 |
Рекомендации руководителю МБДОУДС №110 по совершенствованию процесса разработки и исполнения нормативно-правовой документации
|
|
|
|
В настоящее время с появлением управленческих технологий многократно возрастает роль должностной инструкции, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности и содержащим требования к работнику, занимающему эту должность. Любой организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей. Разработанная инструкция делопроизводителя находится в Приложении 1.
Ответственным за ведение делопроизводства в МДОУ № 110 является делопроизводитель, который относится к категории вспомогательного персонала, назначается и освобождается от должности и подчиняется заведующему МДОУ.
Делопроизводитель - это служащий, ведущий канцелярские дела, делопроизводство. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;
Уставом МДОУ;
Правилами внутреннего трудового распорядка;
приказами и распоряжениями заведующего МДОУ.
Делопроизводитель дошкольного образовательного учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового распорядка. Продолжительность рабочего времени делопроизводителя составляет 40 часов в неделю.
Делопроизводитель работает по графику, составленному заместителем заведующего МДОУ по АХД и утвержденному заведующим. На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение.
|
|
|
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан: принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать руководителю дошкольного учреждения документы; осуществлять документационного обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения; организовывать подготовку необходимых документов для руководства; отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения; осуществлять контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения; следить за сроками исполнения обращений граждан; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов; подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку; обеспечивать сохранность проходящей служебной документации. Делопроизводитель имеет право:
.Требовать от администрации создания условий для выполнения прямых обязанностей;
.Запрашивать для руководителя ДОУ от педагогического состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения поручений.
.Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства;
.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
.Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью дошкольного учреждения;
|
|
|
.Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий; 7.На защиту профессиональной чести и достоинства;
.На социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ; 9.На ежегодный оплачиваемый отпуск.
Делопроизводитель несет ответственность:
за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и граждански законодательством РФ;
за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ;
за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством;
за неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин става и Правил внутреннего трудового распорядка ДОУ, иных локальных нормативных актов, законных распоряжений руководителя ДОУ, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ;
за грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение;
за нарушение правил пожарной безопасности и охраны труда делопроизводитель привлекается к административной ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным законодательством.
Таким образом, делопроизводитель назначается, освобождается и подчиняется заведующему ДОУ, выполняет поручения руководителя и информирует его о возникших трудностях в работе. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя ДОУ. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному, исходя из часовой рабочей недели и утвержденному заведующим ДОУ.
|
|
|
Для грамотного документирования информации и эффективной организации работы с нормативно-правовой документацией необходима регламентация технологических процессов обработки документов. Одним из главенствующих нормативным документом в организации делопроизводства в любом образовательном учреждении является Инструкция по документационному обеспечению управления (инструкция по делопроизводству). Данный документ устанавливает правила оформления, составления документов и работы с ними. Поэтому инструкция по делопроизводству должна быть разработана для каждой конкретной организации, в том числе, и для изучаемого ДОУ. Инструкция по делопроизводству должна основываться на нормативно-методической базе делопроизводства и отображать специфику работы детского сада.
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции. В частности, устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов МБДОУ ДС № 110, совершенствования и повышения эффективности его деятельности.
В разделе «Основные понятия» обозначены определения основных понятий, используемых в Инструкции по делопроизводству.
Название третьего раздела: «Создание документов». Этот раздел включает в себя три подраздела.
Первый подраздел называется «Бланки документов» в нем рассматривается порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов, виды бланков, требования к изготовлению бланков. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков утверждаются приказом заведующего детским садом. Образцы бланков в Инструкции по делопроизводству помещены в качестве приложения.
Второй подраздел третьего раздела «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в МБДОУ ДС № 110. Оформление документов это - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Документы, создаваемые МДОУ, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, использовались Правила оформления реквизитов.
|
|
|
Третий подраздел носит название «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов». Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы, рассчитанные на разовое выполнение.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:
виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;
порядок подготовки приказов (распоряжений) Общества;
порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;
процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами;
порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);
доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;
порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).
Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:
назначение правил, положений, инструкций;
порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления; согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами;
порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом директора общества);
доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;
внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.
Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. Инструкция по делопроизводству определяет:
виды протоколов, используемых в деятельности федерального органа исполнительной власти;
|
|
|
порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);
сроки подготовки протокола;
порядок подписания протоколов;
доведение протоколов для исполнителей;
оформление выписки из протокола и др.
Служебные письма рассматриваются в одноименном разделе Инструкции по делопроизводству, где устанавливается:
виды записок, создаваемых в Обществе и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
реквизиты записок различных видов и их оформление;
структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.
Четвёртый раздел называется «Организация документооборота и исполнения документов», включает в себя девять подразделов.
В числе которых:
организация документооборота;
организация доставки документов;
приём, обработка и распределение поступающих документов;
организация обработки и передачи отправляемых документов;
порядок прохождения внутренних документов;
учёт количества документов;
регистрация документов;
организация поисковой системы по документам;
контроль исполнения документов.
При установлении требований к организации документооборота в Обществе происходит исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью, однократность регистрации документов, устранение необоснованных согласований проектов документов, регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
Пятый раздел называется «Документальный фонд МДОУ № 110» и включает в себя три подпункта. Первый подпункт «Составление номенклатуры дел».
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда МБДОУ ДС № 110. Под формулировкой документальный фонд МБДОУ ДС № 110 понимается совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные им, а также полученные в результате взаимодействия с другими организациями и гражданами.
Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив лежит на заведующем детским садом № 110.
Инструкция по делопроизводству определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.
Инструкция по делопроизводству устанавливает:
назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;
форму номенклатуры дел;
порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;
порядок ведения номенклатуры дел.
Инструкция по делопроизводству должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве МДОУ № 110.
Второй подраздел носит название «Формирование и оформление дел».
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:
принцип формирования дел;
место текущего хранения дел;
принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);
методическая функция архива в вопросах формирования дел;
срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело должен быть не более 10 дней).
лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях МДОУ № 110;
лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);
условия хранения дел в структурных подразделениях МДОУ № 110;
порядок учета дел;
порядок выдачи дел во временное пользование;
порядок изъятия документов из дела;
подразделение, осуществляющее контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях, проверки наличия и состояния дел.
Третий подраздел называется «Организация оперативного хранения документов». Определен порядок расположения дел в шкафах, а так же порядок выдачи дел различным лицам.
Четвертый подраздел называется «Порядок передачи документов на хранение в архив». В нем перечисляется комплекс работ, выполняемых в учреждении в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Пятый подраздел называется «Экспертиза ценности документов». В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:
для организации и проведения экспертизы ценности документов в МДОУ № 110 создается экспертная комиссия (ЭК) действующая на основании Устава МДОУ № 110;
определяется порядок проведения экспертизы ценности документов;
при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. Отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел МДОУ № 110.
оформление дел проводится делопроизводителем при методической помощи и под контролем заведующего детским садом;
полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;
полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
В шестом подразделе Инструкции по делопроизводству «Подготовка и передача документов в архив» было отмечено, все имеющиеся документы в делах оформляются и передаются в архив делопроизводителем. Поскольку за ним же закреплено и ведение архива организации, то передача дел на хранение в архив осуществляется без описи дел.
В седьмом подразделе Инструкции по делопроизводству, рассказывается об обязанностях сотрудников при работе с документами и называется «Работа исполнителей с документами».
Шестой раздел называется «Изготовление, учет, использование и хранение бланков документов», состоит из одного подраздела, в котором указывается организация работы по изготовлению и учету бланков документов учреждения.
Таким образом, содержание разработанной инструкции по делопроизводству в МДОУ № 110 соответствует действующим нормативным документам и современным методическим рекомендациям.
Итак, по второй главе работы можно сделать вывод, что важнейшим направлением совершенствования управления разработкой и исполнением нормативно-правовой документации являются:
разработка инструкции по делопроизводству, которая четко и подробно установит единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в МДОУ № 110,
разработка должностной инструкций делопроизводителя, устанавливающая сотрудника ответственного за делопроизводство и разграничивающая его права и обязанности.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, МБДОУ ДС №110 осуществляет свою деятельность в соответствии с Законом РФ «Об образовании», Типовым положением о дошкольном образовательном учреждении, Уставом. Деятельность учреждения регламентируется постановлениями, приказами и распоряжениями учредителя; локальными актами учреждения; приказами и распоряжениями руководителя ДОУ.
За правильность документирования и оформление нормативно-правовой документации несет заведующий детским садом, который в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях органа управления образованием и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде.
Оформление и ведение документации осуществляет делопроизводитель.
Организация управления процессом разработки и исполнения нормативно-правовой документации в МДОУ № 110 характеризуется: отсутствием должностной инструкции делопроизводителя; незначительным объемом документооборота; слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников; отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с нормативно-правовой документацией именно в дошкольном образовательном учреждении; отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.
В связи с этим остро стоит вопрос о необходимости построения эффективной системы разработки и исполнения нормативно-правовой документации в МДОУ № 110.
Важнейшим направлением совершенствования управления разработкой и исполнением нормативно-правовой документации является разработка инструкции по делопроизводству, которая четко и подробно установит единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в МДОУ № 110, а так же должностная инструкция делопроизводителя, устанавливающая сотрудника ответственного за делопроизводство и разграничивающая его права и обязанности.
Эти документы помогут решать учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью МДОУ в области разработки и исполнения нормативно-правовой документации.
|
|
|
