 |
Организация кадрового учёта
|
|
|
|
Кадровая документация по учету персонала. Ведение журналов регистрации в кадровом делопроизводстве: журналы приказов по личному составу, регистрации поступивших на работу в организацию в текущем году, журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовому договору работников организации, журнал учета больничных листов, журнал регистрации отпусков, журнал регистрации входящей и исходящей документации, журнал учета уволившихся работников организации в текущем году.
Кадровый учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации о кадрах организации и их движении, а также связанное с этим оформление требуемых документов. Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров.
Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме:
(наименование организации)
ОТДЕЛ КАДРОВ
ЖУРНАЛ
УЧЕТА
Начат " __" _______________ 200 ___ г.
Окончен "__" ______________ 200 ___ г.
С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
|
|
|
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.
Форма подачи таких сведений следующая:
- Лицо, ответственное за ведение журнала
- должность
фамилия, имя, отчество
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.
2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:
В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью
листов
Начальник отдела кадров
(подпись)
(расшифровка подписи)
"___" _______________ 200__г.
Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:
Исправлено в графе 6
(подпись)
(расшифровка подписи)
00.00.0000
Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.
|
|
|
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
На отдельные виды журналов Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным приказом Росархива от 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения:
- Книги, журналы приема, перемещения (перевода), увольнения работников- 75 лет
- Книги, журналы работников, направленных в командировки - 5 лет
- Книги, журналы учета отпусков - 3 года
- Книги, журналы личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений - 75 лет
- Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним- 50 лет
- Книги, журналы выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы - 3 года
- Книги, журналы выдачи командировочных удостоверений - 5 лет
Журнал приказов по личному составу:
|
|
|
