Санкина Л. Положение о защите персональных данных // Кадровик.ру. 2010, №8

«Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работников»

Учитывая специфичность содержания кадровой документации и требования законодательства к оформлению отдельных кадровых документов целесообразно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству.

Оформление при приеме на работу предполагает оценку и проверку подлинности документов, представленных соискателем:

§ паспорта;

§ документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

§ трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

§ страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

§ документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

При приеме на работу могут быть затребованы дополнительные документально подтвержденные сведения. Например, соискатель должен информировать потенциального работодателя об имеющемся опыте гражданской службы в течение 2-х лет после увольнения со службы, а работодатель обязан сообщить в 10-дневный срок о заключении трудового договора по последнему месту службы. При этом, если для бывшего служащего ответственность выражается только в прекращении нового трудового договора, то для работодателя несообщение сведений является правонарушением и влечет ответственность в по ст. 19.29 КоАП РФ "Незаконное привлечение к трудовой деятельности государственного служащего (бывшего государственного служащего)" с нарушением требований, предусмотренных Федеральным законом "О противодействии коррупции". Данное деяние влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от двадцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от двадцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до пятисот тысяч рублей. Согласно новой редакции ст. 4.5 КоАП РФ давность привлечения к административной ответственности за подобные нарушения составляет не обычные два месяца, а один год со дня совершения административного правонарушения.

Особый вид документа, который ведет кадровая служба – трудовая книжка. Порядок работы с трудовыми книжками определен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", утвердившим "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", а также Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". На основании сведений, внесенных в трудовую книжку, определяется размер страхового стажа, который войдет в зачет работнику при назначении ему пенсии, поэтому важно учитывать:

- при заполнении сведений о работнике не допускается сокращений, дата рождения должна записываться арабскими цифрами;

- на титульном листе трудовой книжки должны быть все соответствующие записи и печати, а также подписи владельца и лица, ответственного за ведение трудовых книжек;

- записи о трудовой деятельности должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации. Незаверенная информация о трудовой деятельности требует специального подтверждения с помощью справок, в том числе архивных или судебных решений;

- наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367 и введенному в действие с 01.01.1996;

- наименование организации в записи о приеме на работу должно в точности соответствовать наименованию организации на оттиске печати, которым заверена запись об увольнении. Если предприятие реорганизовывалось, то в трудовой книжке должны присутствовать записи о любой реорганизации со ссылкой на соответствующие приказы и распоряжения.

При исправлении неточных или ошибочных записей не допускается зачеркивание (за исключением исправлений на титульном листе в связи со сменой фамилии) – ошибочная запись отдельной строкой признается недействительной, в следующей строке вносится верная запись в соответствии с документом-основанием.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Внутренним актом (приказом, распоряжением) ответственность за работу с трудовыми книжками может быть возложена на сотрудника кадровой службы, а также указано лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек на периоды отсутствия ответственного за это работника.

2.3.3 Документооборот в бухгалтерии

Документами, которые служат для бухгалтера обоснованием расходов, оперируют сотрудники многих подразделений организации, поэтому очень важно наладить правильный документооборот и сделать так, чтобы все сотрудники соблюдали его правила. Составление и утверждение правил документооборота в составе учетной политики является обязательным в силу требований п. 3 ст. 6 Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, поскольку он отвечает за ведение учета. График документооборота формируется в соответствии с требованиями, содержащимися в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Министерства финансов СССР N 105 от 29 июля 1983 г.

Проверяющие органы особое внимание уделяют именно составлению первичных документов, поэтому всем сотрудникам следует учитывать многочисленные нюансы, касающиеся их оформления. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на машинных носителях информации. Однако в данном случае организация обязана распечатывать такие документы на бумажных носителях (а также изготавливать копии) для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (п. 7 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете").

Очень важным является требование соблюдать сроки составления первичных документов, поэтому необходимо регламентировать движение документов в процессе исполнения графиком документооборота.

Как обеспечить своевременное поступление документов в бухгалтерию с помощью графика документооборота // Главная книга", 2009, N 5

Ст. 10 Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» относит содержание регистров бухгалтерского учета к коммерческой тайне, соответственно необходимо обеспечить её сохранность – сотрудники бухгалтерии, ответственные за ведение регистров, должны быть ознакомлены с Положением о коммерческой тайне и дать подписку о неразглашении. Конфиденциальной является информация о лицевых счетах работников организации и также требует соблюдение особого режима.

Забрамная Е.Ю. "Таинственная" бухгалтерия (как обеспечить конфиденциальность информации в бухгалтерии и наказать работников за ее разглашение) // Главная книга. 2010. N 4.