Регистрация и направление документа адресату/исполнителю

Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления. (ГОСТ Р 51141-98).

Процедура регистрации обеспечивает:

§ придание документу юридической силы

§ учет документов в целях: а) сохранности; б) удобства поиска

Единый перечень регистрируемых документов, а также обязательность регистрации, ее порядок нормативно не закреплены.

Регистрационный номер служит необходимым идентификатором при последующих ссылках на зарегистрированный документ. Например, записи в трудовую книжку вносят на основании распорядительного документа со ссылкой на номер и дату этого документа; в деловой корреспонденции обозначается исходящий номер письма, на которое направляется ответ и т. п.

В ситуациях, когда важно соблюдение установленных сроков, регистрационные формы могут быть использованы в качестве доказательства при возникновении спора по факту и дате направления/получения документов. Но чтобы быть принятыми в качестве доказательства регистрационные журналы, например, должны быть прошиты и полистно пронумерованы, а по содержанию - соответствовать сложившимся правилам делового оборота.

В нормативных актах нет указаний о том, на каком носителе и в какой форме должен вестись журнал регистрации управленческой документации, поэтому организации разрабатывают форму такого журнала самостоятельно и могут вести его в электронном виде. Журнальная форма регистрации на бумажных носителях (существует еще регистрация на карточках) лучше других обеспечивает возможность контролировать последовательность поступления документов. Отдельные формы журналов и книг учета утверждены нормативными актами и обязательны к применению, с требованием ведения их на бумажном носителе с особыми правилами оформления: прошнурован, пронумерован, заверен печатью. Подобные требования можно установить и к разработанным в организации журналам.

Важно установить правила и порядок внесения исправлений в регистрационные документы. В должностную инструкцию работника ввести пункт об ответственности за достоверность внесенных в документы сведений.

В локальных нормативных актах государственных органов отмечено три способа внесения исправлений:

1) Неправильная запись зачеркивается так, чтобы можно было прочесть написанное. В той же графе пишется правильная запись, проставляется отметка «Исправленному верить», заверенная подписью лица, ответственного за ведение регистра, и печатью подразделения.

2) Неправильная запись зачеркивается, на свободном поле страницы делается правильная запись и отметка «Исправленному верить», заверенная подписью лица, ответственного за ведение регистра, и печатью подразделения.

3) Неправильная запись не зачеркивается. Строкой ниже делается запись. «Запись за номером … недействительна» и далее вносят правильную запись.

Продуманная система регистрации повышает оперативность использования документального фонда. Современные организации используют централизованную и децентрализованную системы регистрации документов. Вторая подразумевает за основными подразделениями право самим регистрировать «свои» документы и применяется на крупных предприятиях.

Пути поступления документов в организацию и исхода документов, порядок фиксации движения документов для каждого из вариантов оговариваются в Инструкции по делопроизводству. Передача документов может осуществляться по почте (при локальной регламентации учитываются «Почтовые правила»), с нарочным (курьерская служба), а также с использование средств электронной связи: факс, электронные почта, интернет-ресурсы (порядок фиксации таких поступлений нормативно не отрегулирован, необходим локальный нормативный акт).

Документы различных документопотоков (входящий, исходящий, внутренние) обрабатывают и регистрируют отдельно. Набор и последовательность действий при обработке разных видов корреспонденции также неодинаковы и их удобно закрепить в Инструкции по делопроизводству. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

В процессе регистрации проверяется: правильность оформления реквизитов; соответствие подписей, достаточность копий и соответствие их подлиннику.

Для направления исполнителям могут быть подготовлены выписки (копии части документа), где воспроизводится полный текст решения по определенному вопросу. Копии документов заверяются службой ДОУ при регистрации путем проставления на ней необходимых реквизитов.

Порядок заверения копий предусмотрен действующим до сих пор Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". Такой порядок не может быть применен, если законодательством по конкретным видам документов прямо предусмотрено представление копий, засвидетельствованных в нотариальном порядке. В остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но не обязательно.

В большинстве случаев организации заверяют те документы, которые создаются в этих организациях. Копии могут быть заверены руководителем, либо лицом, которому это право делегировано локальным нормативным актом. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Способ доведения внутренних документов до исполнителей организация определяет самостоятельно и закрепляет в инструкции по делопроизводству.

При использовании телекоммуникационных возможностей (электронная почта, скайп) в обмене информацией между руководителем и исполнителем могут возникнуть сложности при необходимости последующего доказывания факта и содержания переписки.