 |
Личная карточка работника. Пример заполнения личной карточки. Разновидности личных карточек.
|
|
|
|
Документы по учёту кадров создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: личные карточки формы Т-2, трудовые книжки, личные дела.
Личная карточка работника - основной документ системы учета личного состава, она оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу.
Личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, отдельно от личных дел.
Личная карточка состоит из 11 разделов:
I. Общие сведения;
II. Сведения о воинском учете;
III. Прием на работу и переводы на другую работу;
IV. Аттестация;
V. Повышение квалификации;
VI. Профессиональная переподготовка;
VII. Награды (поощрения), почетные звания;
VIII. Отпуск;
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
X. Дополнительные сведения;
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.
В правом верхнем углу унифицированной формы № Т-2 указан код формы документа по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.
Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений.
Далее по всей ширине всей формы № Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения:
|
|
|
* Дата составления;
* Табельный номер;
* Идентификационный номер налогоплательщика;
* Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
* Алфавит;
* Характер работы;
* Вид работы;
* Пол.
Раздел I «Общие сведения» включает в себя ниже перечисленные пункты.
Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.
* Фамилия, имя, отчество;
* Дата рождения;
* Место рождения;
* Гражданство;
* Знание иностранного языка;
* Образование;
* Профессия;
* Стаж работы;
* Состояние в браке;
* Состав семьи;
* Паспорт;
* Место жительства.
Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется на основании: военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, (на граждан, подлежащих призыву).
В конце второй страницы личной карточки работник и сотрудник кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.
Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» предназначен для регистрации приема и соответствующих кадровых перемещений внутри предприятия. Сведения о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного по форме № Т-1 или Т-1а, после внесения записи в трудовую книжку работника.
Основанием для осуществления последующих записей являются приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу, составленные по унифицированным формам № Т-5 и Т-5а. Для заверения информации внесенной в III раздел личной карточки, предназначена графа 6 таблицы - в ней работник должен проставлять свою подпись по каждой записи.
Раздел IV «Аттестация». Решение по итогам аттестации заносится в графу 2 на основании протокола заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например:
|
|
|
- соответствует занимаемой должности;
- соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
- не соответствует занимаемой должности.
В графе «Основание» указываются реквизиты документа, на основании которого проводилась аттестация (приказа о проведении аттестации работников организации).
Раздел V «Повышение квалификации». Повышение квалификации представляет собой дополнительное профессиональное образование, получаемое рабочим, служащим, специалистом в пределах каждого уровня профессионального образования в образовательном учреждении, имеющем соответствующую лицензию.
Слушателям, успешно завершившим курс обучения, выдают следующие документы государственного образца, в которых указывается вид повышения квалификации:
* удостоверение о повышении квалификации;
* свидетельство о повышении квалификации;
* диплом о профессиональной переподготовке;
* диплом о присвоении квалификации.
Основанием для повышения работником квалификации может быть приказ работодателя о направлении работника на повышение квалификации, реквизиты которого указываются в графе 8.
Раздел VI «Профессиональная переподготовка» отражает самостоятельный вид дополнительного профессионального образования. Она осуществляется образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, по соответствующим дополнительным профессиональным образовательным программам, предусматривающим объем учебного времени свыше 500 часов аудиторных занятий. Выполнившему все требования учебного плана и прошедшему государственную итоговую аттестацию, выдается диплом о профессиональной подготовке, на основании которого и заполняется раздел VI личной карточки.
Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания». В данном разделе учитываются как поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовые книжки работника.
|
|
|
В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В него заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.
Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством». В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.
Необходимо после номера и даты выдачи документа указать также его наименование для обоснования правомерности предоставления работнику определенных льгот. В графе «Основание» дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.
Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках:
* об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;
* об особенностях социально-правового статуса работника, например, о том, что работник является инвалидом, что работник является родителем ребенка--инвалида и т. д.;
* об изменении фамилии, имени, отчества работника, изменении паспорта и иных изменениях правового статуса;
* о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д.;
|
|
|
* другие.
Последний раздел личной карточки сотрудника - «Увольнение». При увольнении работника его личная карточка «закрывается» путем указания сведений об основаниях прекращения трудового договора и заверения этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.
В строке «Основание …» приводится полная формулировку основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.
Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и сторонних лиц. Этот документ содержит значительный объем персональных данных работника, т. е. в соответствии со ст. 85 ТК РФ «информации, необходимой работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающейся конкретного работника».
[1] Стеннюков М.В. Профессия – секретарь. – С.65.
|
|
|
