 |
Документы, регламентирующие деятельность pr-службы.
|
|
|
|
– Устав Компании;
– Приказы и распоряжения Компании, приказы и распоряжения профильного департамента (Департамент PR, маркетинга др.), прочие локальные нормативные акты Компании, отраслевые законодательные акты (к примеру, «О банках и банковской деятельности», «О ценных бумагах», о ЦБ РФ и т. д.);
– Закон «О средствах массовой информации»;
– Закон «О рекламе»;
– Закон «Об авторском праве и смежных правах»;
– Закон «О государственной тайне»;
– Закон «Об информации, информатизации и защите информации»;
– Закон «Об участии в международном информационном обмене»;
– Профессиональный Кодекс PR-специалиста;
– PR-стратегия и PR-программа PR-службы Компании;
– Положение о функционале сотрудника PR-службы.
2. Документы планирования деятельности pr-службы.
– годовой план деятельности PR-службы (стратегия PR-кампаний и мероприятия);
– план на месяц;
– план на неделю;
– план на день;
– бюджет (сквозной бюджет на год, текущий бюджет на месяц, проектный бюджет);
– тайминг рабочего дня сотрудников PR-службы (постоянные и плавающие задачи);
– план контроля-оценки эффективности деятельности PR-службы, текущих и проектных задач.
Документы отчетности деятельности pr-службы.
К ним относятся: документы эффективности деятельности PR, бухгалтерская отчетность о проведенных акциях и мероприятиях.
В свою очередь, документы отчетности можно разделить:
–на текущую отчетность, к которой можно отнести Отчет к совещанию руководителей по итогам недели, Отчет к совещанию руководителей по итогам месяца;
– итоговая отчетность, это:
– мониторинг СМИ за месяц;
– сводный отчет о деятельности PR-службы за текущий период по всем направлениям деятельности с проставленными статусами по текущим задачам (выполнено/в стадии подготовки/не выполнено/причины невыполнения);
|
|
|
– аналитика показателей с учетом сравнительного периода (год/месяц) по основным направлениям деятельности (СМИ/специальные мероприятия).
Пакет по оценке эффективности деятельности PR-службы:
– отчет проекта/event с фото, с указанием основных показателей, достигнутых по итогам реализации (привлеченные СМИ с количеством опубликованных и ожидаемых выходов, привлеченные потенциальные/текущие клиенты, привлеченные лидеры мнений, важные персоны для организации, представители деловой среды и власти, общий бюджет проекта, оценка затрат и полученного результата в экономическом выражении, прогноз влияния данного проекта на репутацию и имидж организации в информационном поле и бизнес-среде);
– мониторинг СМИ по итогам проекта/event.
Бухгалтерская отчетность в рамках деятельности PR-службы включает в себя:
• Документы согласовательного характера (внутреннего предназначения), к которым относятся:
– служебная записка для оплаты счета контрагента на имя руководителя (подписывается руководителем, передается вместе со счетом на оплату в бухгалтерию).
– лист согласований для подписания договора и оплаты счета (как правило, вводится при подписании договоров на крупные суммы, свыше 100 000 р. Согласовательный лист подписывается назначенным перечнем руководителей. Передается в бухгалтерию вместе со служебной запиской и счетом.).
• Документы внешней коммуникации «организация-контрагент» безналичного расчета:
– договор «Организация заказчик-контрагент» (2 экз. договора, возможно приложение к договору);
– счет на оплату услуг (1 экз.);
– акт выполненных работ (2 экз.). Закрывающий документ по оказанию услуг (документ строгой отчетности);
– счет-фактура (1 экз.). Закрывающий документ за приобретение товара (документ строгой отчетности);
|
|
|
– чек/квитанция (1 экз.). Закрывающий документ нестрогой отчетности.
• Документы для проведения сделок по схеме наличного расчета:
– служебная записка на получение подотчетных средств в бухгалтерии;
– авансовый отчет. Закрывающий документ по израсходованным наличным подотчетным средствам. Передается в бухгалтерию вместе с чеком/копией чека/квитанцией.
Документы-инструменты для осуществления pr-задач.
К ним можно отнести документы-инструменты для работы со СМИ, это:
– пресс-релиз;
– пост-релиз;
– проект сотрудничества/сценарии/планы/коммерческое предложение;
– официальные запросы от СМИ для комментирования в адрес руководства компании;
– официальные ответы/комментарии/отказы на запросы СМИ.
К документам-инструментам в процессе реализации проекта можно отнести:
– официальное приглашение к сотрудничеству;
– пригласительная открытка к участию/посещению;
– проект сотрудничества/сценарии/планы/программа и регламент мероприятия;
– коммерческое предложение;
– годовой отчет (социальный/финансовый);
– благодарственное письмо;
– речи для руководства в рамках проекта;
– доклады для руководства в рамках проекта;
– отзыв по итогам сотрудничества;
– уведомление-отказ с подходом дипломата;
– поздравление.
Важное место занимает внутрикорпоративная деловая переписка, к ней относятся:
– электронное письмо;
– корпоративное печатное или электронное издание.
Кроме этого, для установления благоприятных отношений с персоналом, внутренней аудиторией организации, используют корпоративное издание, ньюс-леттер.
Как все пиар-документы, вышеперечисленные направлены на определенные целевые аудитории.
Стоит отметить, что есть группа документов, которые ориентированы на несколько целевых групп. Например, годовой отчет может быть предназначен как для партнеров, так и для клиентов, журналистов. Тем не менее, разделение существующих PR-документов по принципу аудитории, на которую они направлены и функции, которые они выполняют, позволяют их систематизировать.
Контрольные вопросы
1. Что такое документооборот в организации?
2. Для чего нужны документы в связях с общественностью?
|
|
|
3. Какие группы документов в связях с общественностью вы знаете?
4. Проанализируйте и сгруппируйте образцы документов в приложении.
5. Напишите деловое письмо, сценарий встречи партнера вашей организации.
Список рекомендуемой литературы
1. Гундарин М. Книга руководителя отдела PR / М. Гундарин. – М.; СПб.: Питер, 2006.
2. Игнатьев Д. Настольная энциклопедия Public Relations /Д. Игнатьев,
А. Бекетов. – М., 2004.
3. Кривоносов А.Д. PR-текст в системе публичных коммуникаций /
А. Д. Кривоносов. – 2-е изд., доп. – СПб.: Петербургское Востоковедение, 2002.
4. Связи с общественностью как социальная инженерия / под ред.
В.А. Ачкасовой, Л.В. Володиной. – СПб.: Речь, 2005.
5. Татаринова Г.Н. Управление общественными отношениями / Г.Н. Татаринова. – СПб.: Питер, 2004.
ПЛАНЫ СЕМИНАРСКИХ ЗАНЯТИЙ
Семинар № 1. Планирование и программирование работы подразделения, ее место в разработке общекорпоративной стратегии.
1. Принципы выбора необходимого объема PR-деятельности для организации.
2. Разработка типового плана.
Семинар № 2. Текущая (плановая) и внеплановая (оперативная) деятельность по связям с общественностью.
1. Оценка и корректировка типового плана.
2. Анализ текущих PR-документов.
|
|
|
