таким образом, научившись грамотно распределять расход ресурса времени, мы подходим к необходимости определить, а для каких более глобальных, стратегических задач мы можем теперь использовать полученные навыки.
|
|
|
Третий уровень современного тайм-менеджмента затрагивает вопросы стратегии и философии. В данном блоке будут рассмотрены темы целеполагания, целей и ценностей, относящихся к стратегическому уровню тайм-менеджмента.
Цели:
· Познакомиться с темой стратегического развития в области личной и корпоративной эффективности.
· Освоить базовые навыки целеполагания на основе ценностного подхода.
Задачи:
1. Познакомиться с основными инструментами и технологиями Life management.
2. Освоить на практике основные приемы определения ключевых областей.
3. Овладеть навыками целеполагания и выбора оптимальной стратегии целедостижения
Рассматриваемые вопросы:
1. Life management.
2. Ключевые области жизни: определение, виды (личные, сотрудника, отдела, компании). Технология создания карты ключевых областей: базовые правила, инструменты («Mind Maps», MindManager).
3. Взаимосвязь личных целей сотрудников и корпоративных целей.
Life management
Термин «life management», «управление жизнью», впервые прозвучал на ТМ-конференции в 2003 году. Этот термин хорошо отражает эволюцию современного тайм-менеджмента: от узких технологических вопросов планирования времени – к более глубоким темам жизненных целей, целеполагания и целедостижения.
Управлять временем можно только через управление делами, задачами, целями, в совокупности составляющими нашу жизнь. Таким образом, понятия «life management» и «Тайм-менеджмент» близки по смыслу: управляя временем, мы управляем своей жизнью.
Наша жизнь развивается, как правило, не в одном направлении. И каждым из этих направлений необходимо управлять. Каждый из нас одновременно является и владельцем, и руководителем своей собственной «Корпорации «Я». От того, насколько грамотно поставлено в нашей системе управления собственной жизнью целеполагание, во многом зависит успех и повышения личной эффективности, и организации времени.
|
|
|
Шаги целеполагания:
1. Выбор цели в соответствии со своими ценностями;
2. Формулирование цели;
3. Выбор стратегии достижения цели.
Рассмотрим подробнее каждый из этих шагов.
Выбор цели.
На этом этапе важно выполнить два условия: сформулировать свои жизненные ценности и определить для себя действительно важные, «родные» цели. Только наличие ясного представления о собственных жизненных ценностях позволяет принимать сильные стратегические решения, ставить перед собой свои собственные цели, мотивирует к достижению результата.
Способы определения своих жизненных ценностей:
·техника мемуарника,
·формулирование личной миссии,
·«к ценности от повседневности»,
·метод моделирования предельных ситуаций.
Формулирование цели.
Один из основных факторов успешного развития – грамотно сформулированная цель. Один из подходов, позволяющий грамотно сформулировать цель – техника SMART.
Выбор стратегии достижения цели.
Существуют два типа ситуаций: задачные и проблемные, в соответствии с которыми все цели можно разделить на два типа: SMART-цели и «надцели».
Соответственно различны и стратегии достижения целей, в зависимости от типа ситуации: «Воронка шагов» и «Веер возможностей». Каждый раз, ставя перед собой цель, необходимо выбрать соответствующую стратегию ее достижения.
Как правило, в нашей жизни и профессиональной деятельности присутствуют несколько значимых областей, в каждой из которых есть свои цели. Поэтому для эффективного управления своей жизнью, важно иметь полный обзор поставленных целей в самых различных областях.
Ключевые области жизни
|
|
|
