 |
Особенности компьютерной обработки учетной информации
|
|
|
|
Сфера применения информационных технологий (ИТ) очень обширна в экономике, включает различные аспекты, начиная от обеспечения простейшей функции служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений.
Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различные виды коммуникаций, включая спутниковую связь, позволяют учреждениям, фирмам, организациям, отдельным специалистам получать в нужное время в полном объеме всю необходимую информацию для реализации своих профессиональных, образовательных, культурных и даже бытовых интересов.
Информационные процессы как активные силы взаимосвязи внутри и между экономическими объектами хозяйствования строятся на использовании разнообразных технологических решений и дают возможность отнести информацию к разряду наиболее важных, ценных и дорогостоящих ресурсов, экономящих трудовые, материальные и финансовые ресурсы.
Большие объемы информации, многочисленные группировки, жесткие сроки обработки, высокие требования к точности и достоверности - основные причины применения вычислительной техники в работе бухгалтерии.
АРМ стали элементами новой информационной технологии, обеспечивающей более эффективную организацию труда специалистов за счет автоматизации многообразных функций и организации доступа пользователя к электронной технике. Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится автоматизированной (компьютерной) бухгалтерией.
Новая информационная технология на базе децентрализованной обработки задач бухгалтерского учета, т.е. создания АРМ, имеет отличительные особенности:
· решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на рабочем
месте, оснащенном ПЭВМ;
|
|
|
· существенно увеличивается состав бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой;
· в машине создается постоянная информационная база, при помощи которой автоматизируется составление бухгалтерских регистров, журналов -ордеров, форм отчетности;
· появляется возможность формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;
· происходит интеграция решения комплексов бухгалтерских задач;
· появляется возможность организации информационно – справочного обслуживания бухгалтером;
· бухгалтер участвует в вычислительном процессе и несет за него ответственность;
· создается новая диалоговая автоматизированная форма учета.
Всякую систему автоматизации бухгалтерского учета, выполненную на основе АРМ бухгалтера, следует рассматривать как специализированную систему с аппаратной и программной ориентацией на конкретного пользователя. Она должна быть предназначена для автоматизации функций, выполняемых на рабочих местах бухгалтеров.
На работников бухгалтерии возлагаются такие функции, как документирование хозяйственных операций посредством электронных терминалов или ПЭВМ, организация и ведение кодификаторов и справочников, выполнение отдельных неавтоматизированных работ по составлению выходных документов, выдача справок и разъяснений по расчетным и другим хозяйственным операциям, ответственность бухгалтера за качество выходной информации. Рутинные трудоемкие операции по обработке информации первичных документов, по составлению накопительных и других сводных регистров выполняет ПЭВМ.
Информационной системой учета принято считать учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических счетов, первичными и сводными документами, взаимосвязанными алгоритмами расчетов, а также методическими материалами и нормативными документами конкретного участка учета.
|
|
|
Информационная система учета включает следующие комплексы задач:
- учет основных средств,
- учет товарно-материальных ценностей,
- учет готовой продукции,
- учет затрат на производство,
- учет расчетов с персоналом по оплате труда,
- учет денежных средств,
- учет расчетных операций,
- сводный учет.
- составление отчетности, и др.
11.2. Состав и функциональные возможности программного комплекса "Компьютерная бухгалтерия - АЛТЫН"
Пакет «Алтын» - комплексная система для ведения бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей и форм собственности.
Кроме ведения типовых операций учета, в этой программе реализовано: учет заработной платы; аналитический учет автошин и учет путевых листов; расчет себестоимости готовой продукции (возможность списания альтернативного сырья, списание затрат пропорционально сырью, заработной плате); расчет себестоимости услуг; налоговый учет (налог на имущество, налог на землю, налог на транспорт); декларация по СГД, декларации, по НДС, по социальному налогу и приложения к этим формам; электронная форма расчета по индивидуальному подоходному налогу (форма 201), по социальному налогу (форма 600), по НДС; контракты и контроль за их исполнением (система учета контрактов по услугам оказанным, по услугам полученным, прихода ТМЗ и ОС).
Автором и разработчиком программного комплекса "Компьютерная бухгалтерия – АЛТЫН" является компания "ИнтерКомпьютерСервис". Компания занимается разработкой собственных программ с 1990 года. Кроме бухгалтерского учета имеет ряд разработок в других областях, к ним относятся учет аренды государственной собственности, организация биржевых контрактов, специальные программы для автомобильных, погрузочно-транспортных предприятий, учебных заведений и т. д.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) бухгалтера "АЛТЫН" представляет собой комплекс связанных между собой бухгалтерских задач.
|
|
|
ПК '"АЛТЫН" состоит из трех основных модулей, способных работать как в общем режиме, так и каждый в отдельности:
· расчет заработной платы;
· учет основных средств;
· комплексная задача - общая бухгалтерия.
Модуль "Зарплата" позволяет выполнять начисление по окладам, при сдельной, повременной формах оплаты труда, в том числе с учетом коэффициента трудового участия, с учетом надбавок, расчеты отпускных и оплаты по временной нетрудоспособности. Автоматически происходит исчисление подоходного налога, расчет взносов в накопительные пенсионные фонды, формируются реестры, и осуществляется перенос данных в ГЦВГТ, рассчитывается социальный налог. Программа может работать с несколькими фондами оплаты труда и содержит большое количество оперативных документов для расчета зарплаты на любых предприятиях - табеля, рапорта, ведомости, а так же все необходимые выходные документы - своды, отчеты, справки, расшифровки и т.д.
Модуль «Учет основных средств» выполняет расчет бухгалтерской и налоговой амортизации, налога на землю, транспорт, имущество, оформление первичных документов, учет инвентарных объектов по местам эксплуатации, группам и балансовым счетам, формирует все необходимые выходные документы.
Модуль «Общая бухгалтерия» включает расчеты с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, учет товаров, материалов по складам, товарные и денежные операции. Подразделяется модуль на пять блоков (подзадач): касса, банк, товарные операции, склад, баланс. Позволяет выписывать первичные документы (платежные поручения, кассовые ордера, счета, накладные и т.д.), которые автоматически сопровождаются проводками, проводки попадают в общий журнал проводок, который и является источником информации для автоматического составления журналов-ордеров. Главной книги, оборотного баланса, "шахматки", ведомости учета материалов, баланса и множества других ведомостей и расшифровок. Ведется учет операций в валюте, расчет курсовой разницы.
|
|
|
Модуль «Общая бухгалтерия» позволяет:
•настройку плана счетов с определением уровней аналитического учета в соответствии с учетной политикой предприятия;
•заполнение журнала хозяйственных операций методами: от документа, типовая схема, вручную, метод закрытия счетов;
•выбор и фильтрация проводок по различным признакам;
•параллельно ведение суммового и количественного учета товаров и материалов;
•ведение картотеки аналитики по каждому объекту учета;
•аналитический и синтетический учет движения денежных средств на счетах и в кассах предприятия;
•формирование и печать выходной документации по синтетическому и аналитическому учету (баланс, главная книга, шахматка, ведомости аналитического учета, оборотные ведомости по материалам, товарам и др.);
•формирование и печать первичных документов (счетов - фактур, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, налоговых счет - фактур и др.),
При работе с программой в основном используются следующие приемы:
§ выбор нужной процедуры по цепочке вложенных меню;
§ заполнение информационных баз по входным документам;
§ формирование и печать выходных документов.
Комплекс «Общая бухгалтерия» состоит из модулей:
-КАССА: составление и печать первичных, автоматическое формирование отчетных кассовых документов
-БАНК: составление и печать документов для банка, обработка выписок, автоматическое формирование отчетов
-ТОВАРНЫЕ ОПЕРАЦИИ: оформление счетов на предоплату, накладных на отпуск товаров, на внутреннее перемещение, счетов - фактур
-СКЛАД: ведение карточек складского учета материалов, обработка первичных документов по приходу материалов, по внутреннему перемещению и списанию материалов в производство, автоматическое формирование отчёта по остаткам на любую дату и оборотной ведомости по каждому подотчетнику за любой период времени
- БАЛАНС: работа с журналом проводок (расчеты с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, обработка документов, связанных с приходом товаров и материалов, основных средств, затратами, доходами, налогами и др.). Автоматическое формирование и печать картотеки аналитического учета, журналов - ордеров, расшифровки дебеторско-кредиторской задолженности, шахматки, оборотного баланса, баланса. Главной книги, других ведомостей и расшифровок. Любой из этих документов можно иметь на любой момент времени и за любой промежуток времени текущего года.
Оформление первичных документов сопровождается бухгалтерскими проводками, которые автоматически попадают в общий журнал проводок. Существуют функции "типовые проводки" и "закрытие счетов". Работа бухгалтера облегчается дополнительным сервисом. Проводки накапливаются в журнале проводок, доступны корректировке и могут сортироваться по различным признакам: по интервалу времени, по дебету (или кредиту) любого счета, выборка по проводке. По каждому балансовому счету можно вести до пяти уровней аналитического учета.
|
|
|
Главное меню пакета «Алтын» включает:
• Справочники;
• Документы;
• Отчеты;
• Сервис.
Отличие ПК «АЛТЫН» от других бухгалтерских программ:
· программа полностью настроена на казахстанское законодательство, включая самые сложные виды учета, аналитики и расчета, не требует настройки и поддержки документов и отчетов со стороны программистов:
· очень проста в работе, легко и быстро внедряется самим бухгалтером;
· низкие цены, т.к. почти все затраты на программу разовые - только при приобретении;
· бесплатные консультации по телефону, электронной почте, в офисе - постоянно, на весь срок эксплуатации.
Бухгалтер легко может установить уровни аналитики по счетам, выбрать метод списания товарно-материальных затрат, метод расчета амортизации для разных объектов основных средств, сможет полностью заменить предложенные отчетные формы баланса и отчета о результатах финансово-хозяйственной деятельности. Одной из отличительных черт также является автоматический перевод документов на казахский язык.
С появлением компьютерных программ бухгалтеры уже забывают, что такое «не идет баланс», а ведь, сколько времени порой уходило на поиск незначительной ошибки. И ручные записи в бланках, и многократные повторения одной и той же информации в разных документах, и бесконечные пересчеты одних и тех же цифр. Неправильно дали проводку, и снова следует исправление, записей в определенных бумагах. Все это было, сейчас есть компьютер, который не ошибается в подсчетах. Но с внедрением компьютерной техники появились ошибки другого характера, они часто случайные, но могут быть настолько катастрофическими, что бухгалтер может потерять все данные бухгалтерского учета и даже за несколько лет! Поэтому надежность компьютерной программы, ее готовность не только повиноваться, но и предупреждать, не только сразу выдавать любую коммерческую информацию, но и хранить ее от нежелательного вмешательства, следует учитывать в процессе выбора программы для своего предприятия.
Контрольные функции программного комплекса «Компьютерная бухгалтерия - АЛТЫН» способны «отлавливать» ошибки при вводе информации, осуществлять контроль достоверности базы данных и автоматически исправлять многие допущенные пользователем ошибки. Рассмотрим некоторые контрольные функции подробнее. Всем известно, что часто бухгалтером допускаются ошибки при вводе регистрационного номера налогоплательщика (РНН) работника предприятия, клиента или поставщика. В этом случае происходит контроль на правильность заполнения РНН и указывается на допущенную ошибку. Такая же процедура предусмотрена для ввода СИКов (социального индивидуального кода) сотрудников. При заполнении карточки юридического лица, имеющего расчетный счет в банке, происходит автоматический контроль номера расчетного счета и его принадлежности к указанному имени банка. При этом если бухгалтер ошибается, компьютер «попросит проверить» правильность заполнения этих реквизитов и примет указанные записи, только, если бухгалтер будет настаивать на этом. Кроме этого, инвентарные номера основных средств или табельные номера сотрудников являются уникальными, и откорректировать, т.е. присвоить другой номер в случае необходимости можно с применением специальных процедур. Не удалит пользователь случайно карточку объекта основных средств, карточку учета ТМЗ или лицевой счет сотрудника, программа обязательно предупредит бухгалтера о его возможных последствиях.
|
|
|
