Хранение и использование документа

После исполнения документ поступает на хранение.

Различают оперативное и архивное хранение. Оперативное хранение документов - это комплекс мероприятий по их рациональному размещению и учету, контролю за их движением и физическим состоянием, выдаче во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также по обеспечению их сохранности до передачи на архивное хранение. Подразделения должны передать дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Наиболее распространенная форма хранения документов – формирование дел. Главные критерии при формировании документов в дело – срок исполнения, тематика, сроки хранения, уровень конфиденциальности. Все это находит отражение при оформлении обложки дела.

В дело включается один экземпляр документа, при подшивке копии указывается, где хранится оригинал. Информация о копийности документов отражается на обложке дела.

Последовательность подшивки документов может быть:

§ хронологической (распорядительная документация)

§ фактологической (переписка)

§ алфавитной (документы, поступившие от…, по субъектам/участникам отношений).

Максимальный объем дела – 250 страниц, при необходимости заводят второй том.

критерии формирования документов в дела	примечания
период формирования	календарный год	большинство документов
более одного года (переходящее дело)	личные дела работников, судебные дела, документы, редко издаваемые в течение года
тематика / назначение (вид документации)	организационные	-----------
распорядительные (вместе с документом подшивают утвержденные им приложения)	по основной деятельности по административной работе отдельные дела по личному составу и т.д.
справочные	------------
переписка	Может быть сформирована в дела: § по теме переписки § по организациям, с которыми ведется переписка
кадровая документация	------------
бухгалтерские документы	------------
обращения граждан	------------
срок хранения (определяется в соответствии с "Перечнем типовых управленческих архивных документов…" (утв. Приказом Минкультуры РФ N 558 от 25.08.2010)	кратковременный (до 10 лет)	По истечении срока хранения подлежат уничтожению по акту. При необходимости – заключение экспертной комиссии о выделении к уничтожению.
долговременный (свыше 10 лет)	Подлежат передаче в государственный архив
постоянный

Особое значение приобретает составление рациональной номенклатуры дел организации - систематизированного перечня наименований дел с указанием сроков их хранения. Определение сроков хранения производится на основе "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (утв. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Каганова И. Новые сроки хранения документов // Финансовая газета. Региональный выпуск. 2010. №46

Разработка номенклатуры дел производится каждым подразделением, сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации. В подведомственных учреждениях работают по типовой, или ориентируются на примерную номенклатуру дел данного ведомства. В негосударственных организациях применяют функциональный подход к составлению номенклатуры дел (метод «больших корзин») при установлении сроков хранения документов.

Отчасти этот подход реализован в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. (например, ст. 362, 366, 371).

Организации обязаны обеспечить сохранность архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона N 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в Российской Федерации»). Несоблюдение этого требования влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ).