 |
Унифицированные формы учетной документации, обязательные к использованию в делопроизводстве, доступны в системе КонсультантПлюс.
|
|
|
|
МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И
ДОКУМЕНТООБОРОТ
ОРГАНИЗАЦИИ
(СОВРЕМЕННЫЕ РЕШЕНИЯ)
Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт»
Россия, г. Москва, ул. Мишина, д. 56
Тел: (495) 974-73-74; доб. 15-73
e-mail:bulycheva@4dk.ru
Булычева Ольга Юрьевна
Москва, 2010
СОДЕРЖАНИЕ
| ВВЕДЕНИЕ | ||||
| 1. | СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА | |||
| 1. | 1. | Требования к содержанию текста документа. | ||
| 1. | 2. | Необходимые реквизиты | ||
| 1. | 3. | Согласование проекта документа | ||
| 2. | ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА | |||
| 2. | 1. | Регистрация и направление адресату | ||
| 2. | 2. | Порядок работы с документом и контроль его исполнения | ||
| 2. | 3. | Работа с особенной документацией | ||
| 2. | 3. | 1. | Конфиденциальные документы | |
| 2. | 3. | 2. | Кадровая документация | |
| 2. | 3. | 3. | Документооборот в бухгалтерии | |
| 3. | ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТА | |||
| ЗАКЛЮЧЕНИЕ | ||||
| Список документов, доступных в КонсультантПлюс | ||||
| ПРИЛОЖЕНИЯ |
ВВЕДЕНИЕ
Умелое применение сведений – основа успеха любого начинания. И по сей день главным информационным источником, внушающим наибольшее доверие, является документ.
И все так же живучи стереотипы восприятия документирования как досадной необходимости, отягощающей действительно важные дела и неимоверно затягивающей процессы. Доля правды здесь есть – без должной организации работы с документами бизнес действительно рискует временем, и не только: документальный фонд отражает совокупность управленческих решений, регламентирующих внутренний трудовой распорядок, фиксирует внешние действия компании, являясь предметом внимания органов государственного надзора и конкурирующих участников рынка. В настоящем пособии указаны узловые моменты грамотного делопроизводства и документооборота, позволяющего повысить эффективность управления и обезопасить интересы компании.
|
|
|
СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Понятие документ определяется законом как"... - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;..." (Федеральный закон N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов")
Определения терминов доступны в системе КонсультантПлюс:
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме(Федеральный закон N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи").
Важнейшие функции документа:
а) коммуникативно-информационная (осведомление);
б) подтвердительная (юридически значимое удостоверение).
Первая функция реализуется в тексте документа, вторая – обеспечивается реквизитами.
1.1 Требования к содержанию текста документа
Деловые тексты отличает строгая тематическая направленность, адресность, лаконичность, точность, аргументированность, конкретика ссылок.
Как сформулировать запрос в госорган // Главная книга", 2009, Специальный выпуск
Особого внимания заслуживает фактологическая сторона текста, поскольку существенные сведения, указанные в документе, могут лечь в основу искового заявления в случае невозможности урегулировать спор в досудебном порядке. Объемную информацию целесообразно оформлять в качестве приложения, при этом в тексте основного документа обязательна отметка о наличии приложений.
Однозначность смыслового восприятия текста обеспечивается включением терминов, принято использовать клише и формализованные тексты. Формализация достигается за счет
|
|
|
применения устойчивых сочетаний речевых оборотов для описания типичных ситуаций, либо разработки табличных форм. В итоге текстовое наполнение и его композиция определяются назначением документа.
| ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ | |||
| организационные | распорядительные | справочно-информационные | |
| устав, положение об организации/структурном подразделении, структура и штатная численность, штат-ное расписание, должностная инструкция | приказ, распоряжение, постановление | протокол, акт, заключение, справка, записка (докладная, служебная, объяснительная), отзыв, перечень | письмо: § информирующее § запрашивающее § ответное § претензионное § выражающее личное участие |
| СХЕМА ТЕКСТА | |||
| сложная тематическая структура с нумерацией разделов | § преамбула (обоснование действия) § распорядительная часть | § основание/повод к составлению документа § констатирующая часть | нет общей схемы |
| ОСОБЕННОСТИ ТЕКСТОВОГО НАПОЛНЕНИЯ | |||
| регламентировано законодательством | излагается от первого лица | описательный характер, приоритет фактов | требует особенного соблюдения делового этикета |
Подробный указатель видов документов размещен в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Приказ Минкультуры РФ N 558 от 25.08.2010). Классификация унифицированных документов дана в ОКУД, но основное её назначение – кодирование типовых документов
Обычаями делового оборота сформирован особый стиль изложения в документах:
§ рекомендовано избегать выражений с экспрессивной эмоциональной окраской;
§ соблюдать официальность обращений с учетом сложившихся традиций: например, обращение «господин» не принято употреблять в отношении работника или работодателя;
§ наименования некоторых профессий принято употреблять в именительном падеже мужского рода (например, «бухгалтеру Трофимовой Е.А.»)
(Сравнительные примеры речевых оборотов приведены в Приложении 1)
|
|
|
Необходимые реквизиты
При оформлении документации применяются требования ГОСТ Р 6.30-2003, где поименованы 30 реквизитов документа. Шаблонный набор и размещение реквизитов, а также отметок для них составляют форму типового документа, при переносе шаблона на бумагу получаем бланк – заготовку для оформления текста документа.
Бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на такой вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.
Особо выделяют бланки документов строгой отчетности - квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы или другие документы, приравненные к кассовым чекам. Бланки строгой отчетности, утвержденные Минфином, являются официальными государственными документами и распространяются на организации и индивидуальных предпринимателей, занимающихся соответствующими видами деятельности.
Унифицированные формы учетной документации, обязательные к использованию в делопроизводстве, доступны в системе КонсультантПлюс.
| Реквизиты, необходимые для придания документу юридической силы | |
| Наименование организации | Строго в соответствии с учредительными документами указывается: § обязательно: организационно-правовая форма; оригинальное название § дополнительно: сокращенное название; структурное подразделение, в рамках которого подготовлен документ |
| Дата | Датой признается момент: подписания документа утверждения документа события, по поводу которого создан документ |
| Подпись | Проставляется после основного текста. В многостраничных документах (например, в договорах) подписи целесообразно проставлять внизу каждой страницы во избежание фальсификации текста. § собственноручно. Не допускается подписывать документ вместо поименованного в нем должностного лица, доставляя косую черту или «за» перед расшифровкой должности. § факсимиле – (лат. fac simile - "сделай подобное") печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Целесообразно издать инструкцию о порядке использования факсимиле подписи. Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ соглашением сторон (как отдельным, так и в составе договора) можно предусмотреть признание юридической силы за документом (копией документа), подписанным посредством проставления т.н. факсимильной или отсканированной подписи уполномоченного лица. Большинство документов рискованно заверять проставлением факсимиле. Какие документы можно подписывать, используя факсимиле // Главная книга", 2009, Специальный выпуск § электронная цифровая подпись (ЭЦП) – заверяет электронные документы Принципиально отлична от факсимиле: является результатом криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. В отдельных случаях подпись на документах может быть признана не обязательной: например, российское законодательство не требует заверять выставленные счета собственноручными подписями и печатью, но лучше не рисковать. Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДС (с. 428) Чем грозит отсутствие подписи поставщика в накладной // Главная книга", 2010, N 10 |
| Гриф утверждения | Выполняет удостоверяющие функции подписи |
| Оттиск печати | Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Наслаивается на расшифровку должности, но не на саму подпись – иначе документ может быть признан недействительным. В ряде случаев печать не является обязательным реквизитом – например, при оформлении гражданско-правовых договоров (ст. 160 Ч.1. Гражданский кодекс Российской ФедерациИ) Судакова А. Л. Когда нужна печать на документах // Главная книга. 2010. N 9. |
| Регистрационный номер | Соответствует буквенно-цифровому обозначению, присвоенному документу при внесении в регистр. Доказывает существование документа, его направление или получение. |
Для первичной учетной документации вышеприведенный список дополняет
|
|
|
§ наименование хозяйственной операции;
§ измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.
Если в перечне унифицированных форм, обязательных к применению, нет необходимого документа, организации могут разрабатывать свои формы, с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003, Федерального закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (если речь идет об учетной документации), а также «Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (при необходимости разработать БСО). Как правило, самостоятельно разрабатывают общий бланк и бланк письма (схемы бланков см. в ГОСТ Р 6.30-2003).
|
|
|
Образцы форм, бланков, разработанных и принятых к обороту в организации (альбом корпоративных форм документов), утверждают в составе «Инструкции по делопроизводству». Если речь идет о первичных учетных документах, разработанные формы следует сначала утвердить приложением к учетной политике.
|
|
|
