 |
Документооборот в туристическом бизнесе. Бизнес-процессы туроператоров и турагентств.
|
|
|
|
Под документооборотом туристской организации понимается движение документов в организации с момента их создания до завершения их исполнения и передачи в архив.
| На основании требований к поездке, высказанных туристом, турагент подписывает с ним договор и оформляет заявку на бронирование для туроператора. После того как туроператор подтвердит бронирование, ему передаются сведения об оплате туристом по договору. При этом туроператор подготавливает туристский ваучер и информационный листок (памятку), который передает туристу через турагента. |
| ДОКУМЕНТЫ ПРИ ФОРМИРОВАНИИ ТУРПРОДУКТА Туроператор формирует турпродукт исходя из конъюнктуры рынка или по заданию туриста. При этом для бронирования у поставщиков услуг, входящих в турпродукт, обычно используется заявка на бронирование. Она составляется в произвольной форме, но, как правило, в ней указываются: — наименование турфирмы и ее данные; — наименование поставщика услуг и его данные; — наименование документа (заявка на бронирование), его дата и номер; — вид бронируемой услуги, сроки ее оказания и условия, класс обслуживания, количество человек в группе и личные данные каждого туриста, дополнительные условия. Заявка заверяется подписью уполномоченного лица турфирмы и печатью. ДОКУМЕНТЫ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ТУРПРОДУКТА Такие документы условно можно разделить на две группы: те, которыми оформляют отношения между туроператором и турагентом, и те, которые используют при оформлении отношений между турагентом и туристом. Туроператор — турагентЕсли туроператор реализует путевки через турагентов, он заключает с ними договоры. |
Реализовав турпродукт, турагент должен представить туроператору отчет. Он составляется в произвольной форме. Отчет оформляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.
|
|
|
Также турагент должен передать туроператору акт и счет-фактуру на сумму своего вознаграждения. Эти документы являются для туроператора основанием для признания в учете расходов на выплату посреднику вознаграждения, а счет-фактура — основанием для возмещения «входного» НДС с вознаграждения.
На основании отчета посредника туроператор должен оформить на полную продажную стоимость тура акт и счет-фактуру (если он платит налог). Один экземпляр этих документов остается у туроператора, второй — передается агенту. Счет-фактура туроператора регистрируется турагентом в журнале полученных счетов-фактур, но не включается в книгу покупок.
Турагент — турист
Турагент при реализации путевки туристу подписывает с ним договор о реализации туристского продукта. К существенным (обязательным) условиям такого договора относятся:
— полное и сокращенное наименования, адрес и реестровый номер туроператора;
— полное и сокращенное наименования, адрес турагента;
— информация о том, что исполнителем является туроператор;
— размер финансового обеспечения, номер, дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора или банковской гарантии, наименование, адрес организации, предоставившей финансовое обеспечение;
— сведения о туристе и его полномочиях;
— общая цена турпродукта в рублях;
— информация о потребительских свойствах (качестве) туристского продукта (маршрут, питание)
— права, обязанности и ответственность сторон;
— условия изменения и расторжения договора о реализации туристского продукта;
— сведения о порядке и сроках предъявления потребителем претензий к исполнителю в случае нарушения исполнителем условий договора о реализации туристского продукта;
|
|
|
— информация о возможности туриста в случае возникновения определенных обстоятельств обратиться с письменным требованием о выплате страхового возмещения к организации.
Основные бизнес-процессы турагенства:
· рекламная деятельность
· оформление предварительной заявки клиента
· бронирование туров
· расчеты с клиентами
· выдача документов
Основные задачи, подлежащие автоматизации в деятельности агентов туристического рынка.
1. Мониторинг состояния рынка. Начинающие агентства отдают предпочтение системам поиска и бронирования туров, позволяющим понять, кто из туроператоров по какому направлению работает, с кем выгоднее всего сотрудничать.
Опытные менеджеры агентств, хорошо ориентирующиеся на рынке предложений, самостоятельно отслеживают предложения нескольких туроператоров и бронируют услуги в режиме on-line. Это позволяет зарезервировать ресурс туроператора в момент отправки заявки, что при ограниченном числе мест в отеле и на рейсе весьма важно.
При on-line бронировании агентство получает возможность в режиме реального времени отслеживать состояние своих заявок у туроператора (подтверждено, оплачено, не оплачено, на листе ожидания).
2. Автоматизация внутреннего документооборота туристической фирмы включает в себя выписку необходимых туристу документов (путевка, приходный/расходный кассовый ордер, договор, ваучер и др.), отслеживание жизненного цикла заявки клиента. Для этого используют системы поиска и бронирования туров или специально разработанные программные комплексы.
3. Автоматизация взаимоотношений с туроператорами заключается в создании и печати бланка заявки, в автоматическом отслеживании прохождения заявки от момента ее формирования до момента отправки в архив. Для этого используются режимы on-line бронирования туроператоров, внутриофисные системы, системы поиска и бронирования туров и др.
4. Автоматизация бухгалтерии предполагает использование специализированных бухгалтерских программ. В ряде случаев турагентства, работающие по упрощенной системе налогообложения, пользуются услугами аудиторских компаний, сдавая им лишь первичную документацию. В этом случае функций внутриофисных программ, касающихся учета финансов, оказывается достаточно. Возможно сопряжение специализированных внутриофисных туристских программ с бухгалтерскими на уровне обмена файлами.
|
|
|
5. Автоматизация анализа данных и получение статистики. Для принятия правильных стратегических решений программное обеспечение, используемое турфирмой, должно формировать исчерпывающее количество статистических отчетов, показывающих рентабельность работы компании за промежуток времени, и среднюю доходность заявок по направлениям и туроператорам и т.д.
Это позволяет агентству правильно ориентироваться на рынке и разрабатывать нужные направления деятельности, выстраивая взаимоотношения с туроператорами, в нужное время давать нужную рекламу и оценивать, как она работает.
|
|
|
